Die Integration und Aktivierung der Mitarbeitenden in Meetings sind von entscheidender Bedeutung, um vielfältige Perspektiven, kreative Ideen und wertvolles Feedback zu fördern. Erfahrt im Interview mit Senior Project Managerin Savis Konrad, Team P2P und e-Invoicing und Dominik Halamoda, Product Owner im Team UX, Supplier Quality Management & Supplier Management Solutions bei SupplyOn, wie Meetings durch die Anwendung von verschiedenen Methoden zu interaktiven und inklusiven Plattformen für Ideengenerierung und Feedback gemacht werden können.
Wie sorgt ihr dafür, dass Mitarbeitende aktiv und inklusiv in Meetings eingebunden werden, um vielfältige Perspektiven und Ideen zu fördern?
Savis: Aus meiner Erfahrung heraus sind präzise Formulierungen der Erwartungshaltung und eine gezielte Moderation entscheidend. Durch die klare Festlegung der Erwartungen zu Beginn des Meetings kann ich einen angemessenen Rahmen schaffen, die Interaktion und Inklusion fördern und Wertschätzung ausdrücken.
Ich kommuniziere das Meeting-Thema im Voraus und erkläre genau meine Erwartungen für den Termin. Je nach Thema und Arbeitsstream, finde ich es teilweise effizienter, gemeinsam an einer Entwurfsversion zu arbeiten, anstatt auf der grünen leeren Wiese zu starten.
In Bezug auf die interaktive Gesprächsführung setze ich auf direkte Ansprache. Wenn ich während des Meetings Zurückhaltung oder Verlegenheit bemerke, spreche ich die Teilnehmenden gezielt an und bitte um ihre Meinung.
Diese Herangehensweise fördert eine effektive Kommunikation und trägt dazu bei, dass die Meetings erfolgreich und zielgerichtet verlaufen.
Dominik: Ich stimme Savis zu, die Vorbereitung von Meetings ist insbesondere wichtig, wenn in den Meetings produktive Arbeitsergebnisse erzielt werden sollen. Dazu gehört für mich auch, dass ich die Teilnehmenden vorab mit Informationen zu den Terminen versorge, so dass diese sich bereits vorbereiten können. Das sorgt gerade bei introvertierteren Kolleginnen und Kollegen dafür, dass sie sich sicherer fühlen, sich einzubringen.
„Individuals and interactions over processes and tools”, aus dem agilen Manifest ist auch mein Leitspruch für erfolgreiche Zusammenarbeit. Nicht der starre Rahmen, sondern die individuelle Wertschätzung liegt dabei im Fokus. Ich bemühe mich, alle Leute mit einzubeziehen und gezielt anzusprechen.
Damit das möglich ist, ist es aus meiner Sicht wichtig, den Rahmen zu schaffen, so dass Vertrauen entsteht und das Meeting als Save-Space empfunden wird.
Du sprichst die psychologische Sicherheit in Meetings an. Wie schafft ihr ein Umfeld, in dem Mitarbeitende sich trauen, ihre Gedanken und Meinungen zu teilen?
Savis: Die Sicherstellung eines geschützten Umfelds bildet das grundlegende Fundament für den Erfolg jeden Austauschs. In unserer Abteilung spielt die etablierte Fehlerkultur eine maßgebliche Rolle als Erfolgsfaktor zur Schaffung eines Rahmens, der die offene Kommunikation fördert. Im Falle von Fehlern innerhalb unseres Teams liegt der Fokus nicht darauf, Schuld zuzuweisen, sondern vielmehr darauf, gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Sowohl Führungskräfte als auch Teammitglieder setzen sich vereint mit der Analyse des Problems auseinander und streben ein gemeinsames Verständnis desselben an.
Nach erfolgreicher Lösung eines Themas richten wir unseren Blick darauf, wie wir zukünftig ähnliche Vorkommnisse vermeiden können. Diese Kultur im Umgang mit Fehlern stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team und ermutigt dazu, auch kritische Themen anzusprechen. Das schafft ein tiefes Vertrauensverhältnis, das es ermöglicht, Ideen mutig einzubringen und Meinungen offen zu teilen.
Außerdem ist uns in einem so komplexen Umfeld mit ständigen Veränderungen und verschiedenen Tätigkeitsfeldern bewusst, dass wir nicht alles wissen können. Deswegen schätzen wir Rückmeldungen und das offene Thematisieren von Anliegen. Dieser Austausch ermöglicht es uns, uns gegenseitig zu ergänzen und eine umfassendere Perspektive zu gewinnen.
Dominik: Ergänzend dazu kann ich noch sagen, dass ich mich in meiner Rolle als Product Owner als zentrale Anlaufstelle sehe und mich bemühe, mein Entwicklerteam vor äußeren Einflüssen wie Druck oder Spannungen abzuschirmen, damit das Team im Flow bleibt.
So ist eine konzentrierte und produktive Arbeit möglich und die interaktive Meeting Atmosphäre entsprechend gestaltet, miteinander offen in den Austausch zu gehen.
In unseren Meetings erlebe ich wertschätzendes Verhalten und Offenheit gegenüber anderen Meinungen. Es passt menschlich. Klar, dass dann auch die Zusammenarbeit Spaß macht.
Den Spaß erleben wir in unseren Meetings und fördern ihn zusätzlich, beispielsweise durch Teambuilding-Events am Rande unserer PI-Planning Events. Auch das vertieft dann wiederum das Vertrauensverhältnis.
Welche konkreten Methoden wendet ihr an, um kreative Ideen interaktiv aus eurem Team zu generieren und in Lösungen umzusetzen?
Dominik: Zur Aufwandseinschätzung von Kundenanforderungen arbeite ich mit meinem Entwicklerteam sehr gerne mit der Methode des Planning Pokers. In Vorbereitung auf das Meeting gestalten wir die User Stories und senden sie dem Team zum Review vorab zu. So ist jeder vorbereitet und wir können etwaige Fragen beim Pokern klären.
Dann nutzen wir ein virtuelles Planning Poker Tool, bei dem die User Stories nacheinander eingeblendet werden. Unser agiles Entwicklungsteam aus Developern und Testenden hat dann 30 Sekunden Zeit, ähnlich wie beim Poker, eine Karte zu ziehen, mit der Zahl an Tagen, die sie glauben, für die Umsetzung der User Story zu benötigen.
Bei unterschiedlicher Einschätzung innerhalb des Teams prüfen wir dann, woran dies liegt. Am Ende des Prozesses einigt sich das Team auf einen Mittelwert, eine Aufwandseinschätzung, die für das gesamte Team passt. Dadurch, dass alle Teammitglieder zum Zug kommen und die Hintergründe für ihre Aufwandschätzung mitteilen, empfinde ich diese Methode als besonders inklusiv, interakiv und sehr transparent.
Die User Stories selbst schreibe ich gerne im Format des Gherkin Schema, so dass die drei Cs: „Card, Conversation, Confirmation“ erfüllt werden. Die Anforderung sollte so geschrieben sein, dass sie leicht verständlich ist und auf eine Karte passt.
Dabei ist die Konversation mit das wichtigste Element. Ich formuliere daher die Anforderungen nicht zu 100 % aus, so dass jedes Teammitglied im Diskussionsprozess selbst noch mitgestalten und mit ausformulieren kann. Das fördert ebenfalls die Partizipation und Akzeptanz im Team. Die Confirmation bedeutet, dass die Akzeptanzkriterien ebenfalls klar formuliert sind, da eine Abnahme später sonst nicht möglich wäre.
Savis: Die besten Ergebnisse erziele ich in kollaborativen Workshops, bei denen ich bewusst Fachleute mit unterschiedlichen Erfahrungen und Perspektiven zusammenbringe. Die Vielfalt der Teilnehmenden, sowohl in Bezug auf Verantwortlichkeiten als auch auf Teamzugehörigkeiten (nicht nur Product Owner, nicht nur Entwickler-Teams, etc.), hat sich bisher als besonders effektiv erwiesen.
Vielfalt eröffnet die Möglichkeit, ein differenziertes Bild zu erhalten. Die verschiedenen Charaktere und Blickwinkel ergänzen sich gegenseitig. Der Austausch wird besonders fruchtbar, da jeder unterschiedliche Aspekte berücksichtigt und verschiedene Herausforderungen sieht.
Methodisch greife ich häufig auf klassisches Brainstorming zurück. Dabei variiert der Ausgangspunkt je nach den Teilnehmenden. Einige sind am kreativsten, wenn sie frei brainstormen können, während andere es bevorzugen, sich an einem ersten Vorschlag zu orientieren. In solchen Fällen stelle ich einen unvollständigen Entwurf als Diskussionsgrundlage vor. Die Teilnehmenden können dann eigene Ideen hinzufügen oder Änderungen vornehmen. Auf diese Weise habe ich bereits erlebt, wie aus einem groben Block ein geschliffener Diamant wurde.
Dominik: Das erlebe ich auch so, Savis. Es ist Typ-Sache. Einige Kolleginnen und Kollegen trauen sich nicht, vollständig eigene Vorschläge zu äußern und besprechen lieber anhand einer Vorlage, was konkret denn anders sein müsste, um zu funktionieren. Teilweise erhalte ich Gegenvorschläge, die eine viel bessere Lösung sind, als ich sie mir hätte allein ausdenken können. Teamwork makes the dream work.
Damit der Ideengenerierungsprozess bei der interaktiven Meeting-Gestaltung für alle Teammitglieder eine gute Erfahrung bleibt, ist es hier wichtig, als Meetingorganisatoren offen zu sein, die Vorschläge des Teams anzunehmen und das eigene Ego zurückzustellen.
Welche Herausforderungen habt ihr auf eurem Weg zur erfolgreichen Gestaltung von Interaktion der Mitarbeitenden in Meetings überwunden, und welche Erfolge könnt ihr teilen, die durch eure Meetings entstanden sind?
Dominik: Eine Herausforderung ist natürlich die kontinuierliche, inklusive Miteinbeziehung aller Workshop-Teilnehmenden. Immer wieder rollierend die einzelnen Teilnehmenden dezidiert ansprechen. Die Mitarbeitendenaktivierung geht nicht ad hoc, sondern nur über die Zeit.
Savis: Die Herausforderung besteht darin, begrenzte Ressourcen abteilungsübergreifend zu berücksichtigen und das Thema mit Ausdauer und Engagement unter hohen Qualitätsansprüchen zu steuern. Effektives Arbeitsmanagement und positive Kommunikation sind dabei entscheidend. Zeit spielt eine Schlüsselrolle, und Beharrlichkeit ist von essenzieller Bedeutung.
Eine weitere Herausforderung besteht in der Schaffung von Raum für Innovation und Kreativität im täglichen Geschäft, was bewusste Zeiteinteilung erfordert. Die Planung und Durchführung von Meetings, Reviews und Abstimmungsrunden stellt eine zeitintensive Aufgabe dar, wobei erfolgreiches Zeitmanagement entscheidend ist.
Erfolge zeigen sich in der Verzahnung und Vernetzung unterschiedlicher Themenfelder sowie im Abbau von Silos durch Meetings in verschiedenen Zusammensetzungen. Dies war besonders hilfreich, um ein umfassenderes Verständnis zu entwickeln.
Dominik: Durch die Anwendung von interaktiven Methoden wie dem beschriebenen Planning Poker oder den drei Cs sind die Meetings innerhalb unserer Scrum-Sprints produktiv und inklusiv, die Anforderungen für alle verständlicher formuliert und die Aufwandseinschätzungen realistischer. Das fördert die Zufriedenheit in unseren Teams und das ist definitiv ein Erfolg.
Welche Tipps habt ihr für andere Teams und Mitarbeitende, die eure Methoden und Ansätze in ihren eigenen Meetings umsetzen wollen, um Meetings ähnlich interaktiv gestalten zu wollen?
Dominik: Seid offen für Kritik und Feedback!
Savis: Trotz eines vollen Arbeitsalltags ist es wichtig, genügend Zeit für die Vorbereitung und Nachbereitung zur Gestaltung von interaktiven Meetings einzuplanen und die Kultur des gemeinsamen Lernens zu fördern. Der Austausch bringt einen großen Mehrwert.
An die Meeting-Teilnehmenden gerichtet: Fragen zu stellen ist keineswegs unintelligent; im Gegenteil, sie tragen zur Verbesserung des Gesamtergebnisses bei.
Es ist entscheidend, sich nicht auf Bewährtem auszuruhen, sondern stets nach Innovation zu streben. Überzeuge dich davon, dass Veränderungen trotz begrenzter Kapazitäten oder Budgetbeschränkungen möglich sind, und deine Entscheidung dafür kann den Weg für Veränderungen ebnen.
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