Gestion automatisée des documents

Envoyer normes et dessins par un canal sécurisé et les mettre à jour simplement

Utilisez-vous encore les moyens de communication classiques (courrier, fax ou e-mail) pour échanger avec vos fournisseurs ? Ces processus comportent de nombreuses failles de sécurité.

  • Comment vérifiez-vous que tous les fournisseurs concernés ont bien reçu un document donné ?
  • Comment savez-vous si la personne qui a reçu le document est bien l’interlocuteur qualifié ?

Vous ne recevez non plus aucune notification standardisée pour vous confirmer que tous les destinataires ont pris connaissance des modifications d’un document et les ont acceptées. Pourtant, ce n’est qu’ainsi que vous pouvez avoir l’assurance que toutes les parties travaillent à partir de la même version du document.

La solution SupplyOn de gestion des documents vous permet d’automatiser l’échange de normes, de dessins techniques, de spécifications ou de « mémos de coordination » avec vos fournisseurs. Lorsqu’un document est modifié, aucun traitement manuel fastidieux n’est requis : la plateforme SupplyOn informe automatiquement tous les fournisseurs concernés par ce document des modifications. Le flux de travail inclut l’envoi de confirmations de réception par le système. Un concept juridique complet garantit que l’échange de documents se déroule dans la plus grande confidentialité.

Avantages de la gestion des documents dans SupplyOn

  • Vous transférez vos documents confidentiels via un canal sécurisé.
  • Vous diminuez vos tâches de gestion et pouvez communiquer rapidement des documents généraux, tels que les normes ou les GCV, à un grand nombre de destinataires.
  • Vos fournisseurs définissent eux-mêmes, dans leur système, les chargés de clientèle responsables de chaque processus. Vous avez ainsi l’assurance que chaque document atteint bien l’interlocuteur pertinent.
  • Vous êtes donc sûr que les modifications apportées aux documents, entre autres, sont rapidement communiquées.
  • Grâce à l’historique, vous et vos fournisseurs voyez de façon totalement transparente le statut de tous les documents, y compris les confirmations de réception, intégralement indiquées.