Clients satisfaits
Accroître la maturité des processus avec les
fournisseurs en Chine – y compris la « Golden Tax »
Un fournisseur mondial de premier rang a introduit SAP dans ses usines chinoises afin d’optimiser la planification de la production. Le projet a été l’occasion d’une optimisation complète des processus internes et externes, y compris l’introduction d’une étiquette de bout en bout pour les pièces fournies ainsi qu’un processus de validation des factures prenant en charge le système de facturation de la TVA, « Golden Tax », comme l’exige le gouvernement chinois. En étroite collaboration avec l’équipe de conseil de SupplyOn, 130 fournisseurs ont été intégrés au processus. Le projet a été conçu de manière à servir de modèle pour d’autres sites chinois et, sous une forme modifiée, également pour des sites hors de Chine.
Défis
L’entreprise a dû relever le défi d’optimiser ses processus de production en Chine. Le processus précédent permettait de planifier des changements la veille la production. Cependant, cette flexibilité avait un prix : des niveaux de stock élevés, des arrêts de production et un niveau élevé de dépenses organisationnelles.
En outre, l’étiquette d’emballage utilisée ne prenait pas en charge le traitement de bout en bout des pièces achetées, depuis leur réception jusqu’à leur installation. Par conséquent, un réétiquetage fastidieux des composants était nécessaire afin de pouvoir les identifier à toutes les étapes du processus.
Le système de facturation de la TVA « Golden Tax » exigé par le gouvernement chinois représentait également une énorme quantité de travail supplémentaire – notamment lorsque les factures contenaient des erreurs. Dans de tels cas, les factures enregistrées devaient être récupérées et corrigées – à grands frais.
La solution de SupplyOn
Les consultants de SupplyOn recommandèrent de geler la planification deux jours avant la production afin de réduire les niveaux de stock et les frais d’organisation et de stabiliser le processus de production. Le fournisseur reçoit un aperçu l’informant de toutes les livraisons prévues dans les semaines et les mois à venir. Cela lui permet d’optimiser sa propre planification de la production à long terme. Le fournisseur est désormais informé de la date et de la quantité exactes par un appel téléphonique peu avant la livraison.
Pour optimiser le traitement interne des pièces achetées, SupplyOn a développé une nouvelle étiquette qui couvre l’ensemble du processus interne, depuis la réception et le stockage des marchandises jusqu’à leur livraison à la ligne de production et leur installation effective. L’étiquette contient toutes les informations nécessaires au processus.
Enfin, SupplyOn a activé un processus de validation des factures qui garantit que seuls les composants correctement livrés sont facturés. Ce processus précède la procédure de facturation de la TVA « Golden Tax » et fait en sorte que les réclamations concernant les factures et la correction des factures enregistrées appartiennent au passé.
Détails du projet
Dans le cadre de l’uniformisation des processus de production à l’échelle du groupe, le système ERP individuel doté d’un portail fournisseur aux fonctionnalités limitées a été remplacé. Il a été supplanté par un système SAP relié à la plateforme de collaboration SupplyOn et permettant pour la première fois des processus de bout en bout avec les fournisseurs. La première étape a consisté à déployer le nouveau paysage informatique dans trois usines sélectionnées. SupplyOn a conçu le projet de manière à ce qu’il serve de modèle pour tous les autres sites chinois. Une grande partie du projet peut même être utilisée pour la mise en œuvre sur des sites hors de Chine.
Grâce à la procédure de déploiement standardisée de SupplyOn, 130 fournisseurs ont été formés et intégrés au processus électronique transparent de commande, d’étiquetage et de facturation en quelques mois seulement. À la date butoir – le 1er janvier 2014 – l’ancien système a été désactivé et le passage aux nouveaux systèmes SAP et SupplyOn s’est déroulé avec succès.
Le nouveau processus indique immédiatement au fournisseur les pièces que le client a réservées et celles qui font l’objet de réclamations. Le fournisseur peut également consulter les niveaux de stock actuels dans l’entrepôt du client et bénéficie d’une transparence totale en ce qui concerne les mouvements de stock.
Grâce à un nouveau processus de validation des factures, les factures sont contrôlées avant d’être soumises. Cela permet de s’assurer que les factures enregistrées pour la « Golden Tax » sont correctes et d’éviter que les déclarations préalables de TVA doivent être annulées au prix de grands efforts.
Avantages en un coup d’oeil
- Une planification de la production plus stable et des niveaux de stock plus bas grâce à un « gel » de la planification deux jours avant la production.
- Processus « Golden Tax » simplifié grâce à la validation préalable des factures.
- Une plus grande efficacité lors de l’entrée des marchandises grâce à un processus automatisé de réception des marchandises.
- Une plus grande efficacité dans le traitement des composants achetés – depuis leur réception, leur stockage puis leur livraison à la ligne de production jusqu’à l’assurance qualité – grâce à l’introduction d’une nouvelle étiquette qui contient toutes les informations nécessaires au processus.
- Processus de réclamation simplifié grâce à l’enregistrement automatisé des pièces incorrectes.
- Une plus grande efficacité grâce à des processus fournisseurs standardisés, stables et transparents.
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