In den vergangenen Jahren haben immer mehr Länder sogenannte Invoice-Clearance-Verfahren eingeführt. Dabei müssen elektronische Rechnungen, bevor sie an den Empfänger gesendet werden dürfen, von einer zentralen Regierungsstelle geprüft und freigegeben werden. Es geht hier vorrangig um die korrekte Ausweisung der Steuerdaten. Diese Clearance-Modelle werden üblicherweise als Continuous Transaction Controls (CTC) bezeichnet, da die Prüfung nahezu in Echtzeit stattfindet. Ziel der CTCs ist die Verringerung des sogenannten VAT-Gaps. Regierungen bezeichnen damit verminderte Steuereinnahmen, die durch fehlende bzw. nicht korrekt ausgewiesene Steuerdaten entstehen.
Die ersten Länder, die solche Modelle eingeführt haben, stammen aus Lateinamerika. Dort werden bereits Erweiterungen wie das Melden von Zahlungseingängen bzw. bestimmte steuerliche Benefits diskutiert. Doch auch die EU befasst sich mit CTC. Erst Ende vergangenen Jahres wurde ein signifikantes Maßnahmenpaket mit dem Titel „VAT in the digital age“, kurz VIDA, verabschiedet. Damit wird ein Rahmenwerk geschaffen, wie die Steuermeldung für Unternehmen in der EU zukünftig aussehen soll.
Unternehmen müssen in Frankreich ab 2024 „clearance-ready“ sein
In Frankreich ist bereits seit einigen Jahren ein CTC-Modell für B2G (Business to Government) Transaktionen aktiv. Rechnungen an öffentliche Einrichtungen müssen dabei an ein zentrales Regierungsportal mit dem Namen „Chorus Pro“ gesendet werden. Im Juli 2024 soll dieses Verfahren auch auf B2B (Business to Business) Transaktionen schrittweise erweitert werden.
Alle Unternehmen mit einer französischen Steuernummer müssen ab Juli 2024 in der Lage sein, inländische Rechnungen über das neue Clearance Verfahren zu empfangen. Große Unternehmen müssen ab Juli kommenden Jahres Rechnungen auch über den neuen Prozess senden können. Für mittlere Unternehmen gilt diese Verpflichtung ab 2025, für kleinere Unternehmen ab 2026.
Neben der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) gibt es auch eine Verpflichtung zur elektronischen Meldung (E-Reporting). Diese gilt überwiegend für den grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr und bezieht sich auf Rechnungen, die nicht bereits durch das nationale Clearance-Verfahren abgedeckt sind – also etwa Rechnungen aus dem europäischen Ausland. Deren Steuerdaten müssen ebenso an die französische Steuerbehörde gemeldet werden.
Wie sieht das Clearance-Modell in Frankreich konkret aus?
Vor der Einführung hatte Frankreich unterschiedliche CTC-Modelle aus anderen Ländern evaluiert und verglichen. Die Wahl fiel auf einen dezentralen Ansatz, welcher den Akteuren im Markt maximale Flexibilität lässt. Hier haben die Rechnungssender bzw. -empfänger zwei Möglichkeiten: Entweder sie senden die Rechnungen direkt an das zentrale Regierungsportal PPF (Portail Public de Facturation, eine Weiterentwicklung des bereits für B2G verwendeten Portals „Chorus Pro“). Oder sie arbeiten mit zertifizierten Providern, sogenannten PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), zusammen. PDP übernehmen dabei die Aufgabe, Rechnungen entgegenzunehmen, die Steuerdaten an die zentrale Plattform PPF zu melden und die Rechnung an den Empfänger weiterzuleiten.
Jedes französische Unternehmen kann frei entscheiden, mit einem PDP zusammenzuarbeiten oder sich direkt an die zentrale Plattform PPF anzubinden. Neben den PDP wird es aber noch einen weiteren Anbietertyp geben, sogenannte OD (Opérateur de Dématérialisation). Nur PDP dürfen Rechnungen direkt von einem Lieferanten an einen Kunden senden und dabei die Steuerdaten an die zentrale Plattform PPF melden.
OD können darüber hinaus aber zusätzliche Mehrwerte bieten, wie zum Beispiel eine Rechnung gegen bestimmte „Demand-Daten“ zu prüfen, etwa die Bestellung (Purchase Order) oder die Lieferankündigung (Advance Shipping Notice). Dadurch kann sichergestellt werden, dass nur Rechnungen in den Clearance-Prozess eingeleitet werden, die eine erfolgreiche, vorgelagerte Validierung durchlaufen haben. Langwierige und umständliche Storno-Prozesse lassen sich somit vermeiden.
Neben der Übertragung von Rechnungsdaten und Steuermeldungen müssen die Provider in Frankreich ein standardisiertes Statusmodell unterstützen. Der sogenannte „Lifecycle Status“ einer Rechnung kann dabei mehrere Phasen durchlaufen. Folgende Status sind dabei verpflichtend und müssen von allen Akteuren unterstützt werden: „Submitted“, „Refused“, „Rejected“, und „Payment Received“.
Dezentrales Clearance Modell in Frankreich:
Wie unterstützt SupplyOn beim neuen französischen Clearance Modell?
SupplyOn Invoicing deckt bereits heute die französischen Anforderungen an die Rechnungsstellung ab. Auch für das neue französische Clearance-Verfahren stellt SupplyOn eine Lösung bereit. Das Entwicklungsteam arbeitet bereits an einer Erweiterung für Invoicing, um den neuen französischen CTC-Prozess ab Juli 2024 zu unterstützen. Diese Lösungserweiterung wird rechtzeitig zur Verfügung stehen, damit Kunden von SupplyOn sich darauf vorbereiten können. Beim Lösungsdesign arbeitet SupplyOn eng mit Behörden und Beratungsunternehmen zusammen, damit alle Anforderungen direkt in das Produkt einfließen.
SupplyOn Invoicing bietet Lieferanten die Möglichkeit, Rechnungen vor dem Versenden gegen verschiedene Qualitätskriterien prüfen zu lassen. Dies kann eine Prüfung gegen eine Purchase Order (PO) oder gegen kundenindividuelle Vorgaben sein. Damit erhalten Lieferanten die Gewissheit, dass ihre Rechnungen vom Kunden akzeptiert und zeitnah bezahlt werden. Zeitaufwändige Korrekturprozesse bleiben somit erspart. Bei Abweichungen können sie direkt mit ihrem Kunden kollaborieren und eine Lösung finden.
Für Kunden ist SupplyOn Invoicing ein vorgelagertes Quality Gate, welches Rechnungen vorab prüft und ein gleichbleibend hohes Qualitätsniveau gewährleistet. Dies führt zu einer nahezu vollständigen Automatisierungsquote im Rechnungseingang.
Somit stellt die für Frankreich geplante Lösungserweiterung sicher, dass SupplyOn Kunden auch in Zukunft alle Vorteile von Invoicing nutzen und den Service wie gewohnt verwenden können.
