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Einkaufsprozesse über SupplyOn Sourcing: So einfach wie möglich, so komplex wie nötig

Was nützt ein Sourcing-Tool, das zwar im Prinzip alle denkbaren Einkaufsprozesse abdeckt, in seiner Handhabung jedoch so kompliziert ist, dass es nicht von allen Einkäufern genutzt wird – weil der Schulungsaufwand zu hoch ist und weil selbst geschulte Einkäufer nach kurzer Zeit nicht mehr wissen, wie sich das Tool bedienen lässt? Die Antwort lautet: Nicht besonders viel. Erst durch die unternehmensweite Nutzung eines solchen Tools können Einkaufsprozesse standardisiert, Compliance-Richtlinien im Einkauf eingehalten und die Effizienz einer Einkaufsorganisation gesteigert werden. Deshalb lautet die Devise von SupplyOn: So einfach wie möglich, so komplex wie nötig. Ein global agierender Anlagenbauer hat mit SupplyOn Sourcing ein Tool gefunden, das genau die Funktionalitäten abdeckt, auf die es ankommt – und verzeichnet damit Erfolge im globalen Rollout.

Herausforderungen

Ein weltweit agierender Anlagenbauer hatte sich zum Ziel gesetzt, durch die Einführung eines Sourcing-Tools die Prozesse im Einkauf konzernweit zu standardisieren und zu optimieren. Die Soll-Prozesse wurden von der Zentrale definiert und sollten dann in der globalen Einkauforganisation des Unternehmens ausgerollt werden. Ziel war es, alle Anfrageprozesse (Request for Information, Proposal und Quotation) über ein zentrales System abzuwickeln, um die Effizienz und Transparenz der Einkaufsorganisation zu erhöhen.

Mehrere Sourcing-Tools wurden getestet, führten aber nicht zum gewünschten Ergebnis. Zum einen weil sie so kompliziert in der Handhabung waren, dass viele Einkäufer es weder nutzen konnten noch wollten, zum anderen weil wichtige Funktionalitäten fehlten und komplexe Anfragen nicht sinnvoll abbildbar waren. So war es zum Beispiel nicht möglich, Dateien mit einer Größe von über zehn MB anzuhängen oder eine Anfrage mit zahlreichen Positionen als Excel-Tabelle hochzuladen. Beides ist jedoch gerade im Anlagenbau wichtig, da meist komplexe Teile angefragt werden, denen umfangreiche Zeichnung und Stücklisten zugrunde liegen. Eine Backend-Integration wäre zwar theoretisch machbar gewesen, jedoch mit einem so großen Aufwand verbunden, dass darauf verzichtet wurde.

In der Konsequenz wurde das Tool nur von einem kleinen Kreis genutzt und somit das Ziel konzernweit einheitlicher Einkaufsprozesse verfehlt.

Die Lösung von SupplyOn

Nach der Devise „So einfach wie möglich, so komplex wie nötig“ sind Angebotsanfragen bei SupplyOn Sourcing auf das Wesentliche reduziert, übersichtlich und einfach zu erstellen. Für unterschiedliche Anfragentypen können mit geringem Aufwand individuelle Vorlagen bereitgestellt werden, wie zum Beispiel eine einfach strukturierte Vorlage für Anfragen von indirektem Material sowie eine Vorlage mit Stücklistenstruktur für Anfragen von Produktionsmaterial. Die Vorlagen sind übersichtlich, enthalten jedoch alle Felder, die für den jeweiligen Anfragetyp erforderlich sind.

Da es für Dateianhänge quasi keine Beschränkungen gibt, können selbst sehr umfangreiche Konstruktionszeichnungen an eine Anfrage angehängt werden. Stücklisten oder ähnliches können aus einer Excel-Datei einfach hochgeladen werden.

Die Möglichkeit der Backend-Integration vereinfacht das Arbeiten für den Einkäufer zusätzlich, da Stammdaten und Dokumente aus internen Systemen automatisiert übernommen werden. Die Integration ist für den Anlagenbauer sehr attraktiv, da ein großer Teil der angefragten Komponenten zeichnungsgebunden und kundenindividuell ist. 

Details zum Projekt

Einer einmonatigen Proof-of-Concept-Phase folgte ein dreitägiger Workshop, in dem SupplyOn gemeinsam mit ausgewählten Einkäufern drei Vorlagen für die Anfragetypen „Direktes Material“, „Indirektes Material“ und „Transportdienstleistungen“ erarbeitet hat. Hier floss das Prozess-Know-how und die Erkenntnisse von anderen Best-Practice-Projekten mit ein. So war die klare Empfehlung von SupplyOn, die Komplexität auf ein Minimum zu reduzieren, um einfache, handhabbare Vorlagen zu generieren.

Im Anschluss daran wurde innerhalb von nur sechs Wochen die technische Implementierung in Nordamerika und China durchgeführt. Die hohe Geschwindigkeit war nötig, weil der Vertrag mit dem Anbieter des bislang genutzten Systems auslief, und möglich, weil SupplyOn den Rollout vor Ort mit eigenen Büros unterstützen konnte.

Im nächsten Schritt werden neben Werken in China und Nordamerika weitere Werke in Europa und Südamerika angebunden, dann folgt Indien. In Summe werden zukünftig alle 200 Einkäufer ihre Angebotsanfragen über SupplyOn Sourcing abwickeln. Parallel zur weltweiten Implementierung arbeitet SupplyOn an der Erstellung einer Backend-Schnittstelle, über die zukünftig Stammdaten sowie technische Zeichnungen aus dem internen SAP-System automatisiert übernommen werden können. Dadurch vereinfacht und beschleunigt sich die Erstellung einer Angebotsanfrage zusätzlich. 

Vorteile auf einen Blick

  • Optimierte, einheitliche Prozesse für Anfragen (Request for Information, Request for Proposal, Request for Quotation), die von der gesamten Einkaufsorganisation weltweit genutzt werden
  • Zeitersparnis bei der Erstellung von Anfragen aufgrund von diversen Vorlagen, die für die jeweiligen Anfragetypen maßgeschneidert sind
  • Zeitersparnis beim Vergleich von Angeboten aufgrund von umfassenden, komfortablen Auswertungsfunktionalitäten
  • Zukünftig durch eine Backend-Integration weiteres Einsparpotenzial aufgrund der automatisierten Übernahme von Stammdaten und technischen Dokumenten aus dem internen SAP-System
  • Zeit- und Kostenersparnis aufgrund eines durchgängig integrierten Prozesses über ein System: vom strategischen Einkauf über die operative Beschaffung bis hin zum Transportmanagement