5 Probleme bei der Rechnungsverarbeitung und deren Lösung

Glaubt man den Schlagzeilen, befinden wir uns schon längst mitten in der schönen neuen digitalen Welt. Doch zumindest beim Thema Rechnung ist die Welt aktuell noch weit weniger digital und „schön“ als sie sein könnte. Woran liegt’s? Mit welchen Problemen sind Unternehmen im Rechnungsprozess konfrontiert? Und wie lassen sie sich lösen?

Genau diesen Fragen gehen wir hier auf den Grund.

Dabei kristallisieren sich fünf zentrale Problemfelder heraus, die zu Schwierigkeiten bei der Verbuchung, unnötigem Mehraufwand, längeren Durchlaufzeiten und überhöhten Kosten führen:

Betrachten wir sie einmal im Detail:

Problem 1: Hohe Fehlerraten und Kosten durch nicht-digitale Rechnungen

Laut dem aktuellen Billentis-Report werden heute weltweit zwar bereits 55 Milliarden Rechnungen papierlos versandt. Doch das entspricht nur mageren 10 Prozent der Gesamtmenge. Die restlichen 90 Prozent müssen also manuell erfasst oder mittels Scanning digitalisiert werden, um sie entsprechend weiterverarbeiten zu können.

All das verursacht beim Empfänger erheblichen Mehraufwand und führt zu Fehlern. Man sollte nicht vergessen: Auch Scanning-Lösungen können sich irren, etwa weil die zu digitalisierende Rechnung schlecht leserlich ist oder weil Angaben falsch zugeordnet werden. Und auch jede noch so perfekt eingescannte Rechnung nützt nichts, wenn das Papier-Original fehlerhaft oder unvollständig war.

Lösung:

Die Lösung kann somit nur sein, die Rechnung gleich digital zu erstellen und zu versenden. Das vermeidet Medienbrüche sowie fehlerhafte Eingaben bei der Digitalisierung. Nicht zuletzt spart es jede Menge Zeit, Ressourcen und Kosten. Dieses Einsparpotenzial liegt bei knapp 60 Prozent pro Rechnung laut Billentis. Denn Rechnungen, die etwa über die Plattform SupplyOn verschickt werden, enthalten ausschließlich geprüfte und strukturierte Rechnungsdaten, die direkt in das ERP-System des Empfängers übernommen und dort sofort weiterverarbeitet werden können.

Problem 2: Hoher Prüfaufwand durch mangelnde Zuordnung von Rechnungen

Eine digitale Rechnung allein ist noch nicht die Lösung. Denn oft lassen sich Rechnungen nicht eindeutig den entsprechenden Bestellungen zuordnen. Die Ursachen hierfür können vielfältig sein: Lieferant und einkaufendes Unternehmen arbeiten eventuell in ihren eigenen „Rechnungswelten“ und verwenden daher andere Bezeichnungen bzw. Rechnungs- oder Artikelnummern. Oder es fehlen die entsprechenden Angaben ganz. Vielleicht fasst der Lieferant in einer Rechnung auch mehrere Aufträge zusammen. Oder er stellt nur eine Teilrechnung zu einem größeren Auftrag.

Möglicherweise kam es auch im Laufe des Bestellprozesses zu Änderungen hinsichtlich Preis oder Menge, die aber im Rechnungssystem des Lieferanten oder Empfängers nicht korrekt vermerkt sind. Oder es wurde eine andere Menge geliefert bzw. in anderen Stückelungen als ursprünglich vereinbart. Vielleicht wurde zwischenzeitlich etwas reklamiert. Oder storniert.

Oder aber die staatlichen Vorgaben zur Rechnungsstellung lassen kaum Rückschlüsse auf die Bestellung zu, wie etwa in China bei der Fapiao (Golden Tax System).

Lösung:

Effiziente Rechnungsdurchläufe lassen sich daher nur realisieren, wenn man den Fokus nicht nur auf den Bereich von Rechnungsempfang bis zur Bezahlung legt. Entscheidend ist es, den Gesamtprozess von der Bestellung bis zur Bezahlung (Purchase-to-Pay – P2P) digital in einem System abzuwickeln. Ein solcher durchgängiger P2P-Prozess gleicht automatisch Bestelldaten, Lieferavis, Wareneingang und Rechnungsdaten ab. Fehlerhafte Rechnungen werden damit sofort identifiziert und automatisch beanstandet.

Noch deutlich größere Effizienzgewinne lassen sich erreichen, wenn diese Prüfung bereits vorab – also vor der eigentlichen Rechnungsstellung – stattfindet. Bei SupplyOn etwa können Unternehmen nur zuvor schon validierte Daten überhaupt in Rechnung stellen. Damit lässt sich eine Dunkelbuchungsquote von nahezu 100 Prozent erreichen und der administrative Aufwand für die Rechnungsprüfung auf nahezu Null senken.

Daneben reduzieren sich die Durchlaufzeiten signifikant. Zahlungen können somit rechtzeitig geleistet, eventuelle Mahngebühren vermieden und Nachlässe (Skonto) verstärkt genutzt werden.

Problem 3: Aufwändige Korrekturprozesse durch fehlerhafte Rechnungen

Immer wieder kommt es zu fehlerhaften Rechnungen. Neben den oben erwähnten Beispielen (geänderte Mengen oder Preise, fehlende oder falsche Angaben, Reklamationen, Stornierungen etc.) gibt es noch weitere Fehlerquellen. Vielleicht wurde der mit dem Kunden vereinbarte Rechnungsumfang überschritten. Möglicherweise wurden auch die strengen rechtlichen Vorgaben einzelner Länder, wie etwa beim chinesischen Golden Tax System, nicht eingehalten.

Hier kommt noch hinzu: Je manueller die Rechnungserstellung beim Lieferanten erfolgt, desto mehr Fehler passieren. Auch die etwa in China übliche telefonische Vorabstimmung zwischen Kunde und Lieferant über den korrekten Rechnungsinhalt und -umfang mündet oft in Missverständnissen.

All das führt häufig zu sehr aufwändigen und zeitintensiven Korrekturprozessen, die mitunter sogar mehrere Schleifen umfassen.

Lösung:

Das A und O ist eine automatische Prüfung aller Rechnungsdaten bevor die Rechnung tatsächlich gestellt wird. Neben Bestelldaten, Lieferavis und Wareneingang müssen hierin auch weitere Informationen einfließen. Dazu zählen beispielsweise die Kundenvorgaben zum akzeptierten Rechnungsumfang oder Rechnungsformat genauso wie die rechtlichen Anforderungen der jeweiligen Länder. Unklarheiten oder Änderungswünsche lassen sich bei der Abwicklung über SupplyOn dann schnell, einfach und transparent auf digitalem Wege lösen.

Problem 4: Unklarer Rechnungsstatus durch mangelnde Transparenz

Häufig ist der aktuelle Status während der Rechnungs­verarbeitung nicht klar: Ist die Rechnung eingegangen? Ist sie geprüft? Ist sie korrekt? Wann wird sie verbucht und wann bezahlt? Der Status all dieser einzelnen Schritte und deren Zeitumfang ist oftmals nicht nur für den Lieferanten, sondern auch für den Kunden ziemlich intransparent.

In der Folge häufen sich die Nachfragen, gerade bei langen Durchlaufzeiten. Deren Beantwortung belastet die Buchhaltung noch weiter und verzögert somit zusätzlich die Prozesszeiten.

Lösung:

Es braucht eine Rechnungslösung, die für alle Parteien den aktuellen Rechnungsstatus transparent macht und mögliche Fehler und Korrekturmaßnahmen anzeigt. Noch besser, wenn sie Fehler und Korrekturmaßnahmen nicht nur anzeigt, sondern auch den Rechnungssteller gleich automatisch benachrichtigt. Die Vorteile liegen auf der Hand: hohe Transparenz, weniger Aufwand, schnellere und effizientere Prozesse.

Problem 5: Steuernachzahlungen durch falsche Rechnungen

Genügt die Rechnung nicht den umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen, wird es schnell sehr teuer. Dass eine Rechnung diese Vorgaben nicht erfüllt, passiert nicht gerade selten – insbesondere wenn bei grenzüberschreitenden Lieferbeziehungen die steuerlichen Vorgaben von Sender- und Empfängerland einzuhalten sind.

Wurde eine solche steuerrechtlich falsche Rechnung nicht erkannt und fälschlicherweise schon die Vorsteuer abgezogen, droht eine Nachzahlung. Das kostet nicht nur Geld, sondern erzeugt auch zusätzlichen internen Aufwand.

Lösung:

Auch hier zahlt sich eine systemgestützte, digitale Vorab-Prüfung aller Rechnungsdaten im wahrsten Sinne des Wortes aus. Denn dabei erfolgt auch ein so genannter Compliance-Check. Dieser prüft, ob alle erforderlichen Angaben für eine steuerlich ordnungsgemäße Rechnung enthalten sind. SupplyOn berücksichtigt dabei sogar die aktuellen steuerlichen und gesetzlichen Vorgaben von über 40 Ländern weltweit.

Fazit

Noch ist vielerorts der Rechnungsprozess alles andere effizient. Er kostet unnötig Zeit, Aufwand und Geld. Doch das lässt sich ändern. Voraussetzung ist ein komplett digitaler Prozess. Dabei ist es wichtig, dass die Daten nicht nur „irgendwie digital“ (z.B. per E-Mail oder PDF) ankommen, sondern auch in strukturierter Form vorliegen. Denn nur dann lassen sie sich auch reibungslos elektronisch weiterverarbeiten.

Vor allem aber muss der Gesamtprozess betrachtet werden. Und dieser fängt bei der Bestellung an. Daher aktualisiert SupplyOn die Daten aus der Bestellung kontinuierlich während der Bestellbearbeitung und reichert sie weiter an. Entscheidend ist, dass ebenso die Informationen aus den Vorgängerbelegen Lieferavis und Wareneingang einfließen. Denn erst zusammen bilden sie die korrekte Datenbasis für die Rechnung. Weitere Fehlerquellen lassen sich ausschließen, indem die entsprechenden Rechnungsfelder auf Basis dieser Daten gleich vorbelegt werden.

All das stellt den Bestellbezug sicher, ermöglicht die eindeutige Zuordnung der Rechnung und beschleunigt deren Bearbeitung, Freigabe und Bezahlung.

Und wenn dann auch noch eine automatisierte Compliance-Prüfung vor dem Rechnungsversand integriert ist, ist für die ärgsten Fehlerquellen vorgesorgt. Denn dieser Validierungsschritt sorgt dafür, dass die elektronische Rechnung nicht nur inhaltlich, sondern auch formal und steuerrechtlich korrekt ist.

Damit heißt es dann tatsächlich: Willkommen in der schönen (neuen) digitalen Welt.