Die ASN wird intelligent: Bis zu 60 Prozent Zeitersparnis beim Erstellen von Versand-Dokumenten

Stellen Sie sich vor, eine intelligente Lösung zur Erstellung von Versand-Dokumenten lernt im Laufe weniger Wochen, welche Verpackungsregeln bei welchem Kunden und welchen Teilen greifen, wendet diese beim Erstellen der ASN (Advance Shipping Notification) automatisch an und nimmt Ihnen damit rund die Hälfte Ihrer Arbeit ab. Selbst die Erstellung einer komplexen ASN, die oft mehr als eine Viertelstunde in Anspruch nimmt, lässt sich in Zukunft in weniger als 5 Minuten erledigen.

Herausforderung: Komplexe oder fehlende Verpackungsregeln

Beim Versand von Teilen an einen Kunden müssen in der Regel dessen Verpackungsvorschriften berücksichtigt werden. Jeder Kunde hat für seine Zukaufteile eigene Vorschriften. Häufig liegen diese beim Lieferanten lediglich als PDF-Datei vor und sind nicht im System hinterlegt. Nicht selten sind die Verpackungsvorschriften unvollständig oder veraltet. Das Hinterlegen der Regeln im System ist aufwendig, außerdem erfordert es ein sehr tiefes Prozess-Know-how. Noch schwieriger wird es, wenn die Vorschriften geändert werden und diese Änderungen im System nachgezogen werden müssen. Hier kommt es in der Folge oft zu Fehlern, deren Korrektur einen um ein Vielfaches größeren manuellen Aufwand nach sich zieht.

Der Aufwand beim einstufigen Verpacken, bei dem das zu versendende Material lediglich in einen bestimmten Ladungsträger gepackt wird, ist relativ überschaubar. Aufwendiger wird es beim zweistufigen Verpacken: Hier werden die zu liefernden Teile zunächst in Kleinladungsträgern (KLT) verpackt, von denen mehrere auf einem Großladungsträger (GLT), beispielsweise einer Europalette oder einer Gitterbox, gestapelt und gesichert werden. Dieser Vorgang sowie die Erstellung der dazugehörigen ASN hat eine gewisse Komplexität und erfordert Zeit.
Sind die Verpackungsvorschriften im System hinterlegt, läuft die Erstellung der ASN darauf basierend weitgehend automatisiert ab. Doch dies ist – aufgrund des oben beschriebenen Aufwands – lediglich bei rund einem Drittel der über SupplyOn erstellten ASNs der Fall. Bei den restlichen zwei Dritteln müssen die Verpackungsvorschriften bei jeder einzelnen ASN Schritt für Schritt manuell berücksichtigt werden – und genau hier liegt ein gewaltiges Optimierungspotenzial.

Lösung: Der KI-gestützte Packaging-Proposal-Prozess

Bei der ASN-Erstellung über SupplyOn lernt das System mit Hilfe einer Künstlichen Intelligenz im Laufe der Zeit, welche Verpackungsregeln zu greifen haben und trägt alle transportrelevanten Informationen als Vorschlag automatisch ein.

Folgende manuellen Eingaben beim Erstellen einer ASN lassen sich dadurch systemgestützt automatisieren:

1. Art des Kleinladungsträgers (KLT)
2. Anzahl der Teile im KLT
3. Art des Großladungsträgers (GLT)
4. Anzahl der KLTs auf dem GLT

Der Mitarbeiter beim Lieferanten braucht die vorbelegten Werte lediglich Schritt für Schritt zu kontrollieren und zu bestätigen. Abschließend kann er zusätzliche Informationen ergänzen, beispielsweise wenn es sich um Gefahrgut handelt, das auf spezielle Weise geschützt werden muss. Dann kann die ASN finalisiert und an den Kunden geschickt werden.

Bei jeder Änderung von vorbelegten Werten lernt das System dazu und schlägt beim nächsten Mal den korrigierten Wert vor. Auf diese Weise optimiert sich das System selbst und ist nach kurzer Zeit in der Lage, Verpackungsvorschriften korrekt anzuwenden, die nie als solche im System eingegeben oder hochgeladen wurden. Ändert der Kunde eine Vorschrift, muss ein vorbelegter Wert einmal korrigiert werden, um zukünftig korrekt vorgeschlagen zu werden.

Die Vorteile: Eine klare Win-win-Situation

Vom KI-gestützten Packaging-Proposal-Prozess profitiert sowohl der Kunde, als auch die Lieferanten.

Die Vorteile auf Kundenseite:

• Die Datenqualität der empfangenen ASNs vom Lieferanten erhöht sich, was den Wareneingangsprozess erheblich beschleunigt, da die Ware ohne Rückfragen und manuelle Eingriffe schnell vereinnahmt und eingelagert werden kann
• Der Aufwand für das Handling von Verpackungsvorschriften sinkt erheblich: Sie brauchen weder im System hinterlegt und aktualisiert zu werden, noch müssen sie bei einer Bestellung oder einem Lieferabruf mitgeschickt werden.

Die Vorteile des Lieferanten:

• Pro ASN lassen sich, abhängig von der Anzahl der zu verpackenden Materialien, im Durchschnitt rund 10 Minuten an manueller Arbeit für die Eingabe der transportrelevanten Informationen einsparen
• Der Aufwand, um Änderungen an Verpackungsvorschriften durchgängig zu berücksichtigen, reduziert sich erheblich, da das System die geänderten Werte sofort lernt und übernimmt
• Der Anwender wird durch das selbstlernende System in seiner täglichen Arbeit optimal unterstützt – wodurch sich auch der Schulungsaufwand reduziert