Datenschutzhinweis – SupplyOn-Services

Letzte Änderung am 31.10.2025

Im Zusammenhang mit der Nutzung der SupplyOn-Services werden personenbezogene Daten sowohl von Ihnen als Nutzer als auch von anderen Personen, die an der Erbringung der SupplyOn-Services beteiligt sind, verarbeitet. Diese „betroffenen Personen“ im Sinne der DSGVO werden der Einfachheit halber im Folgenden als „Nutzer“ bezeichnet.

Folgende Personengruppen können als Nutzer der SupplyOn-Services angesehen werden:

• Ansprechpartner (einschließlich Interessenten) für die Bereiche Beschaffung, Vertrieb, Technik, Verwaltung und Finanzen von Einkaufenden Unternehmen und Liefernden Unternehmen,
• Ansprechpartner bei Dienstleistern (Geschäftspartner und andere Subunternehmer von SupplyOn) sowie
• Mitarbeiter von SupplyOn und verbundenen Unternehmen.

SupplyOn verarbeitet personenbezogene Daten von Nutzern in zwei verschiedenen Szenarien:

A) Für eigene Zwecke von SupplyOn, um die SupplyOn-Services zu betreiben, zu bewerben oder zu vertreiben.

B) Im Auftrag von Einkaufenden Unternehmen, die die SupplyOn-Services zur Verwaltung von Prozessen mit ihren Liefernden Unternehmen nutzen.

Sie können sich nach dem Einloggen in das SupplyOn-Portal auf folgende Weise darüber informieren, welches Einkaufende Unternehmen für Ihren Fall zuständig ist:

• Wenn Ihr Unternehmen bei SupplyOn als Lieferndes Unternehmen registriert ist, kann Ihr Benutzeradministrator über die Menüoptionen „Verwaltung“ -> „Vertrag & Rechnung“ -> „Connect-Übersicht“ sehen, mit welchem Einkaufenden Unternehmen Ihr Unternehmen zusammenarbeitet. Den für Ihr Unternehmen zuständigen Benutzeradministrator finden Sie über die Menüoptionen „Verwaltung“ -> „Meine Benutzer-Administratoren“.
• Wenn Sie Nutzer von SupplyOn-Services sind und für ein Einkaufendes Unternehmen arbeiten, ist dieses Einkaufende Unternehmen zuständig.
• Wenn Sie ein nicht registriertes Lieferndes Unternehmen sind, können Sie das zuständige Einkaufende Unternehmen über den entsprechenden Link zu Ihrem Geschäftsvorgang einsehen, den Sie von SupplyOn per E-Mail erhalten haben sollten.

Alternativ können Sie Ihre Anfrage zur Ermittlung des zuständigen Käufers auch an datenschutz@supplyon.com senden. Bitte beachten Sie, dass wir zur Überprüfung der Rechtmäßigkeit Ihrer Anfrage Ihre Identität überprüfen müssen und weitere Informationen anfordern werden. Wir werden Sie jedoch niemals nach Ihrem Benutzerkennwort fragen.

Die folgenden Informationen zum Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten sind daher im Zusammenhang mit dem jeweiligen Fall zu verstehen.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

A) Für eigene Zwecke von SupplyOn

Wenn Sie Nutzer der SupplyOn-Services für SupplyOn direkt oder für einen Dienstleister sind, ist SupplyOn der für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortliche Verantwortliche:

SupplyOn AG
Ludwigstraße 49
85399 Hallbergmoos
Telefon: +49 811 99997 0
E-Mail: datenschutz@supplyon.com

B) Verarbeitung im Auftrag von Einkaufenden Unternehmen

Als Nutzer von SupplyOn-Services können Sie entweder für ein Einkaufendes Unternehmen oder für einen Liefernden Unternehmen tätig sein. Ein Lieferndes Unternehmen ist immer mindestens einem Einkaufendem Unternehmen bei SupplyOn zugeordnet. In diesem Fall ist das Einkaufende Unternehmen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich, mit der SupplyOn gemäß den Anweisungen des Einkaufenden Unternehmens beauftragt wurde.

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen

A) Für eigene Zwecke von SupplyOn

Der Datenschutzbeauftragte von SupplyOn ist
datenschutz süd GmbH
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
Telefon: +49 931 304976 0
E-Mail: datenschutz@supplyon.com

B) Verarbeitung im Auftrag von Einkaufenden Unternehmen

Als Nutzer der SupplyOn-Services können Sie entweder für einen Käufer oder für einen Liefernden Unternehmen tätig sein. Ein Lieferndes Unternehmen ist immer mindestens einem Käufer bei SupplyOn zugeordnet. SupplyOn ist ein Auftragsverarbeiter, der auf Anweisung der Käufer tätig wird. Daher werden wir auf Anfragen an datenschutz@supplyon.com mit der Angabe der Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des für die betreffenden personenbezogenen Daten verantwortlichen Käufers antworten. Alternativ können Sie sich jederzeit direkt an den Käufer wenden.

3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

A) Für eigene Zwecke von SupplyOn

Ihre personenbezogenen Daten werden von SupplyOn für eigene Zwecke verarbeitet.

Als Nutzer der SupplyOn-Services verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zunächst im Zusammenhang mit der Nutzung der SupplyOn-Plattform zum Zwecke der Vertragsabwicklung. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO in Verbindung mit den geltenden Geschäftsbedingungen für SupplyOn-Services. Im Rahmen des Registrierungsprozesses werden Sie als Nutzer der SupplyOn-Services aufgefordert, folgende Registrierungsdaten anzugeben, die von SupplyOn gespeichert und wie nachfolgend beschrieben verwendet werden:

• Geschäftliche Kontaktdaten der Kontaktperson für SupplyOn-Services in Ihrem Unternehmen (Company Administrator),
• Vertragsdaten, d. h. Bestandsdaten, die für die Begründung, den Inhalt oder die Änderung des Vertragsverhältnisses über die Nutzung der SupplyOn-Services erforderlich sind, und
• Unternehmensprofildaten, d. h. Daten, die Sie als Nutzer über Ihr Unternehmen als Kunde der SupplyOn-Services eingeben, um Ihr Unternehmen, seine Produkte und Dienstleistungen vorzustellen.

Während der Nutzung der SupplyOn-Services speichert und verwendet SupplyOn folgende Daten von Ihnen, dem Nutzer, und Ihrem Unternehmen (Kunde):

• Ihre geschäftlichen Kontaktdaten
• Anmeldedaten, d. h. Kundenidentifikation, Benutzername, Passwort oder andere Registrierungsdaten,
• Transaktionsdaten, d. h. Daten, die bei der Nutzung der SupplyOn-Services automatisch als elektronische Protokolldateien erfasst werden, und
• Geschäftsdaten, d. h. Daten, die ein Kunde bei der Nutzung der SupplyOn-Services an einen anderen Kunden übermittelt.

Dies umfasst insbesondere die folgenden Verarbeitungsschritte:

• Gewährung des Nutzungsrechts für die vertraglich vereinbarten SupplyOn-Services,
• Identifizierung von Nutzern und Weitergabe personenbezogener Daten bestehender Nutzer, um die Zuordnung neu registrierter Kunden zu zuvor registrierten verbundenen Unternehmen zu ermöglichen,
• Versand von Informationen über Produktmerkmale oder die Verfügbarkeit von Dienstleistungen, Benachrichtigungen über Bewerbungen und Kommunikation mit dem Kundensupport,
• Erleichterung der Kontaktaufnahme zwischen Einkaufenden Unternehmen und Liefernden Unternehmen durch Bereitstellung und Übermittlung der für eine potenzielle Geschäftsbeziehung relevanten Daten und Informationen, insbesondere durch Benachrichtigung des Einkaufenden Unternehmens darüber, welche Liefernden Unternehmen für welchen SupplyOn-Service registriert sind, sowie durch Übermittlung der Kontaktdaten der relevanten Ansprechpartner für die mögliche Anbahnung eines Vertrags über die Nutzung (weiterer) SupplyOn-Services,
• Förderung der Geschäftsbeziehung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer durch Weitergabe von Informationen an den Käufer über das Vertragsverhältnis zwischen SupplyOn und dem Verkäufer (z. B. Wechsel der zuständigen Ansprechpartner, Vertragsstatus, Aktivierung oder bevorstehende Deaktivierung aufgrund von Zahlungsausfall), die für die Beziehung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer relevant sind

Wenn Sie sich für die Zahlung per Kreditkarte entscheiden, verarbeiten wir die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Ihre Bankdaten werden nicht von SupplyOn erhoben, sondern ausschließlich über einen Zahlungsdienstleister, dessen Service direkt in unsere Zahlungsseite integriert ist. SupplyOn hat keinen Zugriff auf Ihre Bankdaten. Wenn Sie weitere Informationen über die Verarbeitung Ihrer zu Zahlungszwecken verarbeiteten Daten wünschen, klicken Sie bitte auf den folgenden Link: https://www.evopayments.eu/datenschutz/.

Als registrierter Nutzer haben Sie die Möglichkeit, sich entsprechend Ihren Interessen über bestimmte Dienstleistungen von SupplyOn zu informieren (durch Abonnieren von Newslettern oder Erhalt von Einladungen zu Umfragen). Über den Umfang entscheiden Sie freiwillig. Rechtsgrundlage hierfür ist die ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 UWG. Sie können diese Dienste jederzeit verwalten und gegebenenfalls zuvor erteilte Einwilligungen anpassen oder widerrufen. Sie können Ihre persönlichen Dienste nach dem Einloggen in das SupplyOn-Portal über die Menüoptionen Verwaltung –> Mein Benutzer –> Datenschutz-Einstellungen einsehen.

Wenn Sie an SupplyOn-Services interessiert sind, können Sie uns über das Kontaktformular auf unserer Website kontaktieren oder unseren Newsletter bestellen. Alle notwendigen Informationen zu diesen Diensten finden Sie in der Datenschutzerklärung auf unserer Website.

B) Verarbeitung im Auftrag von Einkaufenden Unternehmen

Ihre personenbezogenen Daten als Nutzer werden im Auftrag eines Käufers verarbeitet, um Ihnen die Nutzung der SupplyOn-Services als Software-as-a-Service (SaaS) zu ermöglichen. Dazu gehören insbesondere die Einführung der SupplyOn-Services, der Betrieb der SupplyOn-Services sowie Schulungen und Support bei der Nutzung der SupplyOn-Services. SupplyOn verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Auftrag des Einkaufenden Unternehmens gemäß den Bedingungen eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Nutzung der SupplyOn-Services durch Sie als Ansprechpartner oder Mitarbeiter eines Einkaufenden Unternehmens findet ihre Rechtsgrundlage in Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und erfordert, dass Ihr Arbeitgeber die Verpflichtungen aus Ihrem jeweiligen Arbeitsverhältnis erfüllt.

Für einige Funktionen im Rahmen der SupplyOn-Services wird künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt, sofern das einkaufende Unternehmen diese Funktionen aktiviert hat. Wir werden Sie im Voraus mit einem entsprechenden Hinweis darüber informieren, wenn eine Funktion mit KI ausgeführt wird. Einige dieser Funktionen können auch die Verarbeitung personenbezogener Daten beinhalten, z. B. Kontaktdaten bei der Übersetzung oder Zusammenfassung von Dokumenten. Die Verarbeitung erfolgt streng zweckgebunden. Im Falle einer (möglichen) Datenübermittlung in Nicht-EU-Länder haben wir selbstverständlich vertraglich sichergestellt, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. In einigen Fällen nutzen wir Dienstleister, die uns KI-Modelle zur Verfügung stellen.

SupplyOn bietet ein Recherchetool an, mit dem aktuelle Informationen aus öffentlichen Websites gefunden, extrahiert und zusammengefasst werden können. Bei der Datenerfassung kommt KI zum Einsatz. Ziel ist es, unternehmensbezogene Daten wie Sicherheitszertifikate zu erfassen. Bei der Suche in öffentlichen Websites können personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn die durchsuchten Websites personenbezogene Daten enthalten, z. B. Informationen über Geschäftsführer oder Mitarbeiter von Liefernden Unternehmen oder andere Personen. Es werden nur relevante, unternehmensbezogene Daten extrahiert und zusammengefasst. Die Verarbeitung basiert auf dem berechtigten Interesse, Risiken in der Lieferkette effektiv und schnell zu identifizieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Wenn Ihre personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang verarbeitet werden, haben Sie das Recht, mit Wirkung für die Zukunft Widerspruch einzulegen.

C) Microsoft Teams

Wir nutzen Microsoft Teams im Rahmen Ihrer Zusammenarbeit mit SupplyOn.

Die Bestimmungen unter den Abschnitten 3. A) und B) gelten entsprechend für die Datenschutzverantwortlichkeiten. Wenn SupplyOn Microsoft Teams während Besprechungen mit Ihnen nicht für eigene Zwecke nutzt, ist das jeweilige beauftragende Einkaufsunternehmen der Verantwortliche.

Microsoft Teams wird für die geschäftliche Kommunikation über Online-Meetings genutzt. Wenn Sie an einem Online-Meeting teilnehmen, werden Audio- und Videosignale verschlüsselt an die anderen Konferenzteilnehmer übertragen. Es steht Ihnen frei, während des Online-Meetings die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Bevor Sie dem Konferenzraum beitreten, können Sie Ihren Namen eingeben und wählen, ob Sie mit eingeschalteter oder ausgeschalteter Kamera bzw. eingeschaltetem oder ausgeschaltetem Mikrofon teilnehmen möchten.

Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen möchten, werden wir Sie darüber im Voraus informieren und um Ihre Zustimmung bitten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wenn eine Videoaufzeichnung beginnt, erhalten alle Meeting-Teilnehmer eine Systembenachrichtigung, in der sie der Aufzeichnung zustimmen können. Die Zustimmung gilt nur für das jeweilige Meeting, ist immer freiwillig und die Verweigerung oder der Widerruf der Zustimmung hat keine negativen Folgen. Die Aufzeichnungen werden zu Informations-, Schulungs- oder Dokumentationszwecken verwendet, z. B. für Mitarbeiter oder externe Parteien.

Zusätzlich zur Videoaufzeichnung gibt es eine Funktion, die ein Meeting automatisch transkribiert, um Meetings zu dokumentieren, unsere Arbeit effizienter zu gestalten oder für Kollegen, die nicht teilnehmen konnten. Wenn die Transkriptionsfunktion in Besprechungen aktiviert ist, werden wir Sie vorab darüber informieren und um Ihre Zustimmung bitten (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die Zustimmung gilt nur für die jeweilige Besprechung, ist stets freiwillig und die Verweigerung oder der Widerruf der Zustimmung hat keine negativen Folgen. Die Transkription wird mit Hilfe künstlicher Intelligenz erstellt.

Die Transkription nutzt Spracherkennung, um alle Beiträge zum Meeting aufzuzeichnen und fasst diese in einem Protokoll zusammen. Zu diesem Zweck wird Ihre Stimme vorübergehend aufgezeichnet und kurz nach Ende des Meetings gelöscht. Microsoft hat keinen Zugriff auf die Audioaufzeichnungen. Nach Beendigung des Meetings hat der Meeting-Host Zugriff auf das Protokoll und kann den Zugriff darauf durch die anderen Meeting-Teilnehmer steuern.

Wenn Sie mit der Aufzeichnung oder Transkription nicht einverstanden sind, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon deaktivieren oder die Besprechung verlassen. Der Widerruf gilt nur für die Zukunft.

Selbstverständlich haben wir für ein angemessenes Datenschutzniveau gesorgt. Microsoft ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert, und bei Bedarf kommen Standardvertragsklauseln zum Einsatz.

4. Empfänger von Daten und Einbeziehung von Dienstleistern außerhalb der EU/des EWR

A) Für eigene Zwecke von SupplyOn

Ihre personenbezogenen Daten als Nutzer können im Zusammenhang mit der Nutzung bestimmter SupplyOn-Services an Dienstleister weitergegeben werden. Diese Dienstleister handeln entweder streng nach unseren Anweisungen im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO, und wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten auf einer Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Soweit die unterstützenden Dienstleister ihren Sitz außerhalb der EU/des EWR haben, haben wir die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung durch geeignete Garantien sichergestellt (z. B. durch EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO).

B) Verarbeitung im Auftrag von Einkaufenden Unternehmen

Im Zusammenhang mit der Erbringung von SupplyOn-Services im Auftrag eines Käufers (als beauftragter SaaS-Dienst) ist SupplyOn der primäre Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten.

Ihre personenbezogenen Daten werden von SupplyOn ohne dokumentierte Anweisungen des Käufers nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung dazu gemäß den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der SupplyOn-Services je nach Umfang der jeweiligen Vereinbarung an externe Dienstleister (Geschäftspartner und andere Subunternehmer) weitergegeben. Diese Dienstleister unterstützen uns bei der Datenverarbeitung im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags und sind gemäß Art. 28 DSGVO streng an Weisungen gebunden. Befinden sich die Dienstleister außerhalb der EU/des EWR, hat SupplyOn die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung durch geeignete Garantien sichergestellt (z. B. durch EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO). Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Übersicht der für Ihren Fall relevanten Dienstleister zur Verfügung.

5. Kriterien für die Löschung von Daten

A) Für eigene Zwecke von SupplyOn

Sobald die Einwilligung zum Erhalt von Informationen über SupplyOn-Services eingeschränkt oder vollständig widerrufen wird, beschränkt SupplyOn die Verwendung der personenbezogenen Daten der Nutzer.

Darüber hinaus verarbeitet SupplyOn personenbezogene Daten von Nutzern zum Zwecke der Vertragsabwicklung nur so lange, wie das zugrunde liegende Vertragsverhältnis besteht.

Sobald Sie nicht mehr als Nutzer registriert sind (z. B. bei Beendigung des Vertrags zwischen SupplyOn und dem Unternehmen, für das Sie tätig sind), löscht SupplyOn Ihre personenbezogenen Daten, die zum Zweck der Information über SupplyOn-Services verwendet wurden.

Dies gilt nur, wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten seitens SupplyOn bestehen, die einer solchen Löschung entgegenstehen. In diesem Fall tritt anstelle der Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung.

B) Verarbeitung im Auftrag von Einkaufenden Unternehmen

SupplyOn löscht die personenbezogenen Daten der Nutzer auf Anweisung des Einkaufenden Unternehmens und nach Beendigung des Vertrags zwischen SupplyOn und dem Einkaufenden Unternehmen oder dem entsprechenden Liefernden Unternehmen, sofern SupplyOn keine gesetzliche Verpflichtung zur Speicherung der Daten besteht, die einer solchen Löschung entgegensteht. In diesem Fall erfolgt anstelle der Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung.

6. Bestehende Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon, welches Unternehmen konkret für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich ist, stehen Ihnen als betroffene Person verschiedene Rechte zu, die wir Ihnen im Folgenden erläutern möchten.

Betroffene Personen haben das Recht, vom Verantwortlichen Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten zu erhalten und unrichtige Daten berichtigen oder löschen zu lassen, wenn einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Sie haben außerdem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt, sowie in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Erfolgt die Datenerhebung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e (Datenverarbeitung zur Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Auftrag oder im öffentlichen Interesse) oder lit. f (Datenverarbeitung zur Verfolgung berechtigter Interessen), hat die betroffene Person das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir werden die personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es liegen nachweislich zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Darüber hinaus hat jede betroffene Person das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen Datenschutzbestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ausgeübt werden, in dem die betroffene Person ihren Wohnsitz hat oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat. Die für SupplyOn zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27 (Schloss), 91522 Ansbach, Deutschland.

Um Ihre Rechte als betroffene Person auszuüben, wenden Sie sich bitte an den zuständigen Verantwortlichen. Wir unterstützen Sie gerne dabei! Die für die Kontaktaufnahme erforderlichen Informationen finden Sie in diesem Dokument im Abschnitt „Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen“.

7. Folgen der Nichtbereitstellung personenbezogener Daten

Unabhängig davon, welches Unternehmen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich ist, gilt Folgendes:

Die Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben und auch nicht für den Vertragsabschluss erforderlich. Als Nutzer der SupplyOn-Services sind Sie nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten anzugeben. Die Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten hat zur Folge, dass Sie sich nicht für die SupplyOn-Services registrieren und diese nicht nutzen können.