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Schlagwort: invoicing process
In vielen Unternehmen fehlt in der Buchhaltung oft die Zeit, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Stattdessen wird viel Aufwand in die Bearbeitung von eingehenden Anfragen gesteckt. Zeit, die wiederum für die wichtigen Aufgaben fehlt. Fachkräfte im Accounts Payable sind gut ausgebildet und lösen oft komplexe finanzielle Sachverhalte. Meist geht es bei den Anfragen der Lieferanten aber lediglich darum, wann eine offene Rechnung bezahlt wird. Die Prüfung des Verarbeitungsstatus frisst in Summe viel Zeit und Ressourcen und kostet Unternehmen letztendlich unnötig Geld.SupplyOn hat zusammen mit Bosch als Pilotkunden ein neues Invoicing Add-on entwickelt, das allen Lieferanten auf Knopfdruck Auskunft zum Bearbeitungsstatus ihrer Rechnungen gibt. Das Add-on „Payment Status Overview“ löst diese Aufgabe über ein frei zugängliches Web-Portal, das keinen Login erfordert. Durch Eingabe von Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Rechnungsdatum, werden die Daten direkt im Kunden-ERP-System abgefragt und dem Nutzer angezeigt. Dieser kann somit sehen, ob die Rechnung erfolgreich eingegangen ist, sich noch in Bearbeitung befindet oder die Zahlung bereits geplant ist. Auch eine etwaige Ablehnung wird in der Übersicht angezeigt. Weitere Statusmeldungen sind ebenfalls möglich. Optional kann auch das Zahlungsdatum aus dem Kunden-ERP abgefragt und dem Lieferanten angezeigt werden.Der Mehrwert der Lösung kommt sowohl den liefernden Unternehmen als auch den Kunden zugute. Die Vorteile sind unter anderem:Lieferanten erhalten jederzeit einen transparenten Status zum Bearbeitungsstand ihrer RechnungenSie brauchen das Zahlungsdatum nicht mehr in der Lieferantenbuchhaltung des Kunden nachzufragenFür Kunden bietet die Lösung eine spürbare Reduzierung der eingehenden AnfragenEin erheblicher Aufwand kann auf diese Weise bei der Kreditorenbuchhaltung eingespart werdenDer Clou der Payment-Status-Overview-Lösung ist: Sie steht allen Lieferanten frei zugänglich zur Verfügung. Eine Registrierung oder Passworteingabe ist nicht erforderlich. Allein durch die Eingabe der notwendigen Daten des Dokumentes ist sichergestellt, dass keine unerlaubten Zugriffe erfolgen, da nur das liefernde Unternehmen und der Kunde im Besitz dieser Daten sind.Hier eine Business Case Berechnung aus Kundensicht:Angenommen die Bearbeitung einer Anfrage dauert insgesamt 10 Minuten – vom Öffnen der Mail, lesen der Anfrage, suchen des Bearbeitungsstatus der Rechnung, bis hin zum Schreiben einer Antwort an den Lieferanten. Weiterhin wird ein Stundenlohn für einen Buchhalter von 30 € pro Stunde angenommen. Dadurch ergeben sich Kosten von 5 € pro Anfrage. Bei jährlich 20.000 Anfragen von Lieferanten bezüglich des Rechnungsstatus ergibt sich somit ein Einsparpotential von 100.000 € pro Jahr.Für 2024 sind weitere Funktionalitäten für das Add-on geplant. Unter anderem soll es Lieferanten ermöglicht werden, bei Unklarheiten konkrete Rückfragen an die Kunden über das Web-Portal zu übermitteln. Diese können dann kundenseitig zielgerichtet verarbeitet und beantwortet werden.
Wer in China Geschäfte machen will und über seine dortige Niederlassung mit lokalen Lieferanten zusammenarbeitet, stellt schnell fest: Die Rechnungsstellung ist deutlich komplexer als in Westeuropa oder Nordamerika. Mehr noch: sie ist zeitintensiv, aufwändig und hat viele Besonderheiten, die es zu beachten gilt. Genau dieser komplexe Prozess soll in Zukunft nun vollständig digital abgewickelt werden, was einiges erleichtern wird.Fapiao & Golden Tax: eine Einführung in die chinesische RechnungsstellungDoch fangen wir von vorne an: In China dürfen inländische Rechnungen nicht direkt vom Lieferanten an den Kunden übermittelt werden. Stattdessen wird eine spezielle Steuerhardware benötigt, wie etwa eine so genannten Tax Control USB Disk. Teilweise sind zusätzlich auch Papierbelege erforderlich. Vor allem aber müssen Unternehmen staatlich zertifizierte Provider als Zwischenhändler nutzen und ihre Rechnungen softwarebasiert im sogenannten Golden Tax System, kurz GTS, bei der zentralen Steuerbehörde voranmelden.Eine solche ausgestellte Rechnung, die bei der Steuerbehörde registriert ist, heißt Fapiao. Der klassische Fapiao-Prozess sieht vor, dass Lieferanten die Rechnungsdaten zuerst an das Golden Tax System übermitteln. Über staatlich zertifizierte Provider werden diese Rechnungen vorher geprüft, beispielsweise ob alle Steuerdaten richtig angegeben wurden.Nach erfolgreicher Validierung vergibt das System für jede Rechnung eine eindeutige Nummer. Sobald dieser Schritt erfolgreich abgeschlossen ist, können Lieferanten die Rechnungsdaten mit der vergebenen Rechnungsnummer auf einen Fapiao-Papierbeleg drucken und an ihren Kunden senden. Diese Fapiao-Belege sind spezielle, formatierte Papiere mit Siegel und bei der staatlichen Steuerverwaltung STA (State Taxation Administration) in Blöcken erhältlich. Um eine Rechnung stellen zu können, müssen Lieferanten eine ausreichende Anzahl an Fapiao-Papierblöcken vorab beschaffen.Wird dieses Verfahren nicht durchlaufen, ist es liefernden Unternehmen nicht gestattet Rechnungen mit Umsatzsteuer auszustellen, so genannte VAT-Rechnungen (VAT = Value Added Tax).Auf Kundenseite wiederum muss der Fapiao-Beleg nach Eingang maschinell erfasst, ausgewertet und mit den vorhandenen Daten im GTS abgeglichen werden. Ein mühsamer, fehlerbehafteter und umständlicher Prozess, der oftmals viel händische Prüfungsarbeit nach sich zieht.Das folgende Video erklärt den alten papierbasierten Prozess noch einmal genauer:Vom papierlosen Prozess zur „Fully Digitited eFapiao“Zwischenzeitlich wurde der papierbasierte Fapiao-Prozess in eine papierlose Variante überführt, die allerdings in China nicht flächendeckend genutzt wird. Beim papierlosen Prozess bleibt der Ablauf identisch, lediglich der papierbasierte Fapiao-Beleg wurde durch eine proprietäre digitale Datendatei ersetzt. Am umständlichen Prozess mit all seinen Nachteilen änderte sich aber nichts.Die chinesische Regierung hat daher beschlossen, den klassischen Fapiao-Prozess – sei es papierbasiert oder papierlos – auf eine volldigitalisierte Variante umzustellen, die sogenannte „Fully Digitized eFapiao“. Diese basiert auf einer neuen zentralen Plattform, über die sich Rechnungen zwischen Lieferanten und Kunden voll digital austauschen lassen.Um den neuen Fully Digitized eFapiao-Prozess ausgiebig zu testen, startete die chinesische Regierung 2021 einen Pilotbetrieb in mehreren großen Städten bzw. Regionen, wie Guangdong, Shanghai, Foshan und der inneren Mongolei. Dieser Pilotbetrieb wird seitdem stetig um weitere Regionen ergänzt.Nachfolgend einige Details rund um Fully Digitized eFapiao:Vollständig digital: Die Fully Digitized eFapiao ist eine neue Art elektronischer Rechnung. Sie hat die gleiche rechtliche Bedeutung und Verwendung wie die herkömmliche Papier-Fapiao, jedoch ohne Papier.Ohne Kopien: Im Gegensatz zu herkömmlichen Fapiao sind keine Kopien mehr notwendig. Dies vereinfacht die Prozesse erheblich. Der papierbasierte Prozess beinhaltete mehrere Durchschläge / Kopien des Fapiao-Belegs.Verringerter Rechnungsumfang: Zukünftig sind nur noch 17 Datenfelder vorgesehen.Keine Voranmeldung: Es müssen keine Papierblöcke vorab gekauft werden. Die Vergabe der Fapiao Rechnungsnummer erfolgt direkt durch die zentrale Plattform.Ohne spezielle Steuerausrüstung: Unternehmen müssen keine spezielle Steuerkontrollausrüstung im Voraus beschaffen, wie USB Disk, Tax Control USB Disk und Tax UKey. Stattdessen können sie die Fully Digitized eFapiao direkt über die nationale E-Rechnungsplattform ausstellen.Diversifizierte Eingangskanäle: In der aktuellen Pilotphase ist das Ausstellen von Rechnungen direkt über die zentrale Plattform möglich. In naher Zukunft soll dies um digitale Terminals und mobile Apps erweitert werden.Aufwandsreduktion: Auf Empfangsseite sind durch den Wegfall von Papier bzw. PDF-Rechnungen keine Scan- und OCR-Prozesse mehr notwendig.Mit SupplyOn Invoicing stets auf dem neuesten StandSupplyOn Invoicing unterstützt den klassischen Fapiao-Prozess bereits seit mehreren Jahren. Das gilt sowohl für die papierbasierte als auch die papierlose Variante. Der neue, voll digitalisierte eFapiao-Prozess wird durch SupplyOn ebenfalls unterstützt: Auch alle Lieferanten aus den Pilotregionen in China können über SupplyOn Invoicing mit ihren Kunden steuerrechtskonform zusammenarbeiten.Der Vorteil: Rechnungen werden vorab bei SupplyOn gegen Bestell- oder andere Bedarfsdaten geprüft und validiert. Treten Fehler oder Abweichungen auf, ist eine Korrektur bereits vor der Anmeldung bei der Steuerbehörde möglich. Aufwendige Storno- oder Gutschriftprozesse gehören damit der Vergangenheit an. Lieferanten haben die Sicherheit, dass die Rechnungen zu den Kundenanforderungen passen und gegen länderspezifische Anforderungen geprüft wurden. Einkaufende Unternehmen erhalten im Gegenzug nur die Rechnungen, die vorab von SupplyOn Invoicing validiert wurden und zur Bestellung oder dem Wareneingang passen. Das ermöglicht eine direkte Verbuchung ohne manuellen Aufwand.In einem ersten Schritt zur Unterstützung zur der Pilotphase von Fully Digitized eFapiao hat SupplyOn den Pilotlieferanten die erfolgreich validierten Rechnungen in einem neuen Download-Format bereitgestellt. Dieses Format wird von der neuen, zentralen Plattform akzeptiert und kann dort direkt hochgeladen werden.Ab sofort können die Pilotlieferanten die validierten Rechnungsdaten auch direkt über SupplyOn Invoicing an einen von der chinesischen Regierung zertifizierten lokalen Provider und damit an die zentrale Plattform übertragen. Ein manueller Download ist hier nicht mehr notwendig. Zudem arbeiten wir daran, die Rechnungsprozess auch für einkaufende Unternehmen weiter zu vereinfachen.Von Einem können unsere Kunden dabei sicher sein: Mit der Nutzung von SupplyOn Invoicing sind sie stets auf dem neuesten Stand der Entwicklungen in China, da wir alle entsprechenden Vorgaben der chinesischen Regierung in unserer Lösung zeitnah umsetzen.
In den vergangenen Jahren haben immer mehr Länder sogenannte Invoice-Clearance-Verfahren eingeführt. Dabei müssen elektronische Rechnungen, bevor sie an den Empfänger gesendet werden dürfen, von einer zentralen Regierungsstelle geprüft und freigegeben werden. Es geht hier vorrangig um die korrekte Ausweisung der Steuerdaten. Diese Clearance-Modelle werden üblicherweise als Continuous Transaction Controls (CTC) bezeichnet, da die Prüfung nahezu in Echtzeit stattfindet. Ziel der CTCs ist die Verringerung des sogenannten VAT-Gaps. Regierungen bezeichnen damit verminderte Steuereinnahmen, die durch fehlende bzw. nicht korrekt ausgewiesene Steuerdaten entstehen.Die ersten Länder, die solche Modelle eingeführt haben, stammen aus Lateinamerika. Dort werden bereits Erweiterungen wie das Melden von Zahlungseingängen bzw. bestimmte steuerliche Benefits diskutiert. Doch auch die EU befasst sich mit CTC. Erst Ende vergangenen Jahres wurde ein signifikantes Maßnahmenpaket mit dem Titel „VAT in the digital age“, kurz VIDA, verabschiedet. Damit wird ein Rahmenwerk geschaffen, wie die Steuermeldung für Unternehmen in der EU zukünftig aussehen soll.Unternehmen müssen in Frankreich ab 2026 „clearance-ready“ seinIn Frankreich ist bereits seit einigen Jahren ein CTC-Modell für B2G (Business to Government) Transaktionen aktiv. Rechnungen an öffentliche Einrichtungen müssen dabei an ein zentrales Regierungsportal mit dem Namen „Chorus Pro“ gesendet werden. Zukünftig soll dieses Verfahren auch auf B2B (Business to Business) Transaktionen schrittweise erweitert werden.Neben der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) gibt es auch eine Verpflichtung zur elektronischen Meldung (E-Reporting). Diese gilt überwiegend für den grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr und bezieht sich auf Rechnungen, die nicht bereits durch das nationale Clearance-Verfahren abgedeckt sind – also etwa Rechnungen aus dem europäischen Ausland. Deren Steuerdaten müssen ebenso an die französische Steuerbehörde gemeldet werden.Bezüglich der geplanten Timeline und Einführung des französischen Invoice Clearance Verfahrens wurde im Sommer 2023 eine Verschiebung kommuniziert. Ursprünglich war die verpflichtende Einführung stufenweise ab Juli 2024 geplant. Die französischen Unternehmen haben bei verschiedenen Konsultationen mit den Behörden geäußert, dass sie bei der Vorbereitung ihrer Prozesse und Systeme mehr Zeit benötigen. Dies ist aber nicht der einzige Grund. Von Seiten der Steuerbehörde wird für die Fertigstellung des zentralen Regierungsportal PPF (Portail Public de Facturation) ebenfalls mehr Zeit notwendig sein. Der Einführungstermin Juli 2024 stand daher bereits im Sommer unter Druck.Das französische Finanzministerium hat sich aus diesen Gründen dazu entschieden, die Einführung des B2B Invoice Clearance Verfahrens zu verschieben. In einer kürzlich stattgefunden Sitzung gab die nationale Steuerbehörde einige Details zur zeitlichen Verschiebung bekannt. Während die formellen Termine noch festgelegt werden müssen, wurde der grobe Zeitplan im Rahmen einer Einführung in drei Phasen vorgestellt:2024: Im Frühjar 2024 werden die französischen Behörden eine Liste der offiziell registrierten PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) Anbieter veröffentlichen. In der zweiten Jahreshälfte wird das zentrale Regierungsportal PPF (Portail Public de Facturation) fertig gestellt.2025: In diesem Jahr wird Frankreich ein groß angelegtes Pilotprogramm durchführen, welches sich über das gesamte Jahr 2025 zieht. Unternehmen aller Größen sowie die Providerfirmen können an diesem Pilotprojekt teilnehmen. Die Pilotphase soll dazu dienen, dass Unternehmen und Softwareanbieter ihre Systeme und Prozesse testen, um bestmöglich auf den Start des Clearance Modells vorbereitet zu sein.2026: Im Jahr 2026 wird das Invoice Clearance Verfahren eingeführt und verpflichtend für die Unternehmen. Wie die stufenweise Einführung genau aussieht, wird sich Ende 2023 zeigen, wenn das geplante Finanzgesetz vom französischen Parlament verabschiedet wird.Wie sieht das Clearance-Modell in Frankreich konkret aus?Vor der Einführung hatte Frankreich unterschiedliche CTC-Modelle aus anderen Ländern evaluiert und verglichen. Die Wahl fiel auf einen dezentralen Ansatz, welcher den Akteuren im Markt maximale Flexibilität lässt. Hier haben die Rechnungssender bzw. -empfänger zwei Möglichkeiten: Entweder sie senden die Rechnungen direkt an das zentrale Regierungsportal PPF (Portail Public de Facturation, eine Weiterentwicklung des bereits für B2G verwendeten Portals „Chorus Pro“). Oder sie arbeiten mit zertifizierten Providern, sogenannten PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), zusammen. PDP übernehmen dabei die Aufgabe, Rechnungen entgegenzunehmen, die Steuerdaten an die zentrale Plattform PPF zu melden und die Rechnung an den Empfänger weiterzuleiten.Jedes französische Unternehmen kann frei entscheiden, mit einem PDP zusammenzuarbeiten oder sich direkt an die zentrale Plattform PPF anzubinden. Neben den PDP wird es aber noch einen weiteren Anbietertyp geben, sogenannte OD (Opérateur de Dématérialisation). Nur PDP dürfen Rechnungen direkt von einem Lieferanten an einen Kunden senden und dabei die Steuerdaten an die zentrale Plattform PPF melden.Auf Purchase-to-Pay Prozesse spezialisierte Provider bieten darüber hinaus weitere Vorteile, wie zum Beispiel eine Rechnung gegen bestimmte „Demand-Daten“ zu prüfen, etwa die Bestellung (Purchase Order) oder die Lieferankündigung (Advance Shipping Notice). Dadurch kann sichergestellt werden, dass nur Rechnungen in den Clearance-Prozess eingeleitet werden, die eine erfolgreiche, vorgelagerte Validierung durchlaufen haben. Langwierige und umständliche Storno-Prozesse lassen sich somit vermeiden.Neben der Übertragung von Rechnungsdaten und Steuermeldungen müssen die Provider in Frankreich ein standardisiertes Statusmodell unterstützen. Der sogenannte „Lifecycle Status“ einer Rechnung kann dabei mehrere Phasen durchlaufen. Folgende Status sind dabei verpflichtend und müssen von allen Akteuren unterstützt werden: „Submitted“, „Refused“, „Rejected“, und „Payment Received“.Dezentrales Clearance Modell in Frankreich:Wie unterstützt SupplyOn beim neuen französischen Clearance Modell?SupplyOn Invoicing deckt bereits heute die französischen Anforderungen an die Rechnungsstellung ab. Auch für das neue französische Clearance-Verfahren stellt SupplyOn eine Lösung bereit. Das Entwicklungsteam arbeitet bereits an einer Erweiterung für Invoicing, um den neuen französischen CTC-Prozess zu unterstützen. Diese Lösungserweiterung wird rechtzeitig zum Start der Pilotphase im Jahr 2025 zur Verfügung stehen, damit Kunden von SupplyOn sich darauf vorbereiten können. Beim Lösungsdesign arbeitet SupplyOn eng mit Behörden und Beratungsunternehmen zusammen, damit alle Anforderungen direkt in das Produkt einfließen.SupplyOn Invoicing bietet Lieferanten die Möglichkeit, Rechnungen vor dem Versenden gegen verschiedene Qualitätskriterien prüfen zu lassen. Dies kann eine Prüfung gegen eine Purchase Order (PO) oder gegen kundenindividuelle Vorgaben sein. Damit erhalten Lieferanten die Gewissheit, dass ihre Rechnungen vom Kunden akzeptiert und zeitnah bezahlt werden. Zeitaufwändige Korrekturprozesse bleiben somit erspart. Bei Abweichungen können sie direkt mit ihrem Kunden kollaborieren und eine Lösung finden.Für Kunden ist SupplyOn Invoicing ein vorgelagertes Quality Gate, welches Rechnungen vorab prüft und ein gleichbleibend hohes Qualitätsniveau gewährleistet. Dies führt zu einer nahezu vollständigen Automatisierungsquote im Rechnungseingang. Somit stellt die für Frankreich geplante Lösungserweiterung sicher, dass SupplyOn Kunden auch in Zukunft alle Vorteile von Invoicing nutzen und den Service wie gewohnt verwenden können.Die zuletzt kommunizierte Verschiebung versetzt alle Unterhemen und Provider in die Lage, sich auf die Einführung vorzubereiten, vorausgesetzt sie nutzen die zusätzliche Zeit. Vor allem das im Jahr 2025 geplante Pilotprogramm gibt allen Beteiligten die Möglichkeit, ihre Prozesse und Systeme zu testen und Vertrauen in das neue System zu gewinnen. Große Unternehmen, die als erstes zur Umsetzung des CTC-Verfahrens verpflichtet werden, sollten die Verschiebung lediglich als sechsmonatigen Aufschub ansehen und den Start des Pilotprogramms Anfang 2025 als faktischen Starttermin betrachten. SupplyOn wird die weitere Entwicklung genau beobachten. Die gewonnene Zeit gibt SupplyOn die Möglichkeit, gemeinsam mit Kunden an der Vorbereitung der Systeme zu arbeiten.
