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7. April 2020

Die Entwicklungsteams planen die nächsten sechs Sprints – und keiner kommt

Passende Themen: agile Organisation, agile organization, Lace Team, Lace Team, SAFe, SAFe

Alles remote: In Zeiten sozialer Distanzierung ist es nicht mehr möglich, knapp 150 Teilnehmer aus ganz Europa an einem physischen Ort zu einem zweitägigen PI Planning zu versammeln
Alles remote: In Zeiten sozialer Distanzierung ist es nicht mehr möglich, knapp 150 Teilnehmer aus ganz Europa an einem physischen Ort zu einem zweitägigen PI Planning zu versammeln

Oder besser gesagt, keiner durfte kommen. Die Beschränkungen zur Eindämmung des Corona-Virus haben auch SupplyOn und seine Softwarepartner fest im Griff.

Alles digital

Schon Ende Februar wurde klar, ein PI Planning (PI = Program Increment) wie die letzten vier im Jahr 2019 wird nicht mehr möglich sein. Dass alle physisch zusammen kommen birgt ein zu großes Ansteckungsrisiko. Und mit den inzwischen in Kraft getretenen Beschränkungen wäre ein solches Treffen gar nicht möglich – gut, dass wir uns in den letzten Wochen auf ein PI-Planning mit digitalen Kommunikationswegen vorbereitet haben.

Hotelzimmer, Reisen, Konferenzzentrum, alles wurde storniert. Und wir haben intensiv überlegt, wie wir Papier ersetzen. Im PI Planning ist es normalerweise wegen der leichten Änderbarkeit und Präsentationsfähigkeit im Veranstaltungsraum üblich Haftnotizen auf Boards zu nutzen. Wir haben uns schnell entschieden, auf die bei SupplyOn eingeführten digitalen Werkzeuge Atlassian Jira und Confluence sowie Microsoft Skype und Teams zu setzen. Diese kennt jeder und alle Sicherheitsrichtlinien sind geklärt.

Alles neu

Das PI Planning naht. 2 Wochen vorher steht wie üblich fest, was so ungefähr alles in den nächsten drei Wochen umzusetzen ist. Aber dann:

Am Vortag des PI Plannings – große Hektik bei den Product Managern, den Product Ownern und den Teams sowie den Business Ownern. Änderungen – Kundenprioritäten haben sich wegen Corona verschoben – Themen raus, neue Schwerpunkte rein, Richtungsentscheidungen, Abwägungen. Doppelte Bewährungsprobe für die nächsten beiden Tage im PI-Planning: deutliche Änderungen an den Schwerpunkten und kein Treffen mit über 100 Teilnehmern im Konferenzzentrum – sondern rein remote.

Letzte Anpassungen an Jira-Filtern und Confluence-Templates. Eröffnungsvortrag nochmal mit den Business Ownern durchspielen (wo muss wer wann klicken) und das PI Planning am nächsten Tag kann beginnen.

Startschuss für das erste virtuelle PI Planning

So sah es früher aus: alle kommen zum PI Planning vor Ort zusammen
So sah es früher aus: alle kommen zum PI Planning vor Ort zusammen

Also, das PI Planning startet remote. Jeder ist im Homeoffice – bei SupplyOn und bei den Softwarepartnern.

Dr. Stefan Brandner, Mitglied des Vorstands der SupplyOn Gruppe, beginnt den Eröffnungsvortrag und geht auf die aktuellen Herausforderungen und die Maßnahmen bei SupplyOn ein.

Schon sehr frühzeitig hat SupplyOn Vorsichtsmaßnahmen ergriffen, zeigt Stefan Brandner
Schon sehr frühzeitig hat SupplyOn Vorsichtsmaßnahmen für die Corona-Krise ergriffen, zeigt Stefan Brandner

Es schließen sich die Business Owner an, um den detaillierteren Business Context für die Veranstaltung zu setzen. Kurze Rückfragen im Chat können von den Product Managern schnell geklärt werden.

Bevor die Team-Breakouts starten, erläutert der Release Train Engineer (RTE) Martin Hautsch den Ablauf der folgenden zwei Tage, den die meisten Teilnehmer ja aus dem letzten Jahr grundsätzlich kennen. Dabei geht er insbesondere auf die Änderungen im Kontext eines Remote-PI-Plannings ein.

Das Skype-Meeting des Eröffnungsvortrags bleibt den ganzen Tag offen. Es ist für Ansagen des RTE vorgesehen, wie den Countdown zum Start neuer Punkte der Agenda. Prima, wie von den Teilnehmern so diszipliniert mit dem Chat umgegangen wird. Obwohl er die ganzen beiden Tage über offen ist, ist er keine Ablenkung, sondern eine hilfreiche Lenkung.

Teamarbeit remote

Die Teams ziehen sich nun in die Team Breakouts zurück, um weitere Features in User Stories herunterzubrechen und diese in die sechs Sprints der kommenden PI einzuplanen.

Some of our nearly 150 participants collaborating remotely during the PI Planning
Some of our nearly 150 participants collaborating remotely during the PI Planning

Ab 15:30 Uhr stoßen die Business Owner und alle anderen Interessierten in die Skype-Sessions der Teams dazu, damit die Teams im Draft Plan Review ihren Zwischenstand der Planung vorstellen. Risiken werden diskutiert und Management Decisions, die ab 17 Uhr zu treffen sind, vorbereitet.

Hier zeigt sich, dass im Unterschied zu den PI Plannings im Konferenzzentrum, die Zeit pro Team knapp ist, da weniger Vordiskussionen geführt wurden. Mit dem Business Owner im Raum vorher ins Gespräch zu kommen ist einfacher als ihn anzurufen – vor allem, wenn man die konkrete Frage gar nicht kennt, weil diese sich meist erst während des gemeinsamen Gesprächs ergibt.

Der erste Tag geht zu Ende. Um 17 Uhr kommt das Management mit den Product Managern zusammen um Entscheidungen für die Teams zu treffen, damit diese am nächsten Tag auf dieser Basis ihre Planung fertigstellen können.

Tag 2

Am 2. Tag geht es pünktlich um 9 Uhr im zentralen Skype-Meeting mit der Vorstellung der Planning Adjustments, also der Management-Entscheidungen, durch die Product Manager weiter. Es schließen sich Team Breakouts zur Fertigstellung der Pläne an.

Auf unserer virtuellen Feedback Wall haben wir jede Menge positive Rückmeldungen erhalten - und viele hilfreiche Anregungen, wie wir es in Zukunft noch besser machen können
Auf unserer virtuellen Feedback Wall haben wir jede Menge positive Rückmeldungen erhalten – und viele hilfreiche Anregungen, wie wir es in Zukunft noch besser machen können

Um 14:30 Uhr schließlich startet analog zum Draft Plan Review am Vortag der Final Plan Review. Das Pl Planning schließt mit der Vorstellung des Confidence-Votes aus den Teams und der Durchsprache der virtuellen Feedback Wall.

Doppelt abgesichert

Übrigens: Den vorgesehenen doppelten Boden für die technischen Tools haben wir nicht gebraucht. Gut zu haben. Gut, ihn auch nicht zu brauchen. Wir hatten externen Hypercare-Support für Atlassian Jira und Confluence organisiert, die interne IT war auf Alarmbereitschaft, falls Skype, Jira oder Confluence oder das Netzwerk ausfällt. Außerdem hatten wir für die Teams immer einen alternativen Skype- bzw. Teams-Raum bei einem anderen Anbieter vorgesehen.

Fazit

Ein klarer Vorteil: Alles ist sofort elektronisc dokumentiert - von den zentralen bis hin zu den teambasierte Boards
Ein klarer Vorteil: Alles ist sofort elektronisc dokumentiert – von den zentralen bis hin zu den teambasierte Boards

Und wie war’s nun ohne physisches Treffen? Es gab Vor- und Nachteile. Praktisch ist, dass alles gleich elektronisch in Confluence und Jira hinterlegt ist. Keine unleserlichen Haftnotizen auf Boards.

Andererseits gab es wenig spontane Einzeldiskussionen, da man sich ja nicht so über den Weg läuft.

Je nachdem wie das nächste PI Planning geplant wird – wir werden vieles wieder so machen, da es sich bewährt hat und einiges basierend auf dem Feedback verbessern.

Nun bleibt nur zu hoffen, dass jeder gesund bleibt!

florian

Florian Rotter

Senior Manager Product Development SRM & Portal

Mit meinem Team bin ich für die Konzeption und Umsetzung der Lösungen auf der Internet-Plattform SupplyOn im Bereich Einkauf, Lieferantenqualitätsmanagement, Lieferantenmanagement und Portal zuständig. Unser Anspruch ist dabei, dass unsere Kunden mit diesen Lösungen ihre Prozesskosten in der Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten signifikant reduzieren und gleichzeitig die Prozessqualität steigern. Ich schreibe über die Anforderungen unserer Kunden und mit welchem Nutzen wir sie abgebildet haben sowie unsere Transformation zu agilen Entwicklungsprozessen.

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