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A computer screen displays an invoice management dashboard with a list of documents, statuses, and approval options in a blue and white user interface.
  • Rechnungsstatus

Einheitliche Sicht auf den Status jeder Rechnung – für beide Seiten

SupplyOn sorgt für Transparenz hinsichtlich des Bearbeitungsstatus von Rechnungen für beide Seiten: Lieferanten und Kreditorenbuchhaltung. Self-Service-Funktionen für Lieferanten ermöglichen den Zugriff auf den Bearbeitungsstatus von Rechnungen aus unterschiedlichen Quellen. Damit reduziert sich das Anfrageaufkommen in der Kreditorenbuchhaltung erheblich, die Kommunikation verbessert sich und Fragen zur Rechnungsbearbeiung können schneller beantwortet werden.

Die Herausforderung

Anfragen zum Rechnungsstatus steigen, wenn Lieferanten nach der Rechnungsstellung keine Transparenz haben

Viele Finanzabteilungen haben den Rechnungseingang digitalisiert – nicht jedoch den weiteren Prozess. Lieferanten fehlt nach der Rechnungstellung die Transparenz: Sie wissen nicht, ob die Rechnung eingegangen, geprüft, abgelehnt, zurückgestellt, gebucht, genehmigt oder bezahlt wurde. Die Folge: Kreditorenteams bearbeiten eine Vielzahl an Statusanfragen, Mahnrückfragen und Klärungs-E-Mails – oft über verschiedene Eingangskanäle und Systeme hinweg, mit uneinheitlicher Statuslogik. SupplyOn macht den Status der Rechnungsbearbeiung in einem Self-Service-Prozess transparent – sodass Lieferanten Informationen selbst einsehen können und sich die Kreditorenbuchhaltung auf echte Problmfälle konzentrieren kann.

Statusanfragen direkt an der Quelle reduzieren

Lieferanten erhalten direkten Einblick in den Fortschritt ihrer Rechnungen, anstatt dass Kreditorenteams wiederholt manuell Statusauskünfte geben müssen.

Einheitlicher Status über mehrere Eingangskanäle

Transparenz über Rechnungen aus unterschiedlichen Quellen – z. B. SCC, AirSupply, Portale, E-Mail-basierte Prozesse oder importierte externe Rechnungen – wird zentral gebündelt.

Präzisere Bearbeitung von Ausnahmen

Es wird klar ersichtlich, ob eine Rechnung regulär verarbeitet wird oder ob Klärungsbedarf, Genehmigung, Ablehnung oder Nachverfolgung erforderlich ist.

Bessere Kommunikation ohne zusätzlichen Aufwand

Strukturierte Anfragen und Statuszugriffe ersetzen unstrukturierte E-Mail-Kommunikation, Einzelanrufe oder lokale Abstimmungsschleifen.

Die Lösung

Rechnungsstatus als strukturierter Self-Service-Prozess

SupplyOn versteht Rechnungsstatus nicht als reine Anzeige, sondern als zentrale Kommunikationsschicht zwischen Lieferanten und Kreditorenbuchhaltung. Anstatt Lieferanten nach der Einreichung im Unklaren zu lassen, erhalten sie kontrollierten Zugriff auf Statusinformationen, strukturierte Möglichkeiten zur Klärung und eine konsolidierte Sicht über alle Rechnungseingänge hinweg – in einer integrierten Finanzumgebung.

Self-Service-Transparenz für Lieferanten

SupplyOn bietet Lieferanten Einblick in den Status ihrer Rechnungen nach der Einreichung. So wird klar, ob sich die Rechnung noch in der Prüfung befindet, bereits verarbeitet wird oder weiter im Workflow fortgeschritten ist. Das ist entscheidend, da die meisten Anfragen keine komplexen Probleme betreffen, sondern einfache Transparenzbedürfnisse darstellen, die keine manuelle Bearbeitung durch die Kreditorenbuchhaltung erfordern sollten.

Kernfunktionen
  • Übersicht über gestellte Rechnungen auf Lieferantenseite
  • Einblick in den Bearbeitungsstatus beim Kunden
  • Strukturierte Rechnungslisten mit Filter- und Suchfunktionen
  • Transparente Statusanzeige ohne manuelle Rückmeldung durch die Kreditorenbuchhaltung
  • Direkter Self-Service-Zugriff im Rechnungsumfeld
Mehrwert
  • Weniger wiederkehrende Statusanfragen an die Kreditorenbuchhaltung
  • Höheres Vertrauen der Lieferanten nach Rechnungsstellung
  • Schnellere Verfügbarkeit relevanter Statusinformationen
  • Geringerer manueller Aufwand für Finance- und Shared-Service-Teams
A man sits at a desk in an office, working on a desktop computer displaying a database or management software interface.
A person sits at a desk in an office, using a desktop computer displaying a business management software interface.

Öffentlicher Statuszugang und kanalübergreifende Transparenz

Status-Transparenz entfaltet ihren größten Nutzen, wenn sie alle relevanten Lieferanten erreicht – nicht nur vollständig integrierte Partner. SupplyOn ermöglicht einen öffentlichen Zugriff auf Rechnungsstatus und konsolidiert gleichzeitig Informationen aus unterschiedlichen Quellen, auch wenn Rechnungen nicht über den vollständigen SupplyOn-Prozess gestellt wurden. Für globale Kreditorenteams ist das entscheidend: Statusanfragen hängen nicht vom Eingangskanal ab – Lieferanten erwarten eine konsistente, verlässliche Auskunft.

Kernfunktionen
  • Öffentlicher Zugriff auf Rechnungsstatus anhand von Referenzdaten
  • Transparenz für Lieferanten ohne vollständige Systemintegration
  • Konsolidierte Statussicht über verschiedene Rechnungseingangskanäle
  • Unterstützung durch Import externer Rechnungsstatusinformationen
Mehrwert
  • Erweiterte Abdeckung der Statussichtbarkeit über alle Lieferanten hinweg
  • Reduziertes Anfragevolumen bei heterogenen Lieferantenstrukturen
  • Konsistente Finanzkommunikation über alle Kanäle
  • Transparenz zwischen Rechnungseingang und Statusinformation

Strukturierte Klärungsprozesse und Steuerung von Ausnahmen

Statussichtbarkeit allein reicht nicht in jedem Fall aus. Bei spezifischen Rückfragen – etwa zu Ablehnungen, Verzögerungen, Mahnungen oder Klärungen – unterstützt SupplyOn strukturierte Anfragen, sodass diese nicht in unkontrollierten E-Mail-Prozessen verloren gehen. Gleichzeitig behalten Finanzteams die Kontrolle über alle Vorgänge über eine zentrale Übersicht auf Seiten der Kreditorenbuchhaltung. Standardfälle bleiben im Self-Service, während echte Ausnahmen gezielt und strukturiert bearbeitet werden.

Kernfunktionen
  • Strukturierte Bearbeitung von rechnungsbezogenen Anfragen
  • Unterstützung konkreter Rechnungsreferenzen oder allgemeiner Fragen
  • Transparenz für Kreditorenteams über offene Klärungen und Nachverfolgung
  • Gesteuerte Weiterleitung von Ausnahmen statt unstrukturierter Kommunikation
  • Klare Trennung zwischen Standardanfragen und echten Problemfällen
Mehrwert
  • Höhere Qualität in der Kommunikation zwischen Lieferanten und Finance
  • Weniger Aufwand durch E-Mails und Supportanfragen
  • Schnellere Klärung tatsächlicher Problemfälle
  • Effizienterer Einsatz von Ressourcen in der Kreditorenbuchhaltung
Several people work at computer desks in a modern office with large windows; two colleagues are discussing data displayed on dual monitors.

Relevanter ROI für transparente Rechnungsprozesse

Die größten Mehrwerte entstehen durch die Reduzierung von Statusanfragen, erhöhte Self-Service-Transparenz und eine einheitliche Kommunikationsstruktur über alle Rechnungskanäle hinweg.

bis zu 7-stellig

jährliches Einsparpotenzial durch die Reduzierung von Statusanfragen über öffentlichen Statuszugang

Geringerer Supportaufwand in der Kreditorenbuchhaltung

da Lieferanten Standardinformationen selbst abrufen können

Höhere Transparenz für Lieferanten

durch direkten Zugriff auf Plattform- und Bearbeitungsstatus

Breitere Lieferantenabdeckung

durch öffentlichen Zugriff und Integration externer Statusinformationen

Effizientere Bearbeitung von Ausnahmen

durch klare Trennung von Standardanfragen und echten Problemen

Weniger Statusanfragen. Bessere Kommunikation. Mehr Kapazität für echte Problemfälle.

Häufig gestellte Fragen

Der Rechnungsstatus in SupplyOn ist die zentrale Transparenzschicht für den Fortschritt von Rechnungen nach der Einreichung – für Lieferanten und Finanzteams. Er reduziert wiederkehrende Anfragen und schafft Klarheit über den Bearbeitungsstand.

Lieferanten sehen sowohl den Plattformstatus als auch den Bearbeitungsstatus beim Kunden – deutlich detaillierter als eine reine Eingangsbestätigung.

Der Rechnungsprozess umfasst Empfang, Prüfung und Verarbeitung. Der Rechnungsstatus fokussiert sich auf die Transparenz danach – also darauf, was mit der Rechnung im weiteren Verlauf passiert.

Ja. SupplyOn ermöglicht Self-Service-Zugriff, sodass Lieferanten den Status direkt einsehen können, ohne die Kreditorenbuchhaltung kontaktieren zu müssen.

Nein. Auch ein öffentlicher Zugriff auf den Rechnungsstatus ist möglich, sodass ein breiterer Lieferantenkreis eingebunden werden kann.

Lieferanten können den Bearbeitungsstatus ihrer Rechnungen über Referenzdaten wie Rechnungsnummer, Betrag oder Datum abrufen – ohne vollständige Systemintegration.

Schaffen Sie Transparenz, bevor Ihr Team im Anfragevolumen untergeht

Verbinden Sie Self-Service-Zugriff für Lieferanten, öffentlichen Statuszugang, kanalübergreifende Transparenz und strukturierte Klärungsprozesse in einem integrierten Ansatz. So reduzieren Sie Anfragen, verbessern die Kommunikation und entlasten Ihre Kreditorenbuchhaltung nachhaltig.

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