Zufriedene Kunden

100 % Compliance in der Beschaffung

Continental Automotive realisiert weltweit transparente, standardisierte Einkaufsprozesse über die zentrale Plattform SupplyOn

International agierende Konzerne brauchen, um den strengen Compliance-Richtlinien des Gesetzgebers und der Kunden gerecht zu werden, maximale Transparenz über alle getroffenen Vergabeentscheidungen im Einkauf. Wer war in den Entscheidungsprozess involviert? Welche Dokumente lagen der Entscheidung zugrunde? Welche Lieferanten haben zu welchen Konditionen angeboten? Continental Automotive hat über die Plattform SupplyOn einen standardisierten Einkaufsprozess etabliert, der jede Entscheidung im Einkauf nachvollziehbar und transparent macht – und der gleichzeitig die Einkaufsorganisation effizienter gemacht hat.

Herausforderungen

Continental Automotive stand vor der Herausforderung, die Prozesse im Einkauf weltweit neu zu strukturieren und so abzubilden, dass sie die steigenden Compliance-Anforderungen der Kunden und des Gesetzgebers erfüllen. Für die rund 2.500 Vergabe-Entscheidungen, die pro Jahr konzernweit getroffen werden, sollte ein zentrales System eingeführt werden, über das alle Angebotsanfragen bis hin zur Vergabe abgewickelt und dokumentiert werden. Ziel war es, alle Sourcing Entscheidungen weltweit mit geringem Aufwand lückenlos nachvollziehen zu können.

Der bisher gelebte Prozess stieß angesichts der steigenden Komplexität der Sourcing-Projekte und des hohen Einkaufsvolumens von 12 Milliarden Euro an Grenzen. In vielen Vergabeprozessen sind zahlreiche Personen und Abteilungen involviert: Projekteinkäufer und Materialgruppenverantwortliche, meist aus unterschiedlichen Ländern über die ganze Welt verstreut, operative Ebene und das Management, neben dem Einkauf auch Logistik und Qualitätsmanagement. Eine Komplexität, die sich bisher nur mit immensem Aufwand abbilden ließ.

Eine weitere Herausforderung war die Vorgabe des Managements, Entscheidungsvorlagen so zu strukturieren, dass sie ausschließlich die entscheidungsrelevanten Informationen beinhalten. Gleichzeitig sollte die Effizienz der Einkaufsorganisation, bestehend aus weltweit rund 1.200 Einkäufern an über 100 Produktionsstandorten, messbar gesteigert werden, damit Einkäufern mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben bleibt. Ziel war eine toolgestützte, weitgehend automatisierte Auswertung.

Die Lösung von SupplyOn

Continental Automotive hat sich für den konzernweiten Einsatz von SupplyOn Sourcing entschieden, um den Herausforderungen im Einkauf zu begegnen. Das Tool ermöglicht es zum einen, weltweit alle Beteiligten an einer Einkaufsentscheidung in den Prozess von Anfang an einzubeziehen und alle erforderlichen Dokumente und Informationen zugänglich zu machen. Zum anderen dokumentiert das Tool jede Auftragsvergabe transparent und entsprechend den Compliance-Anforderungen für eine nachvollziehbare, unanfechtbare Vergabeentscheidung. Die Möglichkeit, einen Anfrageprozess nach Abschluss „einzufrieren“, also so abzuspeichern, dass er nicht mehr geändert werden kann, runden die Compliance-Funktionalitäten ab.

Um kurz vor der Vergabeentscheidung dem Entscheidungsgremium die wesentlichen Kriterien zur Verfügung zu stellen, wurden verschiedene Templates konfiguriert, die je nach Komplexität des Einkaufsprojekts Anwendung finden. Basis ist die Standardfunktion von SupplyOn Sourcing zur automatischen Auswertung von Angeboten, die entsprechend den Anforderungen konfiguriert wurde. So konnte dem Wunsch des Managements nach komprimierten Informationen Rechnung getragen werden.

Um die Effizienz der Einkaufsorganisation nachvollziehbar zu steigern, wurde eine Einkaufsdatenbank angelegt, in der alle Positionen aller Anfragen weltweit hinterlegt sind: die so genannte “Sourcing List”. Dank dieser Funktion können nicht nur aufschlussreiche Analysen über Volumina und Preise durchgeführt werden, die die Verhandlungsposition des Einkäufers stärken, sondern auch der Erfolg der Einkaufsorganisation gemessen und transparent gemacht werden.

Details zum Projekt

Im ersten Teil des Projekts wurden die Continental-spezifischen Templates für das Sourcing Decision Sheet definiert und konfiguriert. Sie beinhalten die entscheidungsrelevanten Kriterien für die Auftragsvergabe und dienen dem Management als Grundlage für schnelle, sichere und nachvollziehbare Vergabeentscheidungen. Parallel dazu wurde die Einkaufsdatenbank (Sourcing List) programmiert, mit der umfassende Auswertungen bezüglich angefragter Mengen und erzielter Preise möglich sind, beispielsweise über alle Anfragen eines Geschäftsbereichs oder einer Materialgruppe. 

Der zweite Teil des Projekts widmete sich dem Rollout. Da über 80 Prozent der strategischen Lieferanten von Continental bereits an SupplyOn angebunden waren, lag der Schwerpunkt auf dem internen Rollout und der umfassenden Schulung der Einkäufer. Inhalt der Schulungen war zum einen der neue Einkaufsprozess an sich. Zum anderen lernten die Einkäufer, wie sich dieser über SupplyOn Sourcing effizient und effektiv abwickeln lässt: Wie werden die Vorlagen genutzt? Wie bindet der Projekteinkäufer, der in der Regel für ein Sourcing-Projekt verantwortlich ist, den Serieneinkauf, das Management und andere Abteilungen über SupplyOn einfach ein? Wie lassen sich die Verantwortlichkeiten abbilden, etc.?

Im Rahmen des Rollout-Projekts wurden innerhalb von rund zwei Monaten 650 Continental-Einkäufer in Europa, NAFTA und Asien geschult.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Die Prozesse im Einkauf sind unanfechtbar und erfüllen die hohen Anforderungen bezüglich Compliance
  • Der interne Abstimmungsaufwand im Vergabeprozess hat sich deutlich verringert, da alle Beteiligten von Anfang an in den Prozess mit eingebunden werden und auf alle relevanten Dokumente zugreifen können
  • Durch die Einführung der Einkaufsdatenbank (Sourcing List) kann die Verhandlungsposition gestärkt und die Effizienz der Einkaufsorganisation gesteigert werden
  • Der manuelle Aufwand bei der Auswertung von Angeboten hat sich verringert, da ein Angebotsvergleich per Knopfdruck möglich ist
  • Sourcing-Entscheidungen werden auf Basis von standardisierten Informationen schneller und sicherer getroffen
  • Die Vorbereitung von Audits ist minimal, da alle entscheidungsrelevanten Dokumente zentral abgelegt sind