Finance Portal: Wie Sie E-Invoicing, Mahnwesen und Rechnungsanfragen in Einklang bringen

Papierrechnungen sind bei einigen Lieferanten immer noch gang und gäbe. Doch papierbasierte Rechnungsprozesse sind nicht nur ineffizient, weil die Informationen im Kundensystem erneut eingegeben werden müssen. Sie sind auch fehleranfällig, da sie Tippfehler enthalten oder wichtige Informationen gänzlich fehlen können.

Warum es nicht ausreicht, Rechnungen nur zu digitalisieren

Viele Unternehmen sind daher dazu übergegangen, die Rechnungen ihrer Lieferanten zu digitalisieren, sei es über Scan-Shops oder optische Zeichenerkennung (OCR). Das Problem niedriger automatischer Buchungsraten bleibt so jedoch bestehen. Die Gründe für eine mangelnde automatische Verbuchung sind vielfältig: Teils fehlen Pflichtinformationen auf der Rechnung oder aber diese sind unleserlich oder werden abweichend interpretiert. Teils sind auch vorhandene Informationen wie der Bestellbezug falsch. All dies führt zu zeit- und kostenintensiven Korrekturschleifen.

Das volle Potenzial von E-Invoicing wird nur mit Vorgängerbeleg-basierten, durchgängig digitalen Purchase-to-Pay Prozessen ausgeschöpft. Sprich: Wenn die elektronische Rechnung auf einer elektronischen Bestellung oder einem elektronischen Lieferavis (ASN) basiert. Das ermöglicht eine transparente und effiziente Zusammenarbeit von der Bedarfsgenerierung über die Lieferung, den Wareneingang, die Rechnungserstellung, die Rechnungsbuchung und die Zahlung.

Warum SupplyOn?

Bei SupplyOn basieren Rechnungen nicht nur auf den zugrundeliegenden Bedarfen oder dem Lieferavis. Diese Informationen werden bei der Rechnungserstellung ergänzt durch Formatprüfungen, lieferanten- und länderspezifischen sowie kundenspezifischen Regelwerke und mit weiteren Daten angereichert. Damit lassen sich automatische Buchungsraten von über 98% erzielen.

Für die restlichen bis zu 2% hat SupplyOn in enger Zusammenarbeit mit seinen Kunden Best Practices etabliert. Dazu zählen interdisziplinäre Teams, Lessons Learned sowie der durch SupplyOn koordinierte direkte Austausch unter unseren P2P-Kunden.

Die Herausforderungen bei abweichenden Rechnungskanälen (Papier, OCR)

Einige unserer P2P-Kunden haben neben dem digitalen Weg noch andere Rechnungskanäle im Einsatz, von Papier über OCR bis hin zu Legacy-Lösungen. Bis vor kurzem konnten sich die betreffenden Lieferanten jedoch nur für ihre elektronisch versandten Rechnungen einen Überblick über den Bearbeitungsstatus verschaffen. Folglich häuften sich auf Kundenseite – neben Saldenbestätigungen oder Mahnungen – auch allgemeine Anfragen nach Zahlungsterminen oder dem Status einer Rechnung.

Die Lösung: Das SupplyOn Finance Portal

Deshalb hat SupplyOn hat das Finance Portal entwickelt. Dieses bietet Lieferanten eine umfassende Sicht auf den Bearbeitungsstatus ihrer Rechnungen, unabhängig vom genutzten Rechnungskanal. Zudem enthält es einen standardisierten Anfragekanal zur Kanalisation und Bearbeitung von Anliegen. Dieser Kanal lässt sich mit anderen Kunden-Support-Tools integrieren, was den internen Verwaltungsaufwand weiter reduziert und den Service-Level erhöht.

Zentrale Kundenvorteile

Das SupplyOn Finance Portal reduziert nicht nur die Gesamtzahl der Anfragen. Es ermöglicht darüber hinaus auch eine deutlich effizientere Bearbeitung der noch eintreffenden Anfragen. Wenn man bedenkt, dass die Anfragen bislang leicht eine 6-stellige Anzahl pro Jahr erreichen konnten, sind deren vorausschauende Lösung sowie eine effiziente Bearbeitung umso wichtiger.

Vorteile auf Lieferantenseite

Für Lieferanten liegen die zentralen Vorteile in einer deutlich höheren Transparenz: Unabhängig davon, über welchen Kanal sie ihre Rechnungen verschicken, sehen sie auf einen Blick, ob diese eingegangen, freigegeben und wann sie zur Zahlung terminiert sind. Das Besondere: Von dieser Transparenz profitieren alle Lieferanten, auch diejenigen, die bisher kein E-Invoicing nutzen.

Mehr noch: Dies gilt nicht nur für aktuelle oder offene Rechnungen, sondern kann auch weiter zurückliegende Rechnungen umfassen. All diese Informationen erhält das SupplyOn Finance Portal durch Datenübernahme aus dem ERP-System des Kunden.

Darüber hinaus können Lieferanten strukturierte Anfragen bequem über das Finance Portal an den Kunden senden. Ob allgemeine Anfragen (z.B. zum Rechnungsstatus oder Zahlungsziel), Mahnungen oder Saldenbestätigungen zu Revisionszwecken – die integrierte, strukturierte Vorgehensweise führt zu einer schnelleren Bearbeitung und Beantwortung.

Finance Portal: Eine Erfolgsgeschichte

Lesen Sie hier die Case Study, wie das SupplyOn Finance Portal Bosch hilft, volle Prozesstransparenz zu erreichen, Rechnungsrückfragen zu minimieren, die Prozesseffizienz zu steigern und den Service zu verbessern: Bosch ermöglicht Lieferanten umfassende Sicht auf Rechnungsstatus – unabhängig vom Rechnungskanal