Une coopération facilitée avec votre client 

Bien souvent, les informations sont trop sensibles ou les fichiers trop importants pour être simplement échangés par courriel avec votre client. Avec la solution SupplyOn Collaboration Folders, votre client peut vous inviter à rejoindre un espace projet visuel qui vous permet d’échanger et même de traiter en commun et en toute facilité des documents, des fichiers dessin de grande taille ou encore des plans de projet. 

Fonctionnement de SupplyOn Collaboration Folders

Votre client vous accepte au sein de l’espace projet virtuel, pour certains répertoires, via un système de gestion d’autorisation souple. Une fois enregistré comme utilisateur, vous vous connectez simplement à la plateforme en ligne de SupplyOn et avez alors accès au répertoire vous étant affecté ainsi qu’aux fichiers s’y trouvant. Des notifications par courriel vous informent automatiquement de la création de nouveaux documents ou de la clôture d’étapes de travail définies. Les nouveaux documents et les étapes de traitement suivantes vous sont ainsi immédiatement signalés. Grâce à l’archivage et l’extraction de documents, une seule personne est autorisée à traiter le document à un moment donné.

Vos avantages

  • Il est souvent impossible de transférer des fichiers de grande taille en tant que pièces jointes dans un courriel. Avec Collaboration Folders, il vous est possible d’échanger des fichiers volumineux par voie électronique, ce qui est synonyme de qualité et de traitement interne optimal des données.
  • Dites adieu à l’envoi non sécurisé de documents par courriel : l’échange de données entre votre client et vous-même passe par l’espace projet virtuel, anti-virus et sécurisé.
  • Le travail commun au sein de l’espace projet virtuel vous garantit une documentation exhaustive, sans qu’aucun fichier ne se perde dans les boîtes de réception.
  • La gestion des versions intégrée permet de conserver les anciennes versions d’un document créé en commun bien que tous les participants travaillent toujours avec la version la plus actuelle.

SupplyOn Collaboration Folders est un outil simple grâce auquel il vaut la peine de se débarrasser des processus non sécurisés par courriel pour des projets communs de petite envergure ou pour l’échange ponctuel de documents.