Avis de confidentialité – Employés et candidats

Dernière modification le 31 octobre 2025

Nous souhaitons vous informer des données à caractère personnel que nous traitons en tant que groupe d’entreprises dans le cadre de la procédure de candidature et pour la durée d’une relation de travail, en cas d‘embauche. Dans chaque cas, la société pour laquelle vous avez postulé est responsable.

1. Nom et coordonnées du responsable du traitement

SupplyOn AG
Ludwigstrasse 49
85399 Hallbergmoos
Téléphone : +49 811 99997 0
E-mail : datenschutz@supplyon.com

Newtron GmbH
Berliner Str. 3
01067 Dresde
Téléphone : +49 351 439 58 538
E-mail : datenschutz@newtron.de

EURO-LOG AG
Am Söldnermoos 17
85399 Hallbergmoos
Téléphone : +49 811 9595-0
E-mail : info@eurolog.com

2. Coordonnées du délégué à la protection des données du responsable du traitement

Le délégué à la protection des données pour SupplyOn et Newtron est
datenschutz süd GmbH
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
Téléphone : +49 931 304976 0
E-mail : datenschutz@supplyon.com

Le délégué à la protection des données pour EURO-LOG est
Johannes Gabler
Am Söldnermoos 17
85399 Hallbergmoos
Téléphone : +49 811 9595-0
E-mail : datenschutz@eurolog.com

3. Finalités du traitement et base juridique

A) Pendant le processus de candidature

Lorsque nous recevons votre candidature, nous traitons les données personnelles nécessaires au recrutement. Il peut s’agir de vos coordonnées, de toute donnée relative à votre candidature (CV, certificats, qualifications, réponses aux questions, etc.) et, le cas échéant, de vos coordonnées bancaires (pour le remboursement des frais de déplacement). La base juridique de ce traitement est l’article 6, alinéa 1, point b) du RGPD.

Nous traitons les données que vous nous fournissez dans votre candidature en ligne exclusivement dans le but de sélectionner les candidats. Un traitement des données à d’autres fins n’a pas lieu. Vous déterminez vous-même l’étendue des données que vous souhaitez nous transmettre dans le cadre de votre candidature en ligne. Si certaines informations sont requises en raison d’une description de poste spécifique, nous vous le signalerons. Les candidatures en ligne sont transmises par voie électronique à notre service des ressources humaines (au recruteur responsable) et y sont traitées dans les meilleurs délais. La transmission est cryptée. En règle générale, les candidatures sont transmises aux responsables des services concernés de notre entreprise.

En raison de notre affiliation en tant que groupe d’entreprises, il est possible que le recruteur responsable informe le service des ressources humaines d’une société affiliée de votre candidature, en particulier si le poste pour lequel vous avez initialement postulé est déjà pourvu, mais qu’un autre poste au sein de notre groupe d’entreprises pourrait vous intéresser. La possibilité de transmettre votre candidature à la société affiliée est indiquée dans l’offre d’emploi correspondante. La base juridique pour la transmission de vos documents de candidature est l’article 6, alinéa 1, point f) du RGPD. Notre intérêt légitime réside ici dans le fait que nous pouvons vous proposer d’autres postes que ceux pour lesquels vous avez postulé. Vous avez la possibilité de vous opposer à tout moment à ce traitement de données dans les limites de l’art. 21 du RGPD. Vos données ne seront pas transmises passée cette opposition.

Vos données seront traitées de manière confidentielle. Si votre candidature n’est pas retenue, vos documents seront supprimés après six mois. Si nous pouvons également prendre en considération votre candidature pour d’autres offres d’emploi ou des offres futures, veuillez l’indiquer dans votre candidature. Nous traiterons alors vos données sur la base de l’article 6, alinéa 1, point a) du RGPD.

B) Pendant la durée de l’emploi

Nous pouvons collecter auprès de vous les données de base nécessaires à la relation de travail : nom, adresse, date de naissance, sexe, coordonnées bancaires, nationalité.

Nous pouvons également collecter et stocker des informations sur votre emploi chez nous, vos qualifications et votre parcours professionnel à ce jour. Il s’agit, par exemple, d’informations concernant votre niveau d’études ou de formation professionnelle le plus élevé et les informations que vous avez fournies dans le cadre du processus de candidature. Les données concernant vos emplois secondaires actuels sont pertinentes pour nous afin de nous permettre de vérifier leur compatibilité avec votre emploi.

Nous pouvons également collecter des données fiscales et de sécurité sociale pertinentes. Il s’agit notamment de votre numéro d’identification fiscale, de votre classe d’imposition, de vos allocations familiales, de votre situation matrimoniale et d’informations concernant votre confession religieuse (uniquement si cela est pertinent au regard du droit fiscal). Nous collectons ces données et d’autres, conformément au §39e de la loi allemande sur l’impôt sur le revenu, directement auprès des autorités fiscales compétentes.

Nous pouvons également collecter des informations sur les périodes imposables de l’année civile en cours antérieures à l’embaucheafin d’ajuster le calcul de l’impôt en conséquence. Nous pouvons également collecter des informations sur votre assurance maladie et, le cas échéant, sur d’autres assurances complémentaires liées à l’emploi afin de pouvoir remplir nos obligations de paiement et de déclaration.

Lors du calcul des cotisations sociales, nous vous demandons votre statut parental. Nous avons besoin de ces informations afin de déterminer si une majoration de cotisation pour l’assurance Prévoyance doit être versée conformément au §55 alinéa 3, du livre XI du Code social allemand. Le cas échéant, nous pouvons vous demander de prouver votre statut parental en présentant les documents appropriés. Dans ce cas, nous n’ajouterons qu’une note sur l’examen du statut parental dans votre dossier personnel et vous renverrons ou détruirons les documents.

Si votre activité se caractérise par une position de confiance particulière, nous pouvons vous demander de nous fournir des références de gestion.

Si vous n’avez pas encore l’âge légal au moment du recrutement, nous pouvons vous demander de présenter un certificat médical d’examen initial. Nous sommes légalement tenus de le faire conformément au §32 de la loi sur la protection de l’emploi des jeunes.

Dans certains cas, nous vous demandons de présenter un permis de travail ou un titre de séjour. Cela ne se produit que s’il est nécessaire de vérifier la légalité de votre emploi.

Nous vous demanderons également si vous souffrez d’un handicap grave. Cette question nous permet de garantir vos droits en vertu du livre IX du Code social et de calculer toute contribution compensatoire conformément au §77 du livre IX du Code social. Vous ne devez répondre à cette question qu’après six mois passés dans l’entreprise. Au cours de vos six premiers mois d’emploi, la réponse à cette question est facultative.

Au cours de la relation de travail, nous collectons et traitons d’autres données à caractère personnel, notamment des informations sur les congés maladie, les absences (congés, congés spéciaux, etc.) et les heures de travail. Là encore, le principe s’applique selon lequel ces données ne sont collectées et traitées que si elles sont nécessaires à la relation de travail conformément à l’article 6, alinéa 1, point b), du RGPD ou si elles sont légitimées par d’autres dispositions légales.

Nous tenons à jour un dossier personnel dans lequel nous conservons toutes les informations essentielles nécessaires à la relation de travail. Si vous souhaitez consulter le contenu de votre dossier personnel, veuillez vous adresser au service des ressources humaines.

En tant qu’employé de SupplyOn, nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation des services SupplyOn aux fins de la relation de travail sur la base juridique de l’article 6, alinéa 1, point b) du RGPD. Vous trouverez de plus amples informations sur l’utilisation des services SupplyOn sous « Informations relatives à la protection des données pour les utilisateurs des services SupplyOn ».

4. Destinataires des données et implication de prestataires de services situés en dehors de l’UE/EEE

A) Pendant le processus de candidature

Vos données seront traitées de manière confidentielle et ne seront pas transmises à des tiers. Si nécessaire, nous faisons appel à des prestataires de services qui sont strictement liés par nos instructions, qui nous assistent dans des domaines tels que l’informatique ou l’archivage et la destruction de documents, et avec lesquels des contrats distincts ont été conclus pour le sous-traitement des données.

B) Pendant la période d’emploi

Vos données seront traitées de manière confidentielle. Nous ne transmettons des données à des tiers que si cela est absolument nécessaire et s’il existe une base juridique pour le faire, par exemple:

aux banques et fiscalistes pour le calcul et le paiement des salaires, les organismes de sécurité sociale et les autorités fiscales afin de respecter nos obligations légales. Nous pouvons également transmettre vos données à des prestataires de services qui nous assistent dans des domaines tels que l’informatique ou l’archivage et la destruction de données et avec lesquels des contrats distincts ont été conclus pour le sous-traitement des données.

En outre, dans certains cas particuliers, il peut exister des obligations légales supplémentaires en matière de transmission de données, qui ne s’appliquent que dans ces cas précis.

Nous vous renvoyons également à un extrait de l’accord interentreprises sur la protection des données du groupe SupplyOn AG.

C) Microsoft Teams

Nous utilisons Microsoft Teams dans le cadre de notre travail.

Microsoft Teams est utilisé pour la communication professionnelle via des réunions en ligne. Lorsque vous participez à une réunion en ligne, les signaux audio et vidéo sont transmis aux autres participants à la conférence sous forme cryptée. Vous êtes libre d’utiliser les fonctions de chat, de question ou de sondage pendant la réunion en ligne. Avant d’entrer dans la salle de conférence, vous pouvez saisir votre nom et choisir d’entrer avec votre caméra ou votre microphone activé ou désactivé.

Si nous souhaitons enregistrer les réunions en ligne, nous vous en informerons à l’avance et vous demanderons votre consentement (article 6, alinéa 1, point a) du RGPD). Lorsqu’un enregistrement vidéo commence, tous les participants à la réunion reçoivent une notification du système dans laquelle ils peuvent donner leur consentement à l’enregistrement. Le consentement n’est valable que pour la réunion concernée, il est toujours volontaire et le refus ou le retrait du consentement n’entraîne aucune conséquence négative. Les enregistrements sont utilisés à des fins d’information, de formation ou de documentation, par exemple pour les employés ou des parties externes.

En plus de l’enregistrement vidéo, il existe une fonction qui transcrit automatiquement une réunion afin de la documenter, de faciliter le travail ou d’informer les collègues qui n’ont pas pu y assister. Si la fonction de transcription est activée lors des réunions, nous vous en informerons à l’avance et vous demanderons votre consentement (article 6, alinéa 1, point a) du RGPD). Le consentement ne s’applique qu’à la réunion concernée, est toujours volontaire et le refus ou le retrait du consentement n’entraîne aucune conséquence négative. La transcription est créée à l’aide de l’intelligence artificielle.

La transcription utilise la reconnaissance vocale pour enregistrer toutes les contributions à la réunion et les résume dans un compte rendu. À cette fin, votre voix sera temporairement enregistrée et supprimée peu après la fin de la réunion. Microsoft n’a pas accès aux enregistrements audio. Une fois la réunion terminée, l’hôte de la réunion aura accès au compte rendu et pourra en contrôler l’accès pour les autres participants à la réunion.

Bien entendu, nous avons veillé à ce qu’un niveau approprié de protection des données soit mis en place. Microsoft est certifié dans le cadre du Data privacy Framework UE-États-Unis et des clauses contractuelles types sont en place lorsque cela est nécessaire.

5. Critères d’effacement des données

A) Pendant le processus de candidature

En l’absence de délai de conservation légal, les données seront supprimées dès que leur stockage n‘est plus nécessaire ou que l’intérêt légitime pour leur stockage a expiré. Si vous n’êtes pas embauché, votre candidature sera normalement supprimée au plus tard trois mois après la fin de la procédure de candidature.

Dans certains cas, certaines données peuvent être conservées plus longtemps (par exemple, les notes de frais). La durée de conservation dépend alors des obligations légales de conservation, par exemple celles prévues par le code fiscal (6 ans) ou le code de commerce (10 ans).

Si vous n’êtes pas embauché, mais que votre candidature continue de nous intéresser, nous vous demanderons si nous pouvons conserver votre candidature pour de futurs postes vacants.

B) Pendant la durée de l’emploi

Toutes les données que nous avons collectées seront détruites ou supprimées dès qu’elles ne seront plus nécessaires à la relation de travail ou dès que la relation de travail aura pris fin et que les délais de conservation légaux auront expiré.

6. Droits existants: information, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité des données, réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Les personnes concernées ont le droit d’être informées par le responsable du traitement des données à caractère personnel les concernant et de faire rectifier ou supprimer les données incorrectes, si l’un des motifs énoncés à l’article 17 du RGPD s’applique, par exemple si les données ne sont plus nécessaires aux buts poursuivis. Vous avez également le droit de limiter le traitement si l’une des conditions mentionnées à l’article 18 du RGPD est remplie et, dans les cas prévus à l’article 20 du RGPD, le droit de transférer les données. Si les données sont collectées sur la base de l’article 6, alinéa 1, point e) (traitement des données pour l’exécution de missions officielles ou la protection de l’intérêt public) ou point f) (traitement des données pour la poursuite d’intérêts légitimes), la personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment au traitement pour des raisons liées à sa situation particulière. Nous ne traiterons alors plus les données à caractère personnel, à moins qu’il n’existe des motifs légitimes et impérieux justifiant le traitement qui prévalent sur les intérêts, les droits et les libertés de la personne concernée, ou que le traitement ne serve à faire valoir, exercer ou défendre un droit en justice.

En outre, toute personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle si elle estime que le traitement des données la concernant enfreint les dispositions relatives à la protection des données. Le droit de recours peut notamment être exercé auprès d’une autorité de contrôle dans l’État membre où réside la personne concernée ou dans lequel la violation présumée a eu lieu. L’autorité de contrôle compétente pour SupplyOn est le Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27 (Schloss), 91522 Ansbach, Allemagne.

7. Conséquences du refus de fournir des données à caractère personnel

La divulgation de vos données à caractère personnel n’est pas requise par la loi et vous n’êtes pas tenu de les fournir, mais elle est nécessaire à la conclusion d’un contrat de travail.

En tant que candidat ou employé de SupplyOn, vous n’êtes pas tenu de fournir vos données à caractère personnel. Le refus de fournir vos données à caractère personnel pourrait empêcher la conclusion d’un contrat de travail avec vous.