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Smart Invoicing

Automatisierte Rechnungsbearbeitung durch intelligente Digitalisierung des gesamten P2P-Prozesses – von der Bestellung bis zur Bezahlung

Rechnungen aus Bestell- und Lieferdaten generieren

Bei SupplyOn startet der Rechnungsprozess lange vor der Rechnungsstellung, und zwar in dem Moment, in dem die Bestellung an den Lieferanten geschickt wird. Alle relevanten Daten, die während der Bestellbearbeitung auf beiden Seiten anfallen, fließen auf diese Weise in die Rechnung mit ein.

Das führt zum einen dazu, dass die Erstellung der Rechnung für den Lieferanten wesentlich vereinfacht wird – er kann die Rechnung einfach aus den Bestell- und Lieferdaten generieren. Zum anderen führt der durchgängig digitalisierte Prozess zu Rechnungen mit höchster Datenqualität – sprich: die Rechnungsdaten decken sich mit denen aus Bestellung und Wareneingang und können somit automatisch verbucht werden.

Vorteile von Smart Invoicing

90%

Hoher Automatisierungsgrad: Über 90 Prozent der Rechnungen lassen sich aufgrund hoher Datenqualität und strukturierten Rechnungsdaten automatisch verbuchen – Stichwort Dunkelbuchungsquote

Reduzierung des manuellen Aufwands in der Finanz-Buchhaltung, da interne Prüf- und Freigabeworkflows entfallen und Rechnungen automatisch gegen Bestellung geprüft werden (P2P Check)

Standardisierung von Rechnungsformaten: Rechnungen aus unterschiedlichen Eingangskanälen werden in ein standardisiertes Format überführt, was die weitere Bearbeitung erleichtert

Hohe Transparenz: Lieferanten können den Stand der Rechnungsbearbeitung jederzeit einsehen

Die wichtigsten Features auf einen Blick

  • Smarte Kontrollmechanismen und Plausibilitätschecks stellen sicher, dass bei der Rechnungsstellung durch den Lieferanten länderspezifische, steuerrechtliche und kundenindividuelle Anforderungen eingehalten werden
  • KI-basierte Algorithmen ergänzen fehlende Information
  • Der sogenannte PO-Flip wandelt Bestell- automatisch in Rechnungsdaten um
  • Abdeckung zahlreicher Eingangskanäle für Rechnungen: von der direkten Anbindung per EDI über die Web-Applikation bis hin zur Übermittlung der Rechnungsdaten via XML, CSV, Excel oder PDF
  • PDF-Rechnungen werden in eine strukturierte, elektronische Rechnungsdatei umgewandelt, die beim Kunden automatisch weiterverarbeitet werden kann
Case study

Bosch ermöglicht Lieferanten umfassende Sicht auf Rechnungsstatus – unabhängig vom Rechnungskanal

Der Technologiekonzern Bosch erhält die Rechnungen seiner Lieferanten auf vielen verschiedenen Kanälen, von Papier bis hin zu eInvoicing. Eine Übersicht über den Bearbeitungsstatus konnten die Lieferanten aber bislang nur für elektronisch versandte Rechnungen erhalten. Entsprechend häuften sich, zusätzlich zu Saldenbestätigungen oder Mahnungen, generelle Anfragen rund um Zahlungstermine oder den Status einer Rechnung. Daher entwickelte Bosch gemeinsam mit SupplyOn ein Finance Portal, das Lieferanten unabhängig vom Rechnungskanal eine umfassende Sicht auf den Bearbeitungsstatus ermöglicht. Ein mit den bestehenden Tools bei Bosch integrierter Anfragekanal im Finance Portal reduziert darüber hinaus interne Verwaltungsaufwände und erhöht den Servicelevel.

Smart Invoicing – So schöpfen Sie das volle Potenzial elektronischer Rechnungen aus

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