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Zertifikatsverwaltung mit künstlicher Intelligenz

Wie können Lieferanten durch Optical Charakter Recognition im Zertifikatsmanagement Zeit einsparen? Erzähl doch mal, Tim!
Wie können Lieferanten durch Optical Charakter Recognition im Zertifikatsmanagement Zeit einsparen? Erzähl doch mal, Tim!

Würde das Problem mit Rasern innerorts durch den Einsatz von autonomen, mit künstlicher Intelligenz fahrenden Fahrzeugen vollständig gelöst? Und wer haftet, wenn ein solches Fahrzeug einen Verkehrsunfall verursacht? Dient Gesichtserkennung auf öffentlichen Flächen der allgemeinen Sicherheit oder führt dies in einen Überwachungsstaat? Man muss nur die Medien verfolgen: das Thema “Künstliche Intelligenz (KI)” bewegt die Öffentlichkeit.

SupplyOn hat für die Zukunftstechnologie künstliche Intelligenz nun eine Anwendung umgesetzt, die die Frage nach dem Sinn oder Unsinn sehr klar beantwortet. Bei SupplyOn werden Benutzende durch die künstliche Intelligenz aktiv unterstützt, lästige Routineaufgaben vereinfacht und damit unnötige Arbeit eingespart. Wie sieht die neue SupplyOn-Anwendung aus?

SupplyOn Zertifikatsverwaltung kurz erklärt

Im SupplyOn Business Directory teilen liefernde Unternehmen ihre Unternehmenszertifikate, z.B. Umweltnormen wie ISO 14001 oder den weltweit führenden Qualitätsstandard ISO 9001, mit ihren Kunden. Die Zertifikate helfen den Kunden, qualifizierte Entscheidungen über geeignete Geschäftspartner zu treffen und alle Anforderungen der Compliance zu erfüllen.

Bisher war das Verwalten von Zertifikaten mit lästigem Mehraufwand verbunden. Nach dem Hochladen der Zertifikatsdateien musste der Lieferant Metadaten wie den Zertifikatstyp und die Gültigkeitsdaten des Zertifikats manuell eintragen. Dabei unterstützt SupplyOn nun mit künstlicher Intelligenz.

Künstliche Intelligenz im Einsatz

Weil die hochgeladenen Zertifikatsdateien sich erheblich unterscheiden können, sowohl in ihrer optischen Erscheinungsform als auch inhaltlich, werkelt bei SupplyOn eine eigens für diesen Zweck trainierte künstliche Intelligenz. Diese ermittelt den Zertifikatstyp (z.B. ISO 9001) und extrahiert selbstständig für den jeweiligen Typ die relevanten Metadaten – und das in mehreren Sprachen.

Einsatz der künstlichen Intelligenz im SupplyOn Business Directory
Einsatz der künstlichen Intelligenz im SupplyOn Business Directory

Für das Training der künstlichen Intelligenz ist bei SupplyOn der Working Student Tim Cremer verantwortlich. Hier ein kurzes Interview mit ihm.

Tim Cremer

Training der künstlichen Intelligenz – ein Interview

Wolfgang: Hallo Tim, wie bist du zu SupplyOn gekommen?

Tim: Hallo Wolfgang, ich studiere Wirtschaftsinformatik an der Technischen Universität in München. SupplyOn kannte ich bereits von einem Vortrag an der Universität. Seit Mai 2021 bin ich nun Working Student bei SupplyOn.

Wolfgang: Was ist dein Aufgabenbereich bei SupplyOn?

Tim: Ich habe im Produktbereich zuerst in verschiedenen Projekten unterstützt und Dokumentationen geschrieben. Die Mitarbeit an der SupplyOn-internen AI-Initiative, das Training der künstlichen Intelligenz in der Zertifikatsverwaltung und die notwendigen Recherchen dazu sind Highlights, für die ich das Know-how aus meinem Studiengang direkt einbringen konnte.

Wolfgang: Was kann die SupplyOn-KI?

Tim: Wenn der Lieferant ein Zertifikatsdokument hochlädt, wird es zuerst per “Optical Character Recognition” (OCR) in einzelne Textfelder aufgeteilt. Das kannst du dir wie einen Scanner vorstellen. Die KI schaut sich das Dokument als Bild an und versucht, einzelne Textabschnitte zu erkennen. In jedem erkannten Textabschnitt schreibt der Computer dann die darin enthaltenen Wörter als Text heraus.

Dann habe ich mir jeden dieser Textabschnitte angeschaut und die Texte den Metadaten des Dokuments (z.B. Gültigkeitsdaten des Zertifikats) zugeordnet. Mit diesen Angaben habe ich anschließend die künstliche Intelligenz trainiert.

Was KI leistet: unterschiedliche Zertifikate vom Typ "ISO 9001", ein Inhalt
Was KI leistet: unterschiedliche Zertifikate vom Typ “ISO 9001”, ein Inhalt

Wolfgang: Was hast du benötigt, um die künstliche Intelligenz zu trainieren? Wie funktioniert das Training? Und wie lange dauert das überhaupt?

Tim: In Handarbeit habe ich zu jedem Zertifikat Dokumente in den unterstützen Sprachen hochgeladen und die Zuordnungen der Texte zu den Metadaten vorgenommen, insgesamt waren das um die 1.500 Dokumente. Das war eine sehr umfangreiche Aufgabe. Sie hat auch ziemlich viel Zeit und Konzentration in Anspruch genommen. Anhand dieser Trainingsdaten kann die künstliche Intelligenz die Strukturen in den hochgeladenen Zertifikats-Daten interpretieren. Dabei berücksichtigt sie die Position eines Textblocks und auch andere Aspekte wie den Inhalt.

Macht man das mit genügend vielen Dokumenten, ist die künstliche Intelligenz danach in der Lage, Vorhersagen zu treffen. Zum Beispiel, was der Inhalt ist und was er im Zusammenhang bedeutet, z.B. ob eine Zahlenfolge das Enddatum der Gültigkeit des Zertifikatsdokuments ist. Zu jeder Vorhersage errechnet die KI eine Wahrscheinlichkeit. Ab einer bestimmten Wahrscheinlichkeit können wir davon ausgehen, dass die Vorhersage richtig ist. Dann schlägt die künstliche Intelligenz dem Lieferanten diese Daten als einen vorausgefüllten Metadaten-Eintrag in seinen Zertifikatsdaten vor. Ist die von der KI festgestellte Wahrscheinlichkeit zu gering, müssen die fehlenden Daten händisch eingegeben werden. So vermeiden wir fehlerhafte Einträge.

Wolfgang Schmetterer

Wolfgang: Würdest du zustimmen: Künstliche Intelligenzen im B2B sind effektiv?

Tim: Ja, denn durch den Einsatz der SupplyOn-KI spart sich das liefernde Unternehmen beim Hochladen seiner aktuellen Zertifikate geschätzt 80% der Zeit im Vergleich zum herkömmlichen Prozess, bei dem alle Metadaten selbst und ohne Unterstützung durch künstliche Intelligenz eingegeben werden müssen. Außerdem profitieren auch alle einkaufenden Unternehmen von der höheren Qualität der Zertifikatsdaten bei SupplyOn. Bisher musste der Kunde zum Beispiel die Gültigkeit der Zertifikate manuell prüfen – diese umständliche Aufgabe fällt bei der neuen Zertifikatsverwaltung weg. Ich denke, die Nutzung von künstlichen Intelligenzen bei SupplyOn kann zukünftig noch mehr Erleichterungen und Vereinfachungen bringen und die Benutzer in ihrer täglichen Arbeit unterstützen.

Wolfgang: Danke für das Gespräch und für die Einsichten aus deiner KI-Werkstatt, Tim.

 

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