In sechs Schritten zur Tax Compliance

Stellt Ihre Lösung für B2B-Transaktionen auch wirklich sicher, dass Ihre elektronischen Rechnungen immer und überall steuerlich korrekt sind?

Die Steuergesetzgebung ändert sich ständig

Um die steuerlichen Anforderungen mehrerer Länder zu erfüllen, muss eine E-Business-Lösung auf ständige Veränderungen reagieren können. Wie kann ein Unternehmen sonst effizient mit dem Tsunami an immer neuen Kontrollvorschriften durch die Regierungen umgehen? Ich vergleiche manchmal scherzhaft Steueranforderungen mit Computerviren – auch wenn Regierungen natürlich keine böswilligen Akteure sind. Aber dieses Bild hilft Unternehmen zu verstehen, dass sie eine ähnliche Antwort auf kontinuierliche Veränderungen benötigen.

E-Invoicing ist mehr als andere Bereichen von Änderungen betroffen

Der Grundsatz beständiger Änderungen in der Steuergesetzgebung schadet E-Invoicing mehr als anderen Prozessen. Der Grund:

– Bei der elektronischen Rechnungsstellung handelt es sich in erster Linie um indirekte oder transaktionsbasierte Steuern – die Mehrwertsteuer (MwSt.) ist hier zweifellos an erster Stelle zu nennen. Wie wir alle wissen, sind diese Steuern ein relativ flexibles Instrument im Werkzeugkasten der Fiskalpolitik, um bestimmte politische Ziele zu erreichen. (Einfaches Beispiel: Schlechter Sommer? Dann senken wir doch die Mehrwertsteuer auf typische Sommerverbrauchsgüter, etwa um den Tourismussektor zu entlasten.)

– Da es sich hierbei um „Transaktionssteuern“ handelt, diese sehr anfällig durch Neuerungen in den Geschäftsprozessen. Die Mehrwertsteuer macht die Unternehmen im Grunde genommen zu Steuereintreibern. Damit dies allerdings funktioniert, müssen die Regierungen ständig dafür sorgen, dass die Kernmechanismen innerhalb der Mehrwertsteuer an die Wirtschaft angepasst werden. In diesem Sinne hat die IT-Revolution die Anforderungen an die Mehrwertsteuer enorm verschärft und beschleunigt – zunächst um einen geordneten Übergang zu gewährleisten, ohne dabei die ohnehin schon schwankende ‚Steuerlücke‘ zu vergrößern. Und heute durch die Einführung spezieller technologischer Kontrollmechanismen um die Steuereinnahmen zu erhöhen.

Den Wandel systematisch angehen

Änderungen bei der Steuerkonformität (Tax Compliance) sind ein systeminhärentes Problem. Deshalb muss auch die Einhaltung der Tax Compliance systematisch angegangen werden. Es gibt 6 Phasen zur Sicherstellung von Compliance:

1. Anforderungen überwachen. Das ist die Basis. Ohne eine regelmäßige Anpassungen an sich verändernde gesetzlichen Vorgaben, sind Sie in kürzester Zeit nicht mehr compliant.
2. Interpretieren. Das ist der schwierigste Teil. Oft sind Gesetze vage formuliert und Berater schnell mit möglichen Interpretationen zur Stelle, für die sie meistens jedoch keine Verantwortung übernehmen wollen, wenn es um die konkrete Umsetzung in reale Prozesse geht.
3. Systeme und Prozesse anpassen. Ob Sie nun Ihre Technologie selbst betreiben oder Prozesse an einen Dienstleister ausgelagert haben, gilt: Sobald Sie sich für die passendste Interpretation einer neuen gesetzlichen Anforderung entschieden haben, benötigen Sie entsprechende Ressourcen und Change-Management-Prozesse, um rechtzeitig die notwendigen Änderungen vornehmen zu können.
4. Testen. Funktioniert es – auch in negativen Fällen? Ist es gut dokumentiert? Vergessen Sie nicht, dass ein regelkonformer Prozess notwendig, aber nicht ausreichend ist: Sie müssen auch nachweisen können, was Sie getan haben. Das Ganze manchmal länger als ein Jahrzehnt.
5. Im Produktionssystemen implementieren. (Ich lasse die Details eines stufenweisen Deployments hier der Einfachheit halber weg).
6. Überprüfen. Wenn Sie die Systeme und Prozesse nicht selbst betreiben, sollten Sie sich nach einem entsprechenden Audit- oder Sicherheits-Framework eines Drittanbieters umsehen.

Dann beginnt wieder alles bei 1.

Wie Sie sehen, ist die Compliance einer Lösung außerhalb des eigenen Einflussbereichs nicht nur uninteressant, sondern in vielen Fällen auch gefährlich. Viel besser ist es hingegen, einen Prozess mit integrierter Compliance-Pflege zu nutzen, der in etwa 75 % der Zeit funktioniert, als eine Lösung einzurichten, die bei der Auslieferung zu 100 % konform ist und keinerlei Compliance-Anpassung vorsieht. Deshalb sollten Sie Ihren Dienstleister fragen, ob er Sie mit einer systematischen Lösung für die Einhaltung der E-Invoicing-Compliance unterstützen kann. So bleibt Ihre internationale Supply Chain steuerlich immer und überall ‚tax compliant‘ – ohne dass Sie immer wieder erneut enorme Summen darin investieren müssen.

Wollen Sie noch mehr darüber erfahren, wie Sie weltweit Tax Compliance sicherstellen können? Dann sollten Sie sich das Video vom SupplyOn Business Lunch E-Invoicing anschauen (auf Englisch):

Über TrustWeaver:

TrustWeaver bietet einen umfassenden Cloud-basierten Compliance-Service für elektronische Rechnungen und andere rechtlich wichtige Dokumente in mehr als 50 Ländern an. Als Partner von SupplyOn stellt Trustweaver sicher, dass alle Transaktionen den internationalen Vorschriften für B2B-Prozesse entsprechen – egal wie schnell diese sich ändern.