Hirschvogel automatisiert sein Konsignationslager mit SupplyOn

Konsignationslager liegen im Trend. Doch deren Management ist reichlich komplex – und gerade mit steigenden Volumina ohne digitalisierte Prozesse wirtschaftlich nicht mehr umsetzbar. Für den Automobilzulieferer Hirschvogel war deshalb klar, dass sie die Abwicklung mit ihrem Kunden Schaeffler automatisieren wollten – mit Hilfe von SupplyOn.

Steigende Ansprüche erfordern eine Automatisierung der Konsignationslager

Das Management von Konsignationslagern ist in den vergangenen Jahren deutlich anspruchsvoller geworden. Denn die Kunden wollen immer mehr Sicherheit vor Ort – sprich: Immer mehr Teile müssen als Material vorgehalten werden, damit sie schneller darauf Zugriff haben. Das erfordert vom Lieferanten eine produktionstechnische und logistische Meisterleistung, damit stets ausreichend Waren beim Kunden vor Ort sind.

Manuell ist das gerade angesichts wachsender Volumina nicht mehr zu stemmen. Allein die Verbuchung der Wareneingänge und Entnahmen ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Regelmäßige Bestandsabgleiche per Telefon, Fax oder E-Mail sind sogar fast unmöglich: Entweder mangelt es an Bestandsinformationen oder diese differieren beträchtlich zwischen Lieferanten- und Kundenseite.

Die Folge: Kostspielige Sonderfahrten, weil das Lager überraschend leer ist, lassen sich fast nicht vermeiden. Ebenso wenig wie hohe Abschreibungen bei der jährlichen Inventur. Und auch an weiteren Punkten hakt es oft: Altbestände werden nicht gemäß dem „first in & first out“-Prinzip entnommen oder Restbehälter bleiben liegen.

Deshalb hat die Hirschvogel Holding GmbH schon früh begonnen, diesen Prozess an seinen deutschen Standorten zu digitalisieren und zu automatisieren. Als Schaeffler die Zusammenarbeit mit dem Umformungsspezialisten im Rahmen einer Aushilfsfertigung am Standort Eisenach ausbauen wollte, stand somit für Hirschvogel fest: Dafür muss auch das dortige Konsignationslager automatisiert werden.

Die Einführung von SupplyOn

Nach einem Kick-off starteten dazu im Jahr 2015 die ersten Vorbereitungen. Hierzu holte Schaeffler seinen bevorzugten Lösungspartner SupplyOn mit ins Boot. Für Hirschvogel selbst war SupplyOn auch kein Unbekannter – nutzt der Automobilzulieferer mit seinen Kunden doch bereits seit 2001 verschiedenste Lösungen auf der SupplyOn-Plattform.

Um eine vollautomatisierte Abwicklung des Konsignationslagers zu erreichen, sollten die Entnahmen und Abgleiche ohne Medienbruch über eine EDI-Anbindung direkt im ERP-System von Hirschvogel abgebildet werden. Als Datenformat setzte SupplyOn dafür auf den neuesten EDIFACT-Standard. Nun folgte eine intensive Test- und Entwicklungsphase, um alle Daten korrekt in das Inhouse-Format von Hirschvogel zu übertragen.

Gerade hierbei kam die Expertise von SupplyOn zu Gute, wie Matthias Zimmermann betont, der im Bereich Business Partners & Services das Projekt IT-seitig für Hirschvogel leitete: „Für uns war es ein großer Vorteil, dass wir einen spezialisierten Dienstleister an Bord hatten, mit dem wir detailliert unsere technischen Anforderungen diskutieren konnten.“ So ließen sich auch Änderungen am Format, etwa zur Beschickung oder zur Chargennummer, problemlos durchführen. Da Hirschvogel mit chargengeführten Beständen arbeitet, war es für sie besonders wichtig, dass diese Informationen abgebildet und automatisiert verarbeitet werden können.

Mit SupplyOn hatten wir einen spezialisierten Dienstleister an Bord, mit dem wir detailliert unsere technischen Anforderungen diskutieren konnten. Dies vereinfachte die Umsetzung erheblich.

Matthias Zimmermann, Business Partner & Services, Hirschvogel Holding GmbH

Die intensive Vorarbeit machte sich bezahlt: So war es möglich, im Februar 2016 über Nacht vom Testsystem auf das Produktivsystem zu wechseln und sofort alle eintreffenden Daten korrekt zu verbuchen.

Seither spürt der Fachbereich eine enorme Entlastung im Tagesgeschäft. Der personelle Aufwand hat sich spürbar reduziert – von mehreren Stunden pro Woche hin zu wenigen Minuten pro Tag. Vor allem aber ist die Rechnungsstellung und Retourenabwicklung nun erheblich einfacher: Zuvor erfolgten die Entnahmemeldungen nur einmal pro Woche, was gerade beim Monatswechsel immer wieder zu Problemen führte. Denn die berechneten Legierungs- und Schrottzuschläge ändern sich monatlich – und somit die Fakturierungsgrundlage. Durch die täglichen Bestands- und Entnahmemeldungen erledigt sich dieses Thema. Und auch Retouren werden nun frühzeitig angekündigt, sodass deren Abwicklung ohne großen Aufwand durchgeführt werden kann.

„Durch die Verbuchung in Echtzeit haben wir eine hohe Transparenz der Bestände im Konsignationslager. Von der Versandplanung über die Retourenabwicklung bis zur Verrechnung – unsere Arbeit hat sich enorm verbessert. Vor allem aber können wir unsere Ressourcen nun deutlich produktiver einsetzen.“

Michaela Warth, Fachreferentin für Konsignationslager, Hirschvogel Holding GmbH

Nutzen für Hirschvogel

• Absolute Transparenz der Bestände und Entnahmen
• Erhebliche Zeitersparnis durch komplett automatisierten Prozess von der Entnahme bis zur Gutschrift
• Rechnungsstellung in Echtzeit und somit korrekte Fakturierung von Zuschlägen
• Vereinfachte Retourenabwicklung, Versandplanung und Inventur
• Bedeutend geringerer Abstimmungs- und Klärungsbedarf mit Kunden und Spedition
• Medienbruchlose Kommunikation ohne manuelles Eingreifen, ohne Fehler und mit geringem personellen Ressourceneinsatz
• Personelle Flexibilität da lange Einarbeitungszeit entfällt

Über Hirschvogel

Die Hirschvogel Holding GmbH mit ihrem Stammwerk in Denklingen ist einer der größten, weltweit operierenden Automobilzulieferer auf dem Gebiet der Massivumformung von Stahl und Aluminium sowie anschließender Bearbeitung. Zu den Kunden zählen alle namhaften Automobil-Hersteller und Zulieferer weltweit. Mit Standorten in China, Indien, Mexiko, Polen und USA erwirtschaftete das familiengeführte Unternehmen 2015 einen Gesamtumsatz von 931 Millionen EUR und beschäftigte rund 4.500 Mitarbeiter.