Volatile Märkte, hoher Wettbewerbsdruck und immer kürzere Produktzyklen – Stichwort time-to-market –sind nur einige Faktoren, auf die Einkäufer in der Fertigung heutzutage reagieren müssen. In der Fertigungsindustrie geht es dabei meist um Komponenten für die Produktion, mit hohen Anforderungen an Qualität und Lieferzeitpunkt. Doch auch im sogenannten indirekten Material steckt ein großes Optimierungspotenzial. Viele fragen sich, wie es in solchen Zeiten gelingen kann, den gesamten Einkauf zu optimieren. Ein erfolgversprechender Ansatz sind Online-Auktionen.
Mit Online-Auktionen auf sicherem Wege zum Lieferanten mit den besten Konditionen
Bei der Suche nach einem geeigneten Lieferanten, der die gewünschten Konditionen am besten erfüllt, kann eine Online-Auktion helfen. Über die SupplyOn Platform geben Lieferanten dabei in Echtzeit verbindliche Gebote ab. Das System erteilt basierend auf vorher festgelegten Kriterien automatisch den Zuschlag an den besten Lieferanten. Um neben dem Preis weitere Auswahlkritierien, wie zum Beispiel Liefertreue, Produktqualität oder Konzeptstärke, zu berücksichtigen, wird diesen Kriterien im Vorfeld ein monetärer Wert zugewiesen. Der Auktionator kann die Gebote online verfolgen, vergleichen und nach Auktionsende auswerten.
Damit ist der gesamte Vergabeprozess transparent dokumentiert, nachvollziehbar und manipulationssicher. Durch das klare, vorher festgelegte Regelwerk ist auch für die Lieferanten eine objektive Vergabe durch das auktionierende Unternehmen sichergestellt.
Eine besondere Bedeutung kommt bei Auktionen der Auswahl der geeigneten Auktions- und Vergabemethode zu. Dabei können die Experten von SupplyOn den Einkäufer mit ihrer rund 20 Jahre langen Erfahrung im Rahmen einer sogenannten Managed Auction beraten und unterstützen. Die Beratung beginnt mit dem Erstgespräch, in dem die Ausgangslage, die Ziele und die Kriterien für die Vergabe geklärt werden. Hierbei wird die Marktsituation (Anbietermarkt vs. Käufermarkt?) genauso betrachtet wie die interne Situation des Kunden (wie kann die Fachabteilung optimal eingebunden werden, um das Auktionsergebnis mitzutragen?). Nach einer detaillierten Analyse gibt SupplyOn eine Empfehlung, was die genaue Auktionsstrategie betrifft – also interne Voraussetzungen, Auktionsformat und Auktionsablauf. Diese Faktoren sind wesentlich, sie beeinflussen direkt den Erfolg einer Auktion.
Nach der Auswahl der Auktionsstrategie übernimmt SupplyOn die Vorbereitung der Auktion im System. In diesem Rahmen werden Testauktionen mit den Lieferanten durchgeführt und sie werden mit der Software vertraut gemacht bevor die offizielle Auktion startet. Während der Auktion verfolgt SupplyOn den Verlauf der Auktion und überwacht den Login- und Gebotsstatus der Bieter. Falls einer der Bieter nicht eingeloggt ist oder noch kein Gebot abgegeben hat, nimmt SupplyOn Kontakt auf und erinnert ihn. Nach Abschluss erfolgt eine übergreifende Analyse, deren Erkenntnisse in zukünftige Auktionen einfließen können.
Erfolgsfaktoren einer Auktion
Eine erfolgreiche Auktion verfügt über eine hohe Auktionsdynamik. Dafür gilt es, Lieferanten zu attraktiven Geboten zu motivieren. Wichtig dabei ist, eine gewisse Balance herzustellen. Um diese sicherzustellen, braucht man neben einer Expertise, die man nur mit der Zeit und Erfahrung sammelt, auch ein gewisses Verhandlungsgeschick.
Die Motivation lässt sich beispielsweise durch den Grad der Transparenz beeinflussen. So sind Preisauktionen sehr transparent, bei denen das beste Gebot anonymisiert von allen Teilnehmern der Auktion einsehbar ist.
Bei der sogenannte Ampelauktion wird die Transparenz über die Positionierung der Bieter hergestellt: Das beste Gebot wird, sobald es den Zielpreis des Einkäufers erreicht hat, grün angezeigt. Alle nachgelagerten Bieter sehen anhand einer gelben oder roten Ampelfarbe wie weit sie vom Zielpreis beziehungsweise vom Bestgebot entfernt sind. Die Bieter wollen am Ball bleiben und optimieren dementsprechend ihre Angebote. Neben der Ampelauktion ist die Holländische Auktion im Trend, bei der das Preisniveau in bestimmten Zeitintervallen ansteigt. Der Bieter, der zuerst ein neues Preisniveau bestätigt, gewinnt und beendet die Auktion gleichzeitig. Dieses Auktionsformat ist vor allem bei intensivem Wettbewerb beliebt.
Vorteile einer Online-Auktion
Der Beschaffungsprozess wird insgesamt effizienter. Lieferantenangebote müssen nicht länger zeitaufwendig händisch verglichen werden. Klare Angebotsstrukturen beschleunigen den gesamten Anfrage- und Angebotsprozess und reduzieren den Aufwand beim Einkäufer unterm Strich. Nach einer umfassenden Vorbereitung der Auktion ist der eigentliche Verhandlungszeitraum deutlich kürzer. Noch größer ist die Zeitersparnis, wenn Einkäufer mehrere Preisverhandlungen gleichzeitig durchführen.
Durch das klare, vorher festgelegte Vergabeverfahren entfallen interne Abstimmungsschleifen im Vergabeprozess. Zugleich lässt sich so vermeiden, dass der Einkäufer ein verhandeltes Ergebnis nicht genehmigt bekommt und damit seine Verhandlungsposition geschwächt wird.
Durch die Neutralität einer Online-Auktion können sich die Teilnehmer auf das Wesentliche konzentrieren. Eine emotionale Beeinflussung durch Gestik oder Mimik entfällt. Durch diese neutrale Verhandlungsmethode und die für alle Anbieter gleiche – und somit faire – Wettbewerbssituation, lassen sich durchschnittlich zehn Prozent der Beschaffungskosten einsparen. Die Auswahl des richtigen Lieferanten ist für Einkäufer entscheidend: Sie spielt eine wesentliche Rolle für den Erfolg eines Unternehmens und dessen Wettbewerbsfähigkeit.
