Automatisiert, digital, papierlos und effizient: SupplyOn verknüpft den Wareneingang mit Qualitätsprozessen

Nachverfolgbarkeit, Transport-Optimierung, Automatisierung des Wareneingangs und der Wareneinlagerung stehen bei vielen Logistikleitenden ganz oben auf der Prioritätsliste. Insbesondere in sicherheitsrelevanten Bereichen, wie der Luft- und Raumfahrt, der Bahnindustrie oder im Anlagenbau, gelten hohe gesetzliche Anforderungen an die Test- und Dokumentationspflicht der verwendeten Materialien. Dazu müssen die Lieferanten verschiedene Dokumente, Testprotokolle oder Zertifikate mit der Materiallieferung übergeben. Diese liegen üblicherweise entweder den angelieferten Teilen in Papierform bei oder werden per E-Mail an den Besteller übermittelt.

Herausforderung: verstreute und fehlende Informationen

Gerade die unterschiedlichen Kommunikationswege stellen den Wareneingang vor große Herausforderungen. Fehlen erforderliche Unterlagen oder lassen diese sich nicht auffinden, verhindert dies die Bereitstellung der oftmals dringend benötigten Teile. Die weiteren manuellen Arbeitsschritte, wie das Suchen und Einscannen der Dokumente sowie die Zuordnung zu den Qualitätsprozessen, sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.

Lösung: Automatisierter, digitaler und komplett papierloser Wareneingang

Abhilfe bietet hier eine Automatisierung bereits im Wareneingang. Dies setzt wiederum einen digitalen Informationsfluss voraus, um die Waren rechtskonform und sicher vereinnahmen zu können. Zu diesem Zweck bietet SupplyOn das Erweiterungs-Modul „Paperless Goods Receipt“ für die operativen Beschaffungsprozesse an.

Anforderung der Unterlagen bereits mit der Bestellung

Bereits mit den elektronisch über SupplyOn abgewickelten Bestellungen oder Lieferabrufen werden alle erforderlichen Unterlagen und Dokumente beim Lieferanten angefordert und von diesem im Rahmen der Bestellbestätigung auch bestätigt. Die Bandbereite reicht dabei von Pro-Forma Rechnungen über Gefahrgut-Kennzeichnungen für die Transport- und Zoll-Abwicklung bis hin zu Testprotokollen und Material-Zertifikaten auf Artikel-Ebene. Welche Dokumentenarten und Formate die Lieferanten konkret bereitstellen müssen, legen die einkaufenden Unternehmern zentral in den Stammdaten fest.

Rechtzeitige Alerts bei fehlenden Dokumenten

Erzeugt der Lieferant im Rahmen einer Auslieferung auf der SupplyOn Plattform eine Advance Shipping Notification (ASN), prüft das System, ob für einen oder mehrere Artikel oder Bestellungen entsprechende Dokumente bereit zu stellen sind. Die Bereitstellung dieser Dokumente kann sowohl direkt während der ASN-Erstellung als auch nachgelagert erfolgen. Verzögerungen im Warenausgang aufgrund fehlender Dokumente gehören damit der Vergangenheit an. Fehlen dennoch Unterlagen – etwa, weil sie nicht direkt bei der ASN-Erstellung übermittelt wurden – so werden alle Beteiligten rechtzeitig vor Eintreffen der Waren beim Kunden darüber informiert.

Standardisierte Informationsübermittlung und automatisierte Weiterverarbeitung

Die Übermittlung aller Informationen erfolgt über eine standardisierte XML-Schnittstelle. Neben dem reinen Dokumenten-Transfer lassen sich so auch weitere Informationen übertragen, wie die Art der Dokumente, die Verknüpfung mit einer konkreten Bestellung bzw. Bestellposition oder weitere Daten, die für eine automatisierte Verarbeitung relevant sind.

Je nach Anwendungsfall können die bereitgestellten Dokumente automatisiert im Dokumenten Management System abgelegt oder als Dateianhang für die Qualitätsprozesse im ERP gespeichert werden.

Vorteile

Durch eine konsequente Digitalisierung und Automatisierung der Lieferprozesse lassen sich manuelle Tätigkeiten und erforderliche Fehlerbearbeitungen enorm reduzieren. Paperless Goods Receipt erweitert den bereits stabilen Lieferprozess und unterstützt die Einbindung in die Standard-Qualitätsmodule des ERP. Die vollautomatische, papierlose Verarbeitung der Dokumente beschleunigt den Wareneingang, verhindert blockierte Waren aufgrund fehlender Zertifikate und reduziert Fehlerquellen.

Customer Case: Bis zu 10 Minuten Zeitersparnis pro Lieferposition

Die Nutzung von Paperless Goods Receipt bei einem großen Schienenfahrzeug-Hersteller zeigt die enormen Effizienzgewinne der Lösung: Drei bis zehn Minuten lassen sich so einsparen – pro Lieferposition. Als besonders vorteilhaft erweist sich hierfür die vollautomatische Verarbeitung und Verknüpfung der Material-Zertifikate mit den SAP-Qualitätsprozessen.

Zudem profitieren die Unternehmensanwender von der nahtlosen Integration in die bereits etablierte SupplyOn Lösung und der übersichtlichen, intuitiven Benutzeroberfläche. Beides senkte den Schulungsaufwand zur Einführung spürbar.

Operative Beschaffungsprozesse bei SupplyOn

Gerade in der operativen Beschaffung sind reibungslose Prozesse mit Lieferanten entscheidend, um den Materialfluss und damit die Produktion am Laufen zu halten. Ein großes und vielfach noch ungenügend genutztes Einsparpotenzial liegt im Wareneingang. Mit SupplyOn profitieren Unternehmen gerade im Bereich Lieferavis (ASN) und Wareneingang von effizienten digitalen Prozessen – angefangen bei der KI-Unterstützung für die Wahl der besten Verpackung bis hin zur automatisierten Übermittlung notwendiger Dokumente, Prüfnormen, Zertifikate und Testprotokollen.