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A laptop displays an invoicing dashboard with a list of draft invoices, showing columns for customer, document number, date, and other details.
  • Rechnungs-Cockpit für Kunden

Ein zentraler Ort für alle Rechnungen, die geprüft und bearbeitet werden müssen

SupplyOn unterstützt Unternehmen dabei, die Rechnungsbearbeitung in einem zentralen Cockpit zu steuern. Es bietet eine Übersicht über alle eingehenden Rechnungen. Fehlerhafte oder abweichende Belege können vor der Übernahme ins ERP-System zurückgestellt werden, um Unregelmäßigkeiten zu klären. Alle Rechnungen werden innerhalb eines strukturierten AP-Prozesses geprüft, bearbeitet, freigeben oder abgelehnt.

Die Herausforderung

Automatisierte Rechnungsprozesse scheitern, wenn die Kontrolle über Ausnahmen verloren geht

Der größte Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung entsteht, wenn Rechnungen Abweichungen, fehlende Daten, strittige Werte, Validierungsfehler oder kundenspezifische Besonderheiten enthalten. Werden diese Fälle über E-Mails, ERP-Workarounds, Tabellen oder lokale Postfächer abgewickelt, entstehen Medienbrüche, inkonsistente Entscheidungslogiken und aufwendige manuelle Klärungsprozesse. SupplyOn bündelt die Bearbeitung von Unregelmäßigkeiten in einem zentralen Invoice Cockpit. So können AP-Teams schneller entscheiden, konsistenter arbeiten und verhindern, dass fehlerhafte Rechnungen in nachgelagerte Prozesse gelangen.

Alle relevanten Rechnungen auf einen Blick

Zentrale Übersicht über alle prüfungsrelevanten Rechnungen statt verteilter Bearbeitung in isolierten Systemen.

Problematische Rechnungen frühzeitig stoppen

Fehlerhafte oder abweichende Rechnungen werden vor der ERP-Verarbeitung erkannt und gezielt in einen Klärungsprozess überführt.

Gezielt entscheiden, wann Eingriffe notwendig sind

Definition klarer Regeln, welche Abweichungen eine Prüfung, Freigabe, Ablehnung oder Bearbeitung auslösen.

Ausnahmen in einen strukturierten Prozess überführen

Rechnungen werden zentral geprüft, bearbeitet und entschieden – statt über verschiedene Tools hinweg rekonstruiert.

Die Lösung

Rechnungsabweichungen in einen gesteuerten Entscheidungsprozess überführen

Das Invoice Customer Cockpit fungiert als zentrale Steuerungsebene für Rechnungsabweichungen auf Einkäuferseite. Statt jede Abweichung unstrukturiert zu bearbeiten, erhalten AP-Teams ein zentrales Werkzeug, um den Status zu analysieren, Entscheidungen zu treffen und Ausnahmen innerhalb eines klar geregelten Prozesses zu steuern.

Vollständige Übersicht aller Eingangsrechnungen

Das Cockpit bietet eine zentrale Übersicht über alle über SupplyOn eingehenden Rechnungen. Finanzteams können Rechnungsvolumen überwachen, Details prüfen und erkennen, welche Belege automatisiert verarbeitet werden und welche Eingriffe erfordern.

Kernfunktionen
  • Zentrale Übersicht aller eingehenden Rechnungen
  • Transparenz über Rechnungsdetails und Bearbeitungskontext
  • Zugriff auf Rechnungslisten und Detailansichten in einem System
Mehrwert
  • Höhere Transparenz über alle Eingangsrechnungen
  • Weniger Zeitaufwand für die Informationssuche
  • Schnellere Orientierung bei Abweichungen und Kontrolle über Buchungsentscheidungen
A person sits at a desk in an office, looking at a computer screen displaying a financial totals and taxes summary on a web application.
Three people work at computer desks in a modern office with glass walls; another person stands in the background. Monitors display data, and office equipment is visible.

Steuerung von Unregelmäßigkeiten und Klärungsprozessen

Der zentrale Mehrwert des Cockpits liegt in der gezielten Steuerung von Rechnungen mit Abweichungen. Rechnungen mit Fehlern, Unstimmigkeiten oder Abweichungen können frühzeitig zurückgestellt und strukturiert bearbeitet werden.

Kernfunktionen
  • Zurückstellen von Rechnungen bei Abweichungen oder Streitfällen
  • Dedizierter Klärungsbereich für manuelle Prüfungen und Hervorhebung prüfungsrelevanter Rechnungen
  • Klare Trennung zwischen automatisierten und manuellen Fällen
Mehrwert
  • Weniger Aufwand durch fehlerhafte Rechnungen und schnellere Identifikation kritischer Fälle
  • Bessere Priorisierung innerhalb der Finanzprozesse
  • Höhere Prozessqualität vor ERP-Verarbeitung

Bearbeiten, Freigeben, Ablehnen und regelbasierte Entscheidungen

Das Cockpit ermöglicht nicht nur die Anzeige von Abweichungen, sondern auch deren direkte Bearbeitung. AP-Teams definieren, welche Abweichungen relevant sind und wie damit umzugehen ist – von der Bearbeitung über die Freigabe bis hin zur Ablehnung.

Kernfunktionen
  • Bearbeitung von Rechnungsdaten bei Fehlern und Steuerung, welche Abweichungen eine Bearbeitung erfordern
  • Freigabe, Annahme oder Ablehnung direkt im Cockpit und kontrollierter Entscheidungsfluss vor der Buchung
  • Regelbasierte Definition von Prüf- und Entscheidungsprozessen
Mehrwert
  • Einheitlicher Umgang mit Rechnungsabweichungen und weniger manuelle Nachbearbeitung
  • Höhere Qualität bei Freigabe- und Ablehnungsentscheidungen
  • Schnellere Klärung nicht automatisierbarer Fälle
A person working on a laptop displaying a data table in a modern office setting, with a drink and stationery on the desk.

Mehrwert des Invoice Customer Cockpits

Der größte Nutzen entsteht durch die Zentralisierung der Ausnahmebearbeitung, die Reduzierung von Fehlerkosten und eine klare Steuerung von Rechnungsprozessen vor der Buchung.

Reduzierter Aufwand in der Buchhaltung

Weniger Abstimmungen über verschiedene Systeme und Kommunikationskanäle hinweg.

Verbesserte Qualität vor ERP-Verarbeitung

Fehlerhafte Rechnungen werden frühzeitig erkannt, geprüft und geklärt.

Konsistente Entscheidungsprozesse

Bearbeitung, Freigabe und Ablehnung erfolgen nach klaren Regeln.

Trennung von Standard- und Ausnahmeprozessen

Automatisierte Rechnungen laufen durch, während sich AP auf echte Sonderfälle konzentriert.

Stärkere Governance in der Buchhaltung

Zentrale Kontrolle über alle eingehenden Rechnungen und klare Verantwortlichkeiten.

Weniger Ausnahmechaos. Mehr Kontrolle. Schnellere Entscheidungen bei kritischen Rechnungen.

Häufig gestellte Fragen

Das Invoice Customer Cockpit ist die zentrale Arbeitsumgebung auf Einkäuferseite zur Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen, insbesondere bei Abweichungen, Fehlern oder Klärungsbedarf vor der Weiterverarbeitung im Finanzprozess.

Vor allem Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung sowie Finanzteams, die Transparenz über Eingangsrechnungen benötigen und Ausnahmen strukturiert bearbeiten möchten.

Eine vollständige Übersicht aller eingehenden Rechnungen inklusive Details sowie eine klare Darstellung der Fälle, die eine manuelle Prüfung oder Entscheidung erfordern.

Insbesondere Rechnungen mit Abweichungen, Fehlern oder strittigen Positionen, die geprüft, angepasst, freigegeben oder abgelehnt werden müssen.

Die Rechnung wird bewusst angehalten, da sie eine Unregelmäßigkeit enthält, die vor der Weiterverarbeitung geklärt werden muss.

Im Klärungsbereich des Cockpits, wo sie hervorgehoben dargestellt und gezielt bearbeitet werden können.

Geben Sie der Kreditorenbuchhaltung die volle Kontrolle über kritische Rechnungen

Verbinden Sie zentrale Rechnungsübersicht, Klärungsprozesse, Bearbeitung sowie Freigabe- und Ablehnungsentscheidungen in einem strukturierten Cockpit. So reduzieren Sie manuellen Aufwand, verbessern die Rechnungsqualität und stellen sicher, dass nur geprüfte Belege weiterbearbeitet werden.

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