Datenschutzhinweis – Beschäftigte und Bewerber

Letzte Änderung am 19.01.2026

Wir möchten Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir als Unternehmensgruppe im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und während eines Beschäftigungsverhältnisses, d. h. wenn Sie eingestellt werden, verarbeiten. Verantwortlich ist jeweils das Unternehmen, bei dem Sie sich beworben haben.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

SupplyOn AG
Ludwigstraße 49
85399 Hallbergmoos
Telefon: +49 811 99997 0
E-Mail: datenschutz@supplyon.com

Hinweis: Die vormalige Newtrom GmbH wurde 2026 mit der SupplyOn AG verschmolzen. Für Verarbeitungen im Rahmen der Marke Newtron ist daher fortan die SupplyOn AG verantwortlich. 

EURO-LOG AG
Am Söldnermoos 17
85399 Hallbergmoos
Telefon: +49 811 9595-0
E-Mail: info@eurolog.com

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen

Datenschutzbeauftragter für SupplyOn ist
datenschutz süd GmbH
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
Telefon: +49 931 304976 0
E-Mail: datenschutz@supplyon.com

Datenschutzbeauftragter für EURO-LOG ist
Johannes Gabler
Am Söldnermoos 17
85399 Hallbergmoos
Telefon: +49 811 9595-0
E-Mail: datenschutz@eurolog.com

3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

A) Während des Bewerbungsprozesses

Wenn wir Ihre Bewerbung erhalten, verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die Personalbeschaffung erforderlich sind. Dazu können Kontaktdaten, alle mit der Bewerbung zusammenhängenden Daten (Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Antworten auf Fragen usw.) und gegebenenfalls Bankdaten (zur Erstattung von Reisekosten) gehören. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. lit. b) DSGVO.

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns in Ihrer Online-Bewerbung zur Verfügung stellen, ausschließlich zum Zweck der Bewerberauswahl. Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken findet nicht statt. Sie bestimmen selbst, in welchem Umfang Sie uns im Rahmen Ihrer Online-Bewerbung Daten übermitteln möchten. Sollten aufgrund einer bestimmten Stellenbeschreibung bestimmte Angaben erforderlich sein, werden wir Sie darauf hinweisen. Online-Bewerbungen werden elektronisch an unsere Personalabteilung (an den zuständigen Personalverantwortlichen) übermittelt und dort so schnell wie möglich bearbeitet. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. In der Regel werden die Bewerbungen an die Leiter der zuständigen Abteilungen in unserem Unternehmen weitergeleitet.

Aufgrund unserer Zugehörigkeit zu einer Unternehmensgruppe ist es möglich, dass der zuständige Personalverantwortliche die Personalabteilung eines verbundenen Unternehmens über Ihre Bewerbung informiert, insbesondere wenn die Stelle, auf die Sie sich ursprünglich beworben haben, bereits besetzt ist, aber eine andere Stelle innerhalb unserer Unternehmensgruppe für Sie interessant sein könnte. Die Möglichkeit der Weiterleitung Ihrer Bewerbung an das verbundene Unternehmen ist in der jeweiligen Stellenanzeige angegeben. Die Rechtsgrundlage für die Weiterleitung Ihrer Bewerbungsunterlagen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt hierin, dass wir Ihnen andere Stellen als die von Ihnen beworbenen anbieten können. Sie haben die Möglichkeit, dieser Datenverarbeitung jederzeit im Rahmen von Art. 21 DSGVO zu widersprechen. Eine Weitergabe Ihrer Daten darüber hinaus findet nicht statt.

Ihre Daten werden vertraulich behandelt. Bei Nichtberücksichtigung Ihrer Bewerbung werden Ihre Unterlagen nach sechs Monaten gelöscht. Für den Fall, dass wir Ihre Bewerbung auch für andere oder zukünftige Stellenausschreibungen berücksichtigen dürfen, vermerken Sie dies bitte entsprechend auf Ihrer Bewerbung. Wir verarbeiten Ihre Daten dann auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

B) Während des Beschäftigungsverhältnisses

Wir erheben von Ihnen möglicherweise Stammdaten, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind: Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Bankverbindung, Staatsangehörigkeit.

Wir können auch Informationen über Ihre Beschäftigung bei uns, Ihre Qualifikationen und Ihren bisherigen Werdegang erfassen und speichern. Dazu gehören beispielsweise Angaben zu Ihrem höchsten Bildungs- oder Berufsabschluss und die Informationen, die Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens angegeben haben. Daten zu aktuellen Nebenbeschäftigungen sind für uns relevant, um die Vereinbarkeit mit Ihrer Beschäftigung prüfen zu können.

Wir können auch steuer- und sozialversicherungsrelevante Daten erheben. Dazu gehören unter anderem Ihre Steueridentifikationsnummer, Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Familienstand und Angaben zu Ihrer Religionszugehörigkeit (nur wenn steuerrechtlich relevant). Diese und andere Daten erheben wir gemäß § 39e EStG direkt bei den zuständigen Finanzbehörden.

Wir erheben möglicherweise auch Informationen über steuerpflichtige Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr, damit die Steuerberechnung entsprechend angepasst werden kann. Wir erheben möglicherweise auch Informationen über Ihre Krankenversicherung und gegebenenfalls andere beschäftigungsbezogene Zusatzversicherungen, um etwaige Zahlungs- und Meldepflichten erfüllen zu können.

Bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge fragen wir Sie nach Ihrem Elternstatus. Diese Information benötigen wir, um festzustellen, ob gemäß § 55 Abs. 3 Sozial XI ein Beitragszuschlag für die Pflegeversicherung zu entrichten ist. Gegebenenfalls bitten wir Sie, Ihren bestehenden Elternstatus durch Vorlage entsprechender Unterlagen nachzuweisen. In diesem Fall nehmen wir lediglich einen Vermerk über die Prüfung des Elternstatus in Ihre Personalakte auf und senden Ihnen die Unterlagen zurück oder vernichten sie.

Wenn Ihre Tätigkeit durch eine besondere Vertrauensstellung gekennzeichnet ist, bitten wir Sie möglicherweise um die Vorlage von Führungszeugnissen.

Wenn Sie zum Zeitpunkt der Einstellung noch nicht volljährig sind, bitten wir Sie möglicherweise um Vorlage eines ärztlichen Erstuntersuchungszeugnisses. Dazu sind wir gemäß § 32 Jugendarbeitsschutzgesetz gesetzlich verpflichtet.

In bestimmten Fällen bitten wir Sie um Vorlage einer Arbeitserlaubnis oder einer Aufenthaltsgenehmigung. Dies geschieht nur, wenn es zur Überprüfung der Rechtmäßigkeit Ihrer Beschäftigung erforderlich ist.

Wir fragen Sie auch, ob Sie eine schwere Behinderung haben. Diese Frage ermöglicht es uns, Ihre Rechte gemäß SGB IX zu wahren und einen Ausgleichsbeitrag gemäß § 77 SGB IX zu berechnen. Diese Frage muss erst beantwortet werden, wenn Sie seit sechs Monaten im Unternehmen beschäftigt sind. Während der ersten sechs Monate Ihrer Beschäftigung ist die Beantwortung dieser Frage freiwillig.

Während des Arbeitsverhältnisses erheben und verarbeiten wir weitere personenbezogene Daten, darunter Informationen zu Krankmeldungen, Abwesenheiten (Urlaub, Sonderurlaub usw.) und Arbeitszeiten. Auch hier gilt der Grundsatz, dass solche Daten nur erhoben und verarbeitet werden, wenn sie für das Arbeitsverhältnis gemäß Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO erforderlich sind oder durch andere gesetzliche Bestimmungen legitimiert sind.

Wir führen eine Personalakte, in der wir alle für das Arbeitsverhältnis erforderlichen zentralen Informationen speichern. Wenn Sie den Inhalt Ihrer Personalakte einsehen möchten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.

Als Mitarbeiter von SupplyOn verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von SupplyOn-Services zum Zweck des Arbeitsverhältnisses auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Weitere relevante Informationen zur Nutzung von SupplyOn-Services finden Sie unter „Informationen zum Datenschutz für Nutzer von SupplyOn-Services“.

4. Empfänger von Daten und Einbeziehung von Dienstleistern außerhalb der EU/des EWR

A) Während des Bewerbungsprozesses

Ihre Daten werden vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben. Bei Bedarf setzen wir Dienstleister ein, die streng an unsere Weisungen gebunden sind, uns in Bereichen wie IT oder der Archivierung und Vernichtung von Dokumenten unterstützen und mit denen separate Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen wurden.

B) Während des Beschäftigungsverhältnisses

Ihre Daten werden vertraulich behandelt. Wir geben Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies unbedingt erforderlich ist und eine gesetzliche Grundlage dafür besteht, beispielsweise an:

Banken und Steuerspezialisten für die Berechnung und Auszahlung von Löhnen und Gehältern, Sozialversicherungsagenturen und Finanzbehörden zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen. Wir können Ihre Daten auch an Dienstleister weitergeben, die uns in Bereichen wie IT oder Archivierung und Vernichtung von Daten unterstützen und mit denen separate Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen wurden.

Darüber hinaus können im Einzelfall zusätzliche gesetzliche Verpflichtungen zur Weitergabe von Daten bestehen, die nur in Einzelfällen auftreten.

Darüber hinaus verweisen wir auf einen Auszug aus der konzerninternen Datenschutzvereinbarung der SupplyOn AG Gruppe.

C) Microsoft Teams

Wir nutzen Microsoft Teams im Rahmen unserer Arbeit.

Microsoft Teams wird für die arbeitsbezogene Kommunikation über Online-Meetings genutzt. Wenn Sie an einem Online-Meeting teilnehmen, werden Audio- und Videosignale verschlüsselt an die anderen Konferenzteilnehmer übertragen. Es steht Ihnen frei, während des Online-Meetings die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Vor dem Betreten des Konferenzraums können Sie Ihren Namen eingeben und wählen, ob Sie mit eingeschalteter oder ausgeschalteter Kamera oder eingeschaltetem oder ausgeschaltetem Mikrofon teilnehmen möchten.

Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen möchten, werden wir Sie darüber im Voraus informieren und um Ihre Zustimmung bitten (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Wenn eine Videoaufzeichnung beginnt, erhalten alle Meeting-Teilnehmer eine Systembenachrichtigung, in der sie der Aufzeichnung zustimmen können. Die Zustimmung gilt nur für das jeweilige Meeting, ist immer freiwillig und die Verweigerung oder der Widerruf der Zustimmung hat keine negativen Folgen. Die Aufzeichnungen werden zu Informations-, Schulungs- oder Dokumentationszwecken verwendet, z. B. für Mitarbeiter oder externe Parteien.

Zusätzlich zur Videoaufzeichnung gibt es eine Funktion, die ein Meeting automatisch transkribiert, um Meetings zu dokumentieren, die Arbeit zu erleichtern oder für Kollegen, die nicht teilnehmen konnten. Wenn die Transkriptionsfunktion in Besprechungen aktiviert ist, werden wir Sie vorab darüber informieren und um Ihre Zustimmung bitten (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die Zustimmung gilt nur für die jeweilige Besprechung, ist stets freiwillig und die Verweigerung oder der Widerruf der Zustimmung hat keine negativen Folgen. Die Transkription wird mit Hilfe künstlicher Intelligenz erstellt.

Die Transkription nutzt Spracherkennung, um alle Beiträge zur Besprechung aufzuzeichnen und in einem Protokoll zusammenzufassen. Zu diesem Zweck wird Ihre Stimme vorübergehend aufgezeichnet und kurz nach Ende der Besprechung gelöscht. Microsoft hat keinen Zugriff auf die Audioaufzeichnungen. Nach Beendigung der Besprechung hat der Besprechungsleiter Zugriff auf das Protokoll und kann den Zugriff der anderen Besprechungsteilnehmer darauf kontrollieren.

Selbstverständlich haben wir für ein angemessenes Datenschutzniveau gesorgt. Microsoft ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert und es gelten, soweit erforderlich, Standardvertragsklauseln.

5. Kriterien für die Löschung von Daten

A) Während des Bewerbungsprozesses

Sofern keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht, werden die Daten gelöscht, sobald die Speicherung nicht mehr erforderlich ist oder das berechtigte Interesse an der Speicherung entfallen ist. Wenn Sie nicht eingestellt werden, wird Ihre Bewerbung in der Regel spätestens drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

In Einzelfällen können einzelne Daten länger gespeichert werden (z. B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, beispielsweise aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).

Wenn Sie nicht eingestellt werden, Ihre Bewerbung für uns aber weiterhin von Interesse ist, fragen wir Sie, ob wir Ihre Bewerbung für zukünftige Stellenangebote aufbewahren dürfen.

B) Während des Arbeitsverhältnisses

Alle von uns erhobenen Daten werden vernichtet oder gelöscht, sobald sie für das Arbeitsverhältnis nicht mehr erforderlich sind oder das Arbeitsverhältnis beendet wurde und gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

6. Bestehende Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, vom Verantwortlichen Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten zu erhalten und unrichtige Daten berichtigen oder löschen zu lassen, wenn einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Sie haben außerdem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt, und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) (Datenverarbeitung zur Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Auftrag oder im öffentlichen Interesse) oder lit. f) (Datenverarbeitung zur Verfolgung berechtigter Interessen) erhoben, hat die betroffene Person das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir werden die personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es liegen nachweislich zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Darüber hinaus hat jede betroffene Person das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen Datenschutzbestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ausgeübt werden, in dem die betroffene Person ihren Wohnsitz hat oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat. Die für SupplyOn zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27 (Schloss), 91522 Ansbach, Deutschland.

7. Folgen der Nichtbereitstellung personenbezogener Daten

Die Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich vorgeschrieben noch vertraglich vereinbart, jedoch für den Abschluss eines Arbeitsvertrags erforderlich.

Als Bewerber oder Mitarbeiter von SupplyOn sind Sie nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten anzugeben. Die Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass der Abschluss eines Arbeitsvertrags mit Ihnen verhindert werden könnte.