SCM Insights, Use Cases
9. Dezember 2014

Schluss mit Abtippen von Regiescheinen: Die Online-Leistungserfassung durch den Lieferanten senkt Prozesskosten im Einkauf

Passende Themen: Dienstleistungsbeschaffung, Indirekter Einkauf, Leistungserfassung

Schluss mit Abtippen: Online Leistungserfassung durch den LieferantenSie kaufen Dienstleistungen ein, aber die Leistungserfassung ist nicht einheitlich und kostensparend organisiert? Dafür hat SupplyOn einen Lösungsansatz entwickelt. Der Einkauf von Dienstleistungen ist heute gängige Praxis und bietet viele Vorteile. Doch häufig ist der administrative Aufwand viel zu hoch, um die Dienstleister prozesstechnisch kostengünstig zu organisieren.

Sie haben beispielsweise einen Software-Anbieter für sechs Monate beauftragt, um eine kundenspezifische Weiterentwicklung Ihrer Finanzsoftware durchzuführen. Natürlich wollen Sie wissen, was der Lieferant monatlich von der bestellten Anzahl an Tagen verbraucht. Heute schickt das Dienstleistungsunternehmen Ihnen die Leistungserfassung in einer E-Mail, als PDF-Dokument oder gibt die Daten am Telefon durch. Sie als Einkäufer müssen sich dann beispielsweise in Ihrem SAP SRM System anmelden und die Leistungserfassung manuell eingeben. Daraufhin erstellt der Lieferant monatliche Rechnungen oder eventuell nur eine Gesamtrechnung am Ende der Laufzeit, da Teilrechnungen zu aufwendig sind. Das hat offensichtlich einige Nachteile, von der manuellen Eingabe der Daten bis hin zu steigenden Kosten durch hohen Arbeitsaufwand des Einkäufers.

Wie kann SupplyOn Ihnen hier helfen und den Prozess optimieren?

SupplyOn hat eine Online-Leistungserfassung für Lieferanten entwickelt, mit der die Aufgabe der elektronischen Erfassung der Leistung vom Einkauf an den Dienstleister übertragen wird.

Wie funktioniert das genau?

  1. Der Lieferant erhält die Dienstleistungs-Bestellung über eine EDI- oder ähnliche Lösung. Bei SupplyOn kommt hier eine komfortable Web-EDI Lösung zum Einsatz.
  2. Zu der Bestellung wird eine Leistungserfassung auf der SupplyOn Plattform generiert und der Lieferant wird per E-Mail informiert.
  3. Der Lieferant kann für einen definierbaren Zeitraum die geleisteten Mengen eintragen.
  4. Die Leistungserfassung wird zum Beispiel an ein SAP SRM System übertragen und kann dort vom Einkäufer genehmigt werden.
  5. Im nächsten Leistungszeitraum kann der Lieferant eine neue Version der Leistungserfassung erstellen und übermitteln.

Leistungserfassung als Basis für ein Gutschriftsverfahren oder automatische Rechnungsstellung

Ein weiterer interessanter Aspekt für Dienstleistungsbestellungen ist die Abwicklung der Abrechnung. Häufig ist mit Lieferanten bei länger laufenden Verträgen oder Bestellungen vereinbart, dass gemäß der Leistungen monatlich der Kunde die entsprechenden Zahlungen anweist. Auch das bedeutet wieder Zusatzaufwand. Hier kann die neue Lösung der Online-Leistungserfassung von SupplyOn ebenfalls eine Prozessoptimierung erreichen. Zum einen kann die Leistungserfassung Basis für ein Gutschriftsverfahren durch den Kunden darstellen. Das heißt der Self-Billing-Prozess durch den Kunden wird automatisch angestoßen.

Sollte das Gutschriftsverfahren für den Einkauf zum Beispiel wegen steuerlicher Gründe nicht interessant sein, kann die Leistungserfassung auch als Grundlage für die Rechnungsstellung im eInvoicing genutzt werden. In diesem Fall werden aus der Leistungserfassung automatisch Teilrechnungen erzeugt. Hier finden Sie mehr Informationen zu den Rechnungs- und Finanzprozessen von SupplyOn.

Marina-Leiwesmeier

Marina Leiwesmeier

Marina Leiwesmeier hat bis Ende Oktober 2017 bei SupplyOn als Solution Owner Purchasing Indirect Materials gearbeitet.

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