Häufig gestellte Fragen zur
Lieferantenanbindung der DB
RailSupply
Digitalisierung der Supply Chain ist ein strategisches Ziel der DB
- Transparenz über die Lieferkette erhöhen.
- Versorgungssicherheit in der Fahrzeuginstandhaltung erhöhen
- Medienbrüche reduzieren
- Fehlerkosten reduzieren (Abweichungen früh erkennen und reagieren, Notfallprozesse vermeiden)
- Prozesse standardisieren
Die Deutsche Bahn hat sich zum Ziel gesetzt, die Anzahl der Medienbrüche in den operativen Bestellprozessen zu reduzieren. Nach erfolgreichen Pilotprojekten rollt die DB diesen Prozess mit ihren wichtigsten Lieferanten aus. Die Lieferanten werden anhand der Anzahl von Bestellpositionen ausgewählt. Zusätzlich werden einzelne Lieferanten nach strategischen Gesichtspunkten nominiert.
Als Lieferant profitieren Sie ebenfalls von der Digitalisierung der Supply Chain:
- Übersicht über alle offenen Aufträge, Auftragsbestätigungen, etc. auf einen Blick
- Auftragsbestätigung mit nur einem Klick (später ebenso Lieferavisierung & Druck von Etiketten mit einem Klick)
- Erinnerungsfunktion bei (über-) fälligen Auftragsbestätigungen, nicht-gelesenen Bestellungen, etc.
- Eine standardisierte, wiederverwendbare Schnittstelle zu allen Kunden, die RailSupply verwenden
- Kein Unterstützen verschiedener Portale und Datenformate erforderlich
- Möglichkeit, über eine Download/Upload Funktion die Schnittstelle zu Ihrem ERP System teilweise zu automatisieren
- Langfristige Möglichkeit, einer direkten Integration zwischen SupplyOn und dem eigenen ERP System (vollständige Automatisierung der Schnittstelle durch Backend-Integration)
- Zahlreiche mittelbare Effekte: verbesserte Liefertreue, verbesserte Lieferantenbewertung, höhere Kundenzufriedenheit, Positionierung als zukunfstfähiger Lieferant
Anbindung
Die Deutsche Bahn möchte im ersten Schritt ausschließlich die Prozesse Bestellung und Bestellbestätigung nutzen. Die Nutzung des Lieferavis ist für die Zunkunft geplant.
Die DB möchte mit allen Lieferanten aufgrund der geringen Einstiegsbarriere zunächst mit WebEDI starten. Sobald ein Lieferant für WebEDI registiert ist, kann parallel zur WebEDI-Nutzung das EDI Projekt mit SupplyOn gestartet werden. Zum EDI Informations-Portal
Hierzu wenden Sie sich bitte an den SupplyOn Customer Support. Die Mitarbeiter dort werden ihren bestehenden Vertrag prüfen und ihnen weitere Details zur vertraglichen Themen gerne erläutern.
Die Gebühren für die Nutzung von SupplyOn werden durch die Vorteile der elektronischen Kommunikation mehr als kompensiert. Die Prozesskosten der Auftragsbearbeitung sinken, die Sicherheit steigt:
- Auftragsbestätigung mit nur einem Klick statt manuell per Post, Fax oder E-Mail (dies glit zukünftig auch für den Versand des Lieferavis und ggf. der Rechnung)
- Upload von Bestellungen ins eigene ERP System sind möglich (Zeitersparnis, keine Übertragungsfehler)
- Zusätzliche Automatisierung durch eine spätere EDI Anbindung an SupplyOn möglich
- Die Fehlerkosten sinken: keine verlorenen Bestellungen/Bestätigungen, Erinnerungen an fällige Termine durch das System, Vermeiden teurer Notfallprozesse, um verlorene Bestellung doch noch zu liefern
- Eine standardisierte, wiederverwendbare Schnittstelle zu allen Kunden, die SupplyOn nutzen – kein Unterstützen verschiedener Kundenportale und Datenformate erforderlich
- Höhere Transparenz und Versorgungssicherheit für Ihre Kunden und damit auch steigende Kundenzufriedenheit
Bei der Nutzung von WebEDI entstehen keine internen IT-Aufwände:
- es müssen keine Systemanpassungen o.ä. vorgenommen werden
- ein Internetbrowser genügt zur Bearbeitung der Bestellungen im SupplyOn Webportal
Minimale IT-Aufwände (durchschnittlich 1-2 Tage) entstehen, wenn Daten aus der SupplyOn Plattform mittels CSV Datei in das ERP-System des Lieferanten hochgeladen werden sollen.
IT-Aufwände entstehen nur, falls der Lieferant zukünftig selbst eine direkte EDI Systemanbindung mit SupplyOn wünschen sollte. Dies wäre ein separates Projekt mit SupplyOn. Zum Start der Anbindung wird dies nicht empfohlen und ist von der DB auch nicht gewünscht.
Das Thema Sicherheit hat für SupplyOn auf allen Ebenen höchste Priorität. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unseren hohen Sicherheitsstandard nicht nur zu wahren, sondern unser Security-Konzept den stetig wachsenden Anforderungen anzupassen. Um alle sicherheitsrelevanten Aspekte effektiv handhaben zu können, verfügt SupplyOn über ein hoch entwickeltes Risikomanagementsystem, das die hohen Anforderungen des internationalen Sicherheitsstandards ISO 27001 erfüllt.
Detaillierte Informationen erhalten Sie unter: https://www.supplyon.com/de/datensicherheit/
Operative Nutzung
Die Deutsche Bahn übermittelt im ersten Schritt nur Bestellungen für Materialien die in einem Rahmenvertrag geregelt sind (“Rahmenvertragsabrufe” DB-interner Begriff). Materialien ohne Rahmenvertrag sollen in Zukunft auch über SupplyOn abgewickelt werden (“Einzelbestellungen” DB-interner Begriff). Ein genauer Zeitpunkt steht hierfür noch nicht fest.
Ja, die elektronische Bestellung enthält jegliche Informationen, wie alle bisherigen papierbasierten Rahmenvertragsabrufe.
Ja, als Lieferant haben Sie die Möglichkeit Bestellungen hinsichtlich Datum, Menge und Preis abweichend zu bestätigen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit ihrem Bedarfsträger bei der Deutschen Bahn in einem Kommentarfeld eine kurze Begründung für die abweichende Bestätigung mitzusenden.
Bestellpositonen können nur durch die Bedarfsträger der Deutschen Bahn hinzugefügt werden. Falls ein erforderliches, kostenpflichtiges Zertifikat vergessen wurde, gehen Sie bitte wiefolgt vor:
- Der Lieferant lehnt die Bestellposition ab und ergänzt im Kommentarfeld, dass der Artikel nur mit entsprechenden Zertifikat bestellt werden kann.
- Der Bedarfsträger schickt entsprechende Bestelländerung.
- Der Lieferant bestätigt die Bestelländerung.
Bestellpositonen können nur durch die Bedarfsträger der Deutschen Bahn hinzugefügt werden. Falls ein bestimmter Artikel nur in Kombination mit einem weiteren, aktuell nicht bestellten Artikel bestellt werden kann handeln Sie bitte folgendermaßen:
- Der Lieferant lehnt die Bestellposition ab und ergänzt im Kommentarfeld, dass der Artikel nur mit entsprechenden weiteren Artikel bestellt werden kann.
- Der Bedarfsträger schickt entsprechende Bestelländerung.
- Der Lieferant bestätigt die Bestelländerung.
Im ersten Schritt werden ausschließlich Normalbestellungen per SupplyOn übertragen. (Keine Lohnbearbeitungsbestellungen) Später wird die Deutsche Bahn auch weitere Bestellarten über die elektronische Schnittstelle übertragen.
Alle Gesellschaften und Werke im DB-Konzern können potenziell über die WebEDI-Verbindung per SupplyOn bestellen, sofern sie einen Rahmenvertrag nutzen können.
Alle zentralen Nachrichten werden über die Plattform ausgetauscht. Zum Start sind dies Bestellung und Auftragsbestätigung (mit und ohne Abweichungen).
Inhaltliche Rückfragen oder detaillierte Abstimmungen zu abweichend bestätigten Bestellungen erfolgen weiterhin direkt mit Ihrem Bedarfsträger (z.B. telefonisch oder per E-Mail). Ergeben sich durch eine solche Abstimmung Änderungen, werden diese erneut via SupplyOn an Sie übertragen. Final verbindlich sind die Nachrichten, die über die SupplyOn Plattform in das ERP System der Deutschen Bahn übertragen werden.