Invoicing

Oubliez les factures papier!

Aujourd’hui, tout le monde parle de la continuité numérique le long de la Supply Chain. Pourtant, la majeure partie des factures est toujours envoyée au format papier ou dans des formats type image ou «.pdf» ne pouvant pas être traités directement par les systèmes d’information. SupplyOn suit une approche globale : la particularité de notre offre est de considérer le processus «facturation» dans sa globalité, depuis l’émission de la commande jusqu’au paiement. Ceci nous permet de garantir la cohérence de toutes les informations (prix, délai, réception marchandise, etc…) et de générer des économies d’échelles importantes le long de la chaîne de valeur.

Les solutions de facturation classiques ne traitent pas le sujet dans sa globalité

Aussi banal que cela puisse paraître, un problème majeur dans le processus de facturation est le fait que les fournisseurs envoient encore principalement des factures papier.


Celles-ci doivent être contrôlées soit manuellement, soit grâce à divers systèmes de reconnaissance de facture, dont l’efficacité est variable.
Souvent, il est nécessaire de réconcilier les informations de la facture avec celles de la commande, généralement de façon manuelle: présence du numéro de commande, validité du prix, etc…


Lorsque la facture ne comporte pas les données clé permettant son affectation dans les divers systèmes d’information, cela génère une charge de travail à faible valeur ajoutée, qui engorge les services comptabilité et achats.

SupplyOn Invoicing : une solution « end to end »

L’avantage de l’offre SupplyOn est la capacité à générer une facture directement depuis la commande, déjà présente dans le système.
Les données de commande sont actualisées et enrichies tout au long du cycle de vie de la commande. Lorsque la commande est clôturée par la réception des biens ou des services, les données validées par les deux parties sont le socle de l’émission de la facture.

Ceci présente des avantages décisifs par rapport aux factures électroniques classiques : le numéro de commande est directement présent sur la facture – par construction, ce qui rend d’une part le processus conforme vis-à-vis des autorités fiscales, et d’autre part accélère nettement le contrôle des factures.
L’émission de la facture est également simplifiée pour les fournisseurs, puisque le système reprend l’ensemble des données de la commande à la livraison.
Enfin, SupplyOn effectue sur les données de facturation un contrôle relatif aux exigences réglementaires.

Les avantages de SupplyOn Invoicing

  • Gains d’efficacité : le temps passé à établir et à contrôler manuellement la facture peut être réduit de près de 60 %
  • Compliance vis-à-vis des délais de paiement : les délais de paiement légaux et contractuels sont respectés grâce à un contrôle plus rapide des factures

Le réseau de fournisseurs de SupplyOn est unique au monde

SupplyOn met à votre service plus de 30 000 entreprises dans le monde entier par le biais de notre hub sécurisé disponible avec une simple connexion Internet.
Grâce à la puissance de ce réseau, vous pouvez démultiplier l’efficacité de votre chaîne de valeur «Procure-to-Pay» avec Invoicing.

SupplyOn Invoicing – un concentré de valeur ajoutée

Validation des données

Le système contrôle l’exactitude des données saisies et transmises, les formulaires de saisie étant customisables pour chaque relation client-fournisseur. La facture n’est envoyée qu’une fois les données valides saisies, ce qui permet de corriger en amont les incohérences du processus de facturation.

Enrichissement des données

La facture peut être enrichie avec des contenus complémentaires. Par exemple, un code-barres ou un identifiant unique de transaction sont générés afin de pouvoir tracer la facture dans l’ERP Finance.

Archivage

SupplyOn offre aux deux parties l’archivage de la facture originale conformément à la réglementation légale et fiscale du pays. Autre possibilité : le fournisseur peut télécharger la facture originale à partir de l’application E-Invoicing et l’archiver dans son système interne.

Réglementation et conformité par pays

SupplyOn satisfait déjà aux exigences légales de nombreux pays dans le monde de manière standard et promeut ainsi l’échange international de factures. Grâce à la flexibilité élevée et au caractère configurable de l’application, il est également possible de mettre en œuvre rapidement les particularités fiscales d’autres pays non comprises dans le système standard.

« Golden Tax »

L’État chinois prévoit un système de déclaration fiscale préalable des factures, appelé « Golden Tax ». Pour simplifier et accélérer cette procédure, SupplyOn offre un circuit de validation de facture en amont, au cours duquel le montant de la facture est convenu entre le fournisseur et le client. Ceci permet d’éviter que la déclaration préalable ne soit annulée, nécessitant de recommencer la procédure.

Réception de prestations de services

La solution SupplyOn intègre également la saisie de prestations de services pour réceptionner, documenter et facturer en toute transparence des prestations réalisées sur une base de taux horaires et coûts de matières (par exemple).

En savoir plus sur la facture électronique: