Screenshot of a web-based application showing an RFP creation and management interface with options for templates, approval stages, and document uploads.
  • AI-native Sourcing

Schnellere Bearbeitung von Angebotsanfragen – von der Anfrage bis zur Auftragsvergabe

Mit SupplyOn AI-native Sourcing lassen sich Ausschreibungen schneller erstellen, Angebote von Lieferanten einfacher strukturieren und vergleichen sowie Vergabeentscheidungen mit einem geringeren manuellen Aufwand vorbereiten. Dabei behält der Einkauf die volle Kontrolle über die tatsächliche Vergabe.

Was ist AI-native Sourcing?

AI-native Sourcing nutzt künstliche Intelligenz im Angebotsanfrageprozess, um repetitive Arbeiten zu reduzieren und eine schnellere Entscheidungsfindung zu unterstützen. Einkäufer können mithilfe von KI-Unterstützung in einem strukturierten Workflow Angebotsanfragen erstellen, Antworten von Lieferanten auswerten, Angebote vergleichen und Vergaben vorbereiten. Das Ziel besteht nicht darin, das Urteil des Einkäufers zu ersetzen, sondern Beschaffungsteams darin zu unterstützen, schneller von der Anfrage zur Vergabe zu gelangen – mit mehr Transparenz, besserer Dokumentation und besserer Kontrolle. Die Lösung wurde für Beschaffungsentscheidungen in der Fertigungsindustrie entwickelt, bei denen neben dem Preis weitere Faktoren berücksichtigt werden müssen – darunter Qualität, Lieferantenstrategie, ESG, Risiko, Compliance, technische Machbarkeit, APQP, PPAP/PPF und Lieferantenleistung.

SupplyOn AI-native Sourcing ist in die Industrial AI Cloud von T-Systems integriert. Die KI-Verarbeitung findet dadurch im souveränen KI-Rechenzentrum in München statt.

Die Herausforderung

Ausschreibungen dauern zu lange, wenn die Prozesse manuell durchlaufen werden

Beschaffungsteams in der Fertigungsindustrie müssen mit weniger Ressourcen schnellere Ergebnisse erzielen – doch viele Ausschreibungsprozesse lassen sich nicht beschleunigen, weil sie von unstrukturierten Daten, E-Mail-Nachfassaktionen, Tabellenkalkulationen, uneinheitlichen Lieferantenantworten und manueller Dokumentation der Auftragsvergabe bestimmt werden.

Dies führt zu Verzögerungen, mindert die Transparenz und zwingt Einkäufer dazu, sich um Verwaltungsaufgaben zu kümmern, anstatt sich auf Lieferantenstrategie, Verhandlungen und die Qualität der Entscheidungen zu fokussieren.

Angebotsanfragen erstellen, ohne von vorne anfangen zu müssen

Dank KI werden Beschaffungsanforderungen schneller in strukturierte Angebotsanfragen umgewandelt. Der manuelle Aufwand sinkt, wiederholte Dateneingabe wird vermieden.

Angebote vergleichen – ohne aufwändige Tabellenkalkulationen

Antworten von Lieferanten in einen strukturierten Prozess einbinden, damit Angebote effizienter verglichen und Lücken schneller erkannt werden können.

Entscheidungen besser vorbereiten

Vergabeentscheidungen und deren Genehmigungen besser vorbereiten durch transparente Dokumentation und nachverfolgbare Quellenangaben.

Der Einkauf bleibt im Driver-Seat

KI als Prozess-Unterstützung – nicht, um unkontrollierte Entscheidungen zu treffen. Der Einkauf prüft, passt an, genehmigt und entscheidet.

Die Lösung

Die Bearbeitung von Angebotsanfragen als intelligenten, kontrollierten Arbeitsprozess gestalten

SupplyOn AI-native Sourcing unterstützt den Ausschreibungsprozess von der Vorbereitung bis zur Auftragsvergabe. Der manuelle Aufwand wird auf ein Minimum reduziert, die Vergleichbarkeit der Angebote verbessert und Beschaffungsentscheidungen beschleunigt – alles in einer auf die Fertigungsindustrie zugeschnittenen Umgebung.

AI assistierter Angebotsprozess

SupplyOn unterstützt Einkäufer, strukturierte Angebotsanfragen schneller zu erstellen. Mit Hilfe von KI werden die Eingaben in eine vorläufige Anfragestruktur umgewandelt. Einkäufer können die Angebotsanfrage prüfen, anpassen, akzeptieren oder manuell vervollständigen, bevor sie an die Lieferanten versendet wird.

Kernfunktionen
  • KI-unterstützte Anfrage-Erstellung
  • Strukturierte Anfrage-Vorbereitung
  • Prüfung und Anpassungen des Einkaufs
  • Wiederverwendbare Struktur 
Mehrwert
  • Geringerer manueller Aufwand
  • Beschleunigter Start von Ausschreibungen
  • Höher Konsistenz bei ähnlichen Anfragen
  • Mehr Zeit für Lieferantenstrategie und Verhandlungen
People work at computers in a modern office with glass walls and large monitors, whilst machinery is visible in the background.
A person working at a desk views data and text boxes on a large computer monitor in a modern office setting.

Strukturiertes Management von Lieferantenantworten

Lieferanten beantworten Anfragen im Rahmen eines strukturierten Beschaffungsprozesses statt über unzusammenhängende E-Mails, häufig mit inkonsistenten Anhänge. Dadurch reduziert sich der Aufwand für Nachfassaktionen. Qualität und Vergleichbarkeit des Input der Lieferanten wird erhöht.

Kernfunktionen
  • Workflow für die Einladung, an einer Ausschreibung teilzunehmen
  • Strukturierte Erfassung aller Antworten der Lieferanten
  • Transparenz über den Status der Antworten
  • Zentraler Zugang zu allen Anfragen 
Mehrwert
  • Keine verstreute Kommunikation in unterschiedlichen Kanälen
  • Höhere Tranzparenz bei den Antworten der Lieferanten
  • Weniger manuelle Nachverfolgung 
  • Konsistentere Beschaffungsunterlagen

Angebotsvergleich und KI-gestützte Bewertung

SupplyOn ermöglicht es, Angebote in einem strukturierten Prozess zu vergleichen und Beschaffungsentscheidungen effizienter vorzubereiten. Dank KI wird der manuelle Aufwand bei der Analyse und der Bearbeitung von Lieferantenangeboten reduziert.

Kernfunktionen
  • Automatischer Angebotsvergleich 
  • KI-gestützte Datenextraktion aus Dokumenten, die von Lieferanten hochgeladen wurden
  • Strukturierte Angebotsauswertung 
  • Unterstützung bei der Erstellung von  Entscheidungsvorlagen
Mehrwert
  • Schnellere Angebotsvergleiche
  • Weniger Konsolidierung von Excel-Sheets
  • Höhere Datenqualität
  • Bessere Vorbereitung von Verhandlungen und Vergaben
Person working at a desk, viewing a large computer monitor displaying a dashboard with forms and data in an office setting.
Person using a laptop displaying a data dashboard interface with tables and navigation menus on the screen.

Unterlagen für Vergabeentscheidungen

SupplyOn unterstützt die Vorbereitung von Vergaben durch strukturierte Dokumentation, Beschlussvorlagen und Genehmigungsworkflows.

Kernfunktionen
  • Vorschläge und Szenarien zur Vergabe
  • Unterstützung von Genehmigungs-Workflows
  • Revisionssichere Dokumentation
Mehrwert
  • Schneller von der Ausschreibung zur Vergabe
  • Höhere Nachvollziehbarkeit der Vergabeentscheidung
  • Unterstützung von Compliance-Richtlinien 
  • Daten-Übergabe für Qualitäts- und Vertragsprozesse

Manuellen Aufwand reduzieren, Einkaufsentscheidungen beschleunigen

SupplyOn AI-native Sourcing unterstützt Beschaffungsteams dabei, sich wiederholende Arbeitsschritte zu reduzieren und den Weg von der Angebotsanfrage bis zur Auftragsvergabe zu verkürzen – ohne an Kontrolle einzubüßen.

Bis zu 50%

Reduzierung des Aufwands durch KI-gestützte Beschaffungsfunktionen

Bis zu 50%

kürzere Durchlaufzeit von der Angebotsanfrage bis zur Auftragsvergabe

Bis zu 60%

Einsparungen von Prozesskosten Automatisierung und Nachverfolgbarkeit von Ausschreibungen

6–12%

mögliche Einsparungen bei Einkaufspreisen

Schnellere und bessere Vergabeentscheidungen. Geringere Einkaufs- und Prozesskosten.

Basierend auf dem Beschaffungsnetzwerk für die Fertigungsindustrie von SupplyOn

SupplyOn Sourcing ist für die Beschaffung von Produktionsmaterial im industriellen Maßstab konzipiert.

140.000

registrierte Lieferanten für Produktionsmaterial

90+

Länder mit anfrage-bereiten Lieferanten

650.000

angefragte Teilenummern

1.500

Sourcing-Projekte pro Jahr

Häufig gestellte Fragen

SupplyOn AI-native Sourcing unterstützt Einkäufer während des gesamten Angebotsanfrageprozesses. Einkäufer können mithilfe von KI-Unterstützung Angebotsanfragen erstellen, Lieferanten einladen, Lieferantenantworten strukturieren, Angebote vergleichen und Vergabevorschläge vorbereiten. Der Einkäufer behält dabei die Kontrolle und kann den Prozess bei Bedarf manuell überprüfen, anpassen, genehmigen oder abschließen.

Nein. Das Ziel besteht darin, die Einkäufer zu unterstützen, nicht sie zu ersetzen. KI hilft dabei, den manuellen Aufwand zu reduzieren und eine bessere Entscheidungsgrundlage zu schaffen, während die Beschaffungsteams weiterhin für die Bewertung, die Verhandlungen, die Genehmigung und die endgültigen Vergabeentscheidungen verantwortlich sind.

AI-native Sourcing eignet sich besonders für wiederkehrende Angebotsanfragen, kleinere oder taktische Beschaffungsvorgänge, jährliche Preisanfragen, Benchmark-Beschaffung, Beschaffung bei einmaligem Bedarf. Außerdem ist die Lösung gut geeignet für die Beschaffung von Produktionsmaterial, bei der Geschwindigkeit, Struktur und Dokumentation eine wichtige Rolle spielen. Unterstützt werden unter anderem Beschaffung von komplexem Produktionsmaterial, Benchmark-Beschaffung, jährliche Preisverhandlungen, Beschaffung von Produktionsanlagen und Spot-Beschaffung.

AI-native Sourcing von SupplyOn ist in eine für die Fertigungsindustrie konzipierte Source-to-Contract-Umgebung eingebettet. Es verbindet die Abwicklung von Angebotsanfragen mit Prozessen in den Bereichen Lieferantenqualifizierung, Risiko, Compliance, Qualität, Performance, ESG, APQP, PPAP/PPF und Vertragserstellung.

Ja. SupplyOn AI-native Sourcing unterstützt eine nahtlose ERP-Integration für die Übergabe von Bedarfs- und Lieferantendaten.

SupplyOn AI-native Sourcing umfasst KI-Unterstützung bei der Extraktion strukturierter Informationen aus von Lieferanten hochgeladenen Angebots- und Kalkulationsunterlagen, wodurch der manuelle Dateneingabeaufwand reduziert und die Datenqualität verbessert wird.

Von manuellen Angebotsanfragen hin zu einer intelligenten Angebotsabwicklung

Beschleunigen Sie die Erstellung von Angebotsanfragen, optimieren Sie die Bearbeitung der Lieferantenantworten, vergleichen Sie Angebote schneller und treffen Sie Vergabentscheidungen strukturierter und kontrollierter.

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