Einkaufsprozesse über SupplyOn Sourcing: So einfach wie möglich, so komplex wie nötig

Was nützt ein Sourcing-Tool, das zwar im Prinzip alle denkbaren Einkaufsprozesse abdeckt, in seiner Handhabung jedoch so kompliziert ist, dass es nicht von allen Einkäufern genutzt wird – sei es, weil der Schulungsaufwand zu hoch ist oder weil selbst geschulte Einkäufer bald nicht mehr wissen, wie sich das Tool bedienen lässt? 

Erst durch die unternehmensweite Nutzung eines Sourcing-Tools können Einkaufsprozesse standardisiert, Compliance-Richtlinien im Einkauf eingehalten und die Effizienz einer Einkaufsorganisation gesteigert werden. Deshalb lautet die Devise von SupplyOn: So einfach wie möglich, so komplex wie nötig.

Ein global agierender Anlagenbauer hat mit SupplyOn Sourcing ein Tool gefunden, das genau diejenigen Funktionalitäten abdeckt, auf die es ankommt, und verzeichnet damit Erfolge im globalen Rollout.

Sourcing: Herausforderungen einer globalen Einkaufsorganisation

Ein weltweit agierender Anlagenbauer hatte sich zum Ziel gesetzt, die Prozesse im Einkauf durch die Einführung eines Sourcing-Tools konzernweit zu standardisieren und zu optimieren. Die Soll-Prozesse wurden von der Zentrale definiert und sollten in der globalen Einkauforganisation des Unternehmens ausgerollt werden. Ziel war es, alle Anfrageprozesse (Request for Information, Proposal und Quotation) über ein zentrales System abzuwickeln um die Effizienz und Transparenz der Einkaufsorganisation zu erhöhen.

Mehrere Sourcing-Tools wurden getestet, führten aber nicht zum gewünschten Ergebnis. Zum einen, weil sie so kompliziert in der Handhabung waren, dass viele Einkäufer es weder nutzen konnten noch wollten, zum anderen, weil wichtige Funktionalitäten fehlten und komplexe Anfragen nicht sinnvoll abbildbar waren. So war es zum Beispiel nicht möglich, Dateien mit einer Größe von über 10 MB anzuhängen oder eine Anfrage mit zahlreichen Positionen als Excel-Tabelle hochzuladen.

Beides ist jedoch gerade im Anlagenbau wichtig, da meist komplexe Teile angefragt werden, denen umfangreiche Zeichnungen und Stücklisten zugrunde liegen. Eine Backend-Integration wäre zwar theoretisch machbar gewesen, jedoch mit einem so großen Aufwand verbunden, dass darauf verzichtet wurde. In der Konsequenz wurde das Tool nur von einem kleinen Kreis genutzt und somit das Ziel konzernweit einheitlicher Einkaufsprozesse verfehlt.

Die Sourcing-Lösung von SupplyOn

Nach der Devise ‚So einfach wie möglich, so komplex wie nötig‘ sind Angebotsanfragen bei SupplyOn Sourcing auf das Wesentliche reduziert, übersichtlich und einfach zu erstellen. Für unterschiedliche Anfragentypen können mit geringem Aufwand individuelle Vorlagen bereitgestellt werden, wie zum Beispiel eine einfach strukturierte Vorlage für Anfragen von indirektem Material sowie eine Vorlage mit Stücklistenstruktur für Anfragen von Produktionsmaterial. Die Vorlagen sind übersichtlich, enthalten jedoch alle Felder, die für den jeweiligen Anfragetyp erforderlich sind.

Da es für Dateianhänge quasi keine Beschränkungen gibt, können selbst sehr umfangreiche Konstruktionszeichnungen an eine Anfrage angehängt werden. Stücklisten oder ähnliches lassen sich einfach aus einer Excel-Datei hochladen.

Die Möglichkeit der Backend-Integration vereinfacht das Arbeiten für den Einkäufer zusätzlich, da Stammdaten und Dokumente aus internen Systemen automatisiert übernommen werden. Die Integration ist für den Anlagenbauer sehr attraktiv, da ein großer Teil der angefragten Komponenten zeichnungsgebunden und kundenindividuell ist.

Einer einmonatigen Proof-of-Concept-Phase folgte ein dreitägiger Workshop, in dem SupplyOn gemeinsam mit ausgewählten Einkäufern drei Vorlagen für die Anfragetypen „Direktes Material“, „Indirektes Material“ und „Transportdienstleistungen“ erarbeitete. Hier flossen das Prozess-Know-how und die Erkenntnisse von anderen Best-Practice-Projekten mit ein. So war die klare Empfehlung von SupplyOn, die Komplexität auf ein Minimum zu reduzieren, um einfache, handhabbare Vorlagen zu generieren.

Vorteile der SupplyOn Sourcing-Lösung auf einen Blick

• Optimierte, einheitliche Prozesse für Anfragen (Request for Information, Request for Proposal, Request for Quotation), die von der gesamten Einkaufsorganisation weltweit genutzt werden
• Zeitersparnis bei der Erstellung von Anfragen aufgrund von diversen Vorlagen, die für die jeweiligen Anfragetypen maßgeschneidert sind
• Zeitersparnis beim Vergleich von Angeboten aufgrund von umfassenden, komfortablen Auswertungsfunktionalitäten
• Weiteres Einsparpotenzial durch eine geplante Backend-Integration mit der automatisierten Übernahme von Stammdaten und technischen Dokumenten aus dem internen SAP-System
• Zeit- und Kostenersparnis aufgrund eines durchgängig integrierten Prozesses über ein System: vom strategischen Einkauf über die operative Beschaffung bis hin zum Transportmanagement