Clients satisfaits

Une conformité optimale de la chaîne d’approvisionnement

Le groupe Continental Automotive affiche des processus d’achat transparents et standardisés à travers le monde grâce à la plate-forme centrale SupplyOn.

Afin de satisfaire aux directives rigoureuses des législateurs comme des clients en matière de conformité, les groupes internationaux requièrent un maximum de transparence dans toutes les décisions d’attribution prises lors de l’achat. Quelles personnes ont été impliquées dans les décisions ? Sur quels documents se sont-elles fondées ? Quels fournisseurs ont offert leurs services et selon quelles conditions ? Grâce à la plate-forme SupplyOn, Continental Automotive est parvenu à établir un processus d’achat standardisé permettant de suivre chaque décision d’achat et d’assurer sa transparence tout en garantissant une efficacité supérieure de l’organisation des achats.

Les défis

Continental Automotive faisait face à un défi de taille. Il s’agissait en effet de restructurer les processus d’achat à l’échelle mondiale de manière à satisfaire aux exigences accrues des clients et législateurs en matière de conformité. Il était donc nécessaire d’introduire un système central pour les quelque 2 500 décisions d’attribution prises chaque année par l’ensemble du groupe. Ce système devait ainsi permettre le traitement et la documentation de toutes les demandes d’offre jusqu’à l’attribution finale, le but étant de pouvoir suivre la totalité des décisions de sourcing dans le monde entier, sans faille ni charge de travail trop importante.

Le processus déployé jusqu’alors avait atteint ses limites du fait de la complexité croissante des projets de sourcing et du volume considérable d’achats, atteignant 12 milliards d’euros. Bon nombre de processus d’attribution font appel à des acteurs et départements multiples : acheteurs projet et responsables des groupes de matériel souvent originaires de pays différents et répartis dans le monde entier, niveau opérationnel et direction, achat mais aussi logistique et gestion de la qualité. Cette complexité était jusqu’à présent toujours synonyme d’investissement considérable.

Autre défi : l’objectif de la direction qui souhaitait structurer les modèles des décisions de façon à inclure exclusivement des informations pertinentes lors des processus de décision. Il s’agissait en outre d’accroître sensiblement l’efficacité de l’organisation des achats, composée de quelque 1 200 acheteurs répartis sur plus de 100 sites de production dans le monde entier, afin d’octroyer à ces derniers plus de temps pour accomplir des tâches essentielles sur le plan stratégique. Le but était de parvenir à une évaluation principalement automatisée s’appuyant sur différents outils informatiques.

La solution SupplyOn

Afin de relever ces défis en matière d’achat, Continental Automotive a opté pour la solution SupplyOn Sourcing, déployée dans l’ensemble du groupe. D’une part, cet outil permet d’impliquer d’emblée l’ensemble des participants à une décision d’achat dans le processus en question ; il leur assure également un accès à l’intégralité des documents et informations nécessaires. D’autre part, SupplyOn Sourcing permet de documenter chaque octroi de commande de manière transparente selon les exigences de conformité en vigueur afin d’assurer une décision d’attribution à la fois traçable et irréprochable. Enfin, la possibilité de « geler » un processus de demande après sa conclusion vient parfaire les fonctionnalités de conformité offertes. Ainsi, le processus est enregistré de manière à exclure toute modification.

Par ailleurs, différents modèles ont été configurés et peuvent être utilisés en fonction de la complexité du projet d’achat. Ils interviennent peu avant la décision d’attribution et fournissent les critères essentiels au comité de décision. La fonction standard de SupplyOn Sourcing en constitue la base. Configurée conformément aux exigences requises, elle assure l’évaluation automatique des offres. Les attentes de la direction, visant à bénéficier d’informations condensées, ont ainsi été prises en compte.

Afin d’accroître sensiblement l’efficacité de l’organisation des achats, une base de données d’achat a été créée. Intitulée « Sourcing List », cette dernière contient toutes les positions des différentes demandes à l’échelle mondiale. Une telle fonctionnalité permet non seulement d’effectuer des analyses significatives sur les volumes et les prix, renforçant ainsi la position de négociation des acheteurs, mais également de mesurer le succès de l’organisation des achats tout en assurant une certaine transparence.

Les détails du projet

Durant la première partie du projet, des modèles spécifiques au groupe Continental ont été définis et configurés pour la feuille dédiée aux décisions de sourcing (« Sourcing Decision Sheet »). Ces modèles rassemblent les critères pertinents lors des processus de décision pour l’octroi de commandes et servent de base à la direction, à même de prendre des décisions d’attribution rapides, fiables et claires. En parallèle, la base de données d’achat (« Sourcing List ») a été programmée pour permettre des évaluations complètes quant aux quantités demandées et aux prix obtenus, par exemple pour toutes les demandes d’une unité commerciale ou un groupe de matériel. 

La seconde partie du projet a été consacrée à son déploiement. Plus de 80 % des fournisseurs stratégiques de Continental étant déjà connectés à SupplyOn, l’objectif principal consistait à déployer le projet en interne et à offrir une formation intégrale aux acheteurs. Le contenu de ces formations s’articulait tout d’abord autour du nouveau processus d’achat en tant que tel. Deuxième point d’apprentissage : l’application de ce processus de manière efficiente et efficace grâce à SupplyOn Sourcing. Comment utiliser les modèles fournis ? Comment l’acheteur généralement responsable d’un certain projet de sourcing doit-t-il procéder pour impliquer facilement le service d’achat de série, la direction et les autres départements via SupplyOn ? Comment les différentes responsabilités sont-elles représentées, etc. ?

Dans le cadre du projet de déploiement, 650 acheteurs chez Continental ont été formés en Europe, en Asie et dans l’ALÉNA, en l’espace de deux mois.

Tous les avantages en un clin d’œil

  • Les processus d’achat sont irréprochables et satisfont aux exigences rigoureuses en matière de conformité.
  • Le travail de concertation interne lors du processus d’attribution est considérablement réduit car tous les participants sont impliqués d’emblée dans le projet et ont accès à tous les documents essentiels.
  • L’introduction d’une base de données d’achat (« Sourcing List ») permet de renforcer la position de négociation et l’efficacité de l’organisation des achats.
  • La charge de travail manuel lors de l’évaluation des offres est réduite car il est désormais possible de générer une comparaison des offres en un seul clic.
  • Les décisions de sourcing sont prises de façon plus fiable et plus rapide, sur la base d’informations standardisées.
  • La préparation des audits est minime car tous les documents pertinents lors des processus de décision sont répertoriés de manière centrale.