Prüfzertifikate einfach mit dem Lieferavis übertragen

Wir werden von unseren Kunden immer wieder nach einer Lösung gefragt, um Qualitäts- und Produktionsdaten zu übertragen, die beim Fertigungs- und Qualitätssicherungsprozess beim Lieferanten generiert werden. Als Anlage zum elektronischen Lieferschein von SupplyOn, der sogenannten ASN (Advance Shipping Notification), ist das ganz einfach. Nach der Übertragung können die strukturierten, elektronischen Zertifikatsdaten nahtlos weiterverarbeitet, analysiert und gespeichert werden.

Die Evolution der Prüfzertifikate – hin zur strukturierten Datenübertragung

Prüfzertifikate, wie zum Beispiel die aus der Prozessindustrie bekannten „Certificates of Analysis“ (COA) sind seit Langem ein fester Bestandteil des Quality-Assurance- und Fertigungsprozesses. Oft werden diese Zertifikate papierbasiert als Anlage zum Lieferschein mitgeschickt, was jedoch bei der Auswertung und Archivierung erheblichen Aufwand und somit unnötige Kosten verursacht.

Noch schlimmer ist jedoch, dass dadurch wertvolle Zeit verloren geht: Werden Qualitätsmängel zu spät erkannt, fallen Folgekosten an, die vermeidbar wären. Auch der Versand der Prüfzertifikate als PDF-Anhang in einer separaten E-Mail ist nicht die Lösung. Nachteile hierbei sind die manuelle Zuordnung zur Lieferung sowie die Archivierung der E-Mail-Anhänge. Dazu können PDFs nur mit großem manuellem Aufwand strukturiert ausgewertet werden – eine automatisierte Prüfung ist somit nicht möglich.

Ein erster Schritt in die richtige Richtung: PDF mit dem Lieferavis schicken

Prüfzertifikate (COAs) können einfach als Anhang mit dem Lieferavis übertragen werden. Alleine durch den elektronischen Prozess entfallen auf der Lieferantenseite die Druck- und Versandprozesskosten. Damit können bis zu 4 Euro pro Beleg eingespart werden.

Auf der anderen Seite kann durch den elektronischen Prozess beim Kunden der Empfangs- und Archivierungsprozess automatisiert werden. Damit können auch hier Einsparungen in einer ähnlichen Größenordnung realisiert werden.

Der zweite Schritt: Strukturierte Daten mit dem Lieferavis schicken

Noch größere Vorteile können erzielt werden, wenn die Zertifikate in einem strukturierten Format, zum Beispiel XML, zur Verfügung gestellt werden. Dadurch können die Daten automatisch verarbeitet und über definierte Prüfregeln abgeglichen werden. Die Vorteile dieser Automatisierung liegen auf der Hand. Die heute übliche Doppelerfassung der Prüfdaten beim Lieferanten und beim Kunden, sowie die doppelte physische Qualitätsprüfung im Wareneingang kann nicht nur vereinfacht werden, sondern sogar komplett entfallen.

Weitere Vorteile sind:

• Schnellere Prüfzeiten und somit schnellere Materialfreigaben
• Qualitätssteigerung durch Vermeidung von Fehlern
• Prozesskosteneinsparungen durch automatisierte Prüfverfahren
• Entlastung der QA-Mitarbeiter
• Adhoc Trouble Shooting wird verringert

Wie viel Geld mit dieser Prozessverbesserung gespart werden kann, ist stark von der Branche und der individuellen Unternehmensstruktur abhängig. In vielen Fällen liegen die Kostensenkungen weit über den Einsparungen, welche durch unstrukturierte elektronische Zertifikate (z.B. PDF) erzielt werden.

Fazit: Eine strukturierte Datenübertragung von Prüfzertifikaten wird immer interessanter

SupplyOn bildet heute bereits sämtliche Supply-Chain-Kollaborationsprozesse vom Source-to-Contract über Purchase-to-Pay bis hin zu Qualitätsprozessen mit Lieferanten durchgängig ab. Und das sowohl für indirektes als auch für direktes Material. Dadurch sind sämtliche Daten auf der Plattform vorhanden – wodurch die perfekten Voraussetzungen geschaffen sind, um auch QA- und Prüfprozesse in strukturierter Form zu digitalisieren.

SupplyOn-Kunden können sich sehr einfach über bestehende Schnittstellen mit der Kollaborations-Plattform verbinden und dabei von dem bereits vorhandenen Netzwerk aus über 20.000 Unternehmen profitieren. Durch die konsequente Digitalisierung und Automatisierung beschleunigt sich der Austausch von sämtlichen Dokumenten in der Wertschöpfungskette.