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Projektmanagement in der Entwicklung

Mehr Transparenz und bis zu 40 Prozent Zeitersparnis bei administrativen Aufgaben

Excel ist heute immer noch ein beliebtes Tool im Projektmanagement. Dabei ist es insbesondere bei komplexen Entwicklungsprojekten mit externen Partnern mit Excel unmöglich, für alle Beteiligten eine gemeinsame Sicht auf den Projektverlauf zu schaffen: Liegt jedes Projektmitglied im Zeitplan? Arbeiten alle mit der aktuellen Version des Projektplans? Das ist nur zu schaffen, wenn gemeinsam in einem zentralen System gearbeitet wird, in dem alle relevanten Informationen und Dokumente des Entwicklungsprojektes zusammenlaufen.

Die Herausforderung

Ein großer Tier-1-Automobilzulieferer stand vor der Herausforderung, für Entwicklungsprojekte konzernweit einen einheitlichen Prozess einzuführen, um hohe Qualitätsstandards sicherzustellen. Der bis dahin gelebte Prozess zur Qualitätsvorausplanung basierte zwar auf der standardisierten APQP-Methodik (Advance Product Quality Planning), war jedoch in Excel abgebildet, was zu zahlreichen Problemen führte: 

  • Projektdokumente waren nicht strukturiert, für alle Beteiligten zugänglich abgelegt
  • Es wurde an unterschiedlichen Versionsständen der Projektdokumente gearbeitet
  • Abgabetermine ließen sich nicht transparent verfolgen
  • Auch für die Lieferanten war es intransparent und aufwendig, insbesondere, wenn sie mit unterschiedlichen Excel-Templates aus verschiedenen Werken arbeiten mussten

Darüber hinaus war der administrative Aufwand extrem hoch. Projektleiter, die zahlreiche Projekte parallel betreuten, taten sich schwer, den Überblick zu behalten: Wo stehen meine Projekte? Läuft eines meiner Projekte aus dem Ruder? Um diese Fragen zu beantworten, mussten Projektleiter oft eine Vielzahl von Excel-Listen und Projektplänen durchsuchen. 

Die Lösung von SupplyOn

Für dieses Problem bietet Supply eine webbasierte APQP-Lösung: Sie ermöglicht es, Projektpläne und –dokumente zentral und für alle Beteiligten zugänglich zu pflegen. Damit haben alle an einem Entwicklungsprojekt beteiligten Personen – sowohl intern als auch extern –  Zugriff auf den jeweils aktuellen Stand des Projekts und die aktuellen dazugehörigen Dokumente. 

Die Lösung unterstützt den Projektleiter optimal, ermöglicht ihm jederzeit ein transparentes Bild des Projektverlaufs, erinnert ihn automatisch an Termine und befreit ihn weitgehend von administrativen Aufgaben.

Auf Basis von standardisierten Template stellt das Tool konzernweit sicher, dass jedes Entwicklungsprojekt unabhängig vom Standort eine einheitliche Struktur aufweist. Außerdem bietet das Tool die Möglichkeit eines umfassenden Reportings, das dem Management jederzeit einen schnellen Überblick über alle aktuell laufenden Projekte und deren Fortschritt gibt. 

Details zum Projekt

Im ersten Schritt der Einführung des webbasierten APQP-Prozesses wurden gemeinsam mit den Fachabteilungen für Mechanik- und Elektronik-Bauteile je drei Templates definiert. Diese drei Templates sind unterschiedlich umfangreich – basic, standard und extended – und kommen abhängig vom Risiko eines Projekts, von der Erfahrung mit dem Entwicklungspartner und von der Komplexität und Kritikalität des Bauteils zum Einsatz. 

Nach einer Pilotphase, in der der neue Online-Prozess anhand der definierten Templates getestet wurde, startete der globale Rollout, bei dem sukzessive rund 70 Standorte mit über 1.000 internen Benutzern sowie mehreren hundert Lieferanten angebunden wurden.

Parallel zum Rollout wurden mehrere Backend-Systeme an SupplyOn angebunden. Dank der Backend-Integration lassen sich Entwicklungsprojekte einfach und schnell anlegen. Sobald ein Bauteil freigegeben ist, werden Daten wie Bauteilnummer, Materialidentifikationsnummer, Warenklasse und Meilensteine automatisiert aus dem Backend in das Projekttemplate übernommen. Im laufenden Projekt ermöglicht die Backend-Anbindung ein umfassendes Business-Warehouse-Reporting, bei dem mehrere Ebenen abgebildet und Projekte in einem Übersichtsreport zusammengefasst werden können. Die automatisierte Archivierung stellt sicher, dass die Projektdaten strukturiert abgelegt werden und auch nach Jahren einfach wieder aufgefunden werden können. 

Die Projektdaten fließen automatisiert in eine Balanced Scorecard ein, was für die Bewertung von Projekten und die Optimierung von Entwicklungsprozessen wichtige Erkenntnisse liefert.  

Die Vorteile auf einen Blick

  • Der administrative Aufwand von Entwicklungsprojekten reduziert sich erheblich – um bis zu 40 Prozent!
  • Der gesamte Prozess vom Start eines Projekts über seine Verfolgung bis hin zur Archivierung ist automatisiert: Nicht wertstiftende Tätigkeiten – Anlegen eines Projekts, Verfolgen von Meilensteinen, Abgleich des Projektstands, etc. – erledigt das System.
  • Engpässe in Entwicklungsprojekten werden erkannt bevor sie zum Problem werden. Das wirkt sich positiv auf ppm-Zahlen aus, Reklamationen und Sonderfreigaben sinken.
  • Das Management hat mit einem Klick Transparenz über den aktuellen Stand laufender Entwicklungsprojekte