In vier Schritten zu 100% Compliance im Einkauf

Compliance – dieses Schlagwort wird derzeit fast inflationär benutzt. Alles und jeder muss heute „compliant“ sein: Jedes Unternehmen, jeder einzelne Mitarbeitende vom Bandarbeiter oder der Sachbearbeiterin bis hin zur Geschäftsleitung, ebenso Lieferanten und Dienstleister.

Die Tatsache, dass ganz unterschiedliche Themen unter dem Begriff Compliance subsummiert werden, erhöht die Komplexität. Dazu zählen zum Beispiel:

• Nachhaltigkeit
• IT-Security
• Datenschutz
• Global Carbon Footprint

Und – ganz aktuell – das sogenannte Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, oft einfach mit Lieferkettengesetz abgekürzt, das am 1. Januar 2023 für Unternehmen mit mehr als 3.000 Beschäftigten verbindlich in Kraft tritt und dem Thema zusätzliche Brisanz gibt.

Aber was bedeutet Compliance wirklich? Schaut man bei Haufe oder Wikipedia nach, geht es in erster Linie um Regelkonformität, also um die Einhaltung geltender Gesetze sowie unternehmensindividueller Vorgaben und Standards. Der Einkauf spielt dabei als zentrale Organisation und Schnittstelle zu Lieferanten und Partnern eine entscheidende Rolle.

Blick zurück – wie alles begann

Vor rund zehn Jahren war das Thema Compliance im Einkauf noch überschaubarer. Damals ging es in erster Linie um die Vermeidung von Absprachen mit präferierten Partnern, Bestechung sowie das sogenannte Maverick Buying – also der Einkauf an der Einkaufsabteilung vorbei.

Ein gängiger Lösungsansatz, um hier eine höhere Transparenz zu schaffen und unerwünschtes Verhalten zu unterbinden, war und ist die Einführung von elektronischen Beschaffungslösungen, mit deren Hilfe Prozesse, Verträge und Stammdaten zentralisiert und standardisiert werden konnten.

Aus der Praxis

Um im Einkauf 100% Compliance sicherzustellen, hat sich AUMOVIO unserer Sourcing-Lösung bedient, die Einkaufsorganisationen eine optimale technologische Basis bietet, um regelkonforme Prozesse einzuführen. Doch ein passendes Tool ist nur ein Teil der Miete. Ein Tool ist nur dann wirksam, wenn es konsequent implementiert, im ganzen Unternehmen verankert und von allen genutzt wird, sprich die zugrunde liegenden Geschäftsprozesse angepasst und konsequent gelebt werden.

Hierfür ist AUMOVIO nach folgendem 4-Stufen-Plan vorgegangen:

1. Im ersten Schritt wurde eine zentrale Einkaufsorganisation etabliert, der die globale Verantwortung für Prozesse und Tools im Einkauf anvertraut wurde.
2. Im nächsten Schritt hat diese Organisation einheitliche Prozesse erarbeitet, die konzernweit in allen Regionen verbindlich gelten.
3. Um sicherzustellen, dass diese Prozesse eingehalten werden und es quasi unmöglich zu machen, Einkaufsprozesse auf eine andere Weise zu durchlaufen, wurden einheitliche Software-Tools ausgewählt und konfiguriert. Für Ausschreibungen und den Vergabe-Prozess fiel die Entscheidung für SupplyOn Sourcing.
4. Der letzte Schritt war der aufwändigste und umfangreichste, da es jetzt nicht nur darum ging, die globale Einkaufsorganisation zu schulen, sondern auch die Lieferanten in den Change-Prozess zu integrieren und zu unterstützen. Während einer gewissen Übergangszeit wurden Parallelprozesse noch geduldet und lediglich mit einer Gelben Karte geahndet. Nach Ablauf dieser Schonfrist wurden keine Parallelprozesse mehr akzeptiert und im Zweifelsfall die Rote Karte gezeigt. Von diesem Moment an war die Nutzung des Standard-Prozesses zwingend, um einen Auftrag zu bekommen.

Mit der konsequenten Implementierung von standardisierten Prozessen und Tools im Einkauf hat AUMOVIO eine solide Basis geschaffen. Das Pflichtprogramm, dem sich jedes Unternehmen, das im Einkauf compliant sein möchte, unterziehen sollte.

Wie sich diese Basis nutzen lässt, um darauf ein umfassendes Compliance-Management aufzubauen, werde ich in meinem nächsten Blog-Artikel „100% Compliance im Einkauf: Von der Pflicht zur Kür“ beschreiben.