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  • KI-basierte Datenextraktion

KI-basierte Datenextraktion für automatisierte Rechnungsverarbeitung

SupplyOn unterstützt Fertigungsunternehmen dabei, unstrukturierte Rechnungen in maschinenlesbare Rechnungsdaten zu überführen – mithilfe KI-basierter Dokumentenextraktion. Statt PDF- und Bildrechnungen manuell zu bearbeiten, können Rechnungsdaten extrahiert und validiert werden. Lediglich unklare Fälle werden zur manuellen Prüfung weitergeletet.

Die Herausforderung

Rechnungsautomatisierung stockt, wenn Lieferanten PDFs, Scans oder Fotos senden

Den meisten AP-Teams ist das Problem bekannt: E-Rechnungen funktionieren gut, wenn die Lieferanten digital versiert sind. Doch das ist nicht der Fall: viele Rechnungen kommen als PDFs, gescannte Dateien oder Bilder an. Diese Rechnungen lassen sich nicht automatisch verbuchen, sie müssen manuell bearbeitet werden. Benötigt wird ein Tool, das diese Rechnungen in digitale Daten umwandelt. SupplyOn unterstützt Hersteller mit Hilfe von KI, die Rechnungsdaten zu extrahieren, um sie automatisiert weiterverarbeiten zu können.

Integration unstrukturierter Rechnungen

PDF- und Bildrechnungen werden in maschinenlesbare Daten überführt und in den Prozess integriert.

Abhängigkeit von Lieferanten reduzieren

Auch wenig digitalisierte Lieferanten werden ohne Formatvorgaben in automatisierte Prozesse eingebunden.

Rechnungsqualität frühzeitig verbessern

Daten werden extrahiert, validiert und strukturiert, bevor sie im Kreditorenprozess aufwendig korrigiert werden müssen.

Ausnahmen gezielt steuern

Unsichere Ergebnisse werden zur manuellen Prüfung geleitet, statt fehlerhafte Daten weiterzugeben oder alle Rechnungen manuell zu verarbeiten.

Die Lösung

Unstrukturierte Rechnungsdokumente in einen kontrollierten Datenerfassungsprozess überführen

SupplyOn integriert die KI-basierte Datenextraktion in ein ganzheitliches Modell für den Rechnungseingang. PDF- und Bilddateien werden in strukturierte Rechnungsdaten umgewandelt, validiert und in denselben Prozess integriert wie bereits strukturierte Rechnungsformate. So wird KI-Extraktion zum echten Enabler für Automatisierung.

KI-basierte Extraktion für PDF- und Bildrechnungen

SupplyOn nutzt KI-basierte Verfahren, um Rechnungsinformationen aus PDFs und Bilddateien auszulesen und in strukturierte Daten zu überführen. Besonders relevant ist dies für Lieferanten, die weiterhin Rechnungen per E-Mail, Scan oder Foto übermitteln, statt strukturierte Formate zu nutzen.

Kernfunktionen
  • Extraktion von Rechnungsdaten aus PDF-Dokumenten
  • Unterstützung für bildbasierte Rechnungsformate
  • Umwandlung unstrukturierter Dokumente in strukturierte Rechnungsdaten
Mehrwert
  • Höhere Digitalisierungsquote über die gesamte Lieferantenbasis hinweg
  • Weniger manuelle Datenerfassung
  • Schnellere Verarbeitung vom Dokumenteingang zur nutzbaren Rechnung
Person working on a laptop in an office, with a close-up of the screen displaying a data upload progress window; blurred office setting and a coffee cup in the background.
A person at a desk uses a desktop computer with a large monitor displaying a drop-down menu; office setting visible in the background.

Maschinenlesbare Ausgabe und Validierungsfähigkeit

SupplyOn wandelt extrahierte Inhalte in maschinenlesbare Rechnungsdateien um, die validiert und in den nächsten Verarbeitungsschritt überführt werden können. Entscheidend ist dabei eine strukturierte Datenbasis, die rechtliche, geschäftliche und kundenspezifische Prüfungen ermöglicht.

Kernfunktionen
  • Erstellung maschinenlesbarer Rechnungsdaten
  • Strukturierte Datenbasis für nachgelagerte Validierung
  • Erhöhung des Automatisierungsgrads 
Mehrwert
  • Höhere Datenqualität und reduzierter Korrekturaufwand 
  • Einheitliche Verarbeitung strukturierter und unstrukturierter Rechnungen
  • Verbesserte Grundlage für Automatisierung

Manuelle Verifikation bei Unklarheiten

Nicht jede Rechnung sollte vollständig automatisiert verarbeitet werden. SupplyOn ermöglicht gezielte manuelle Prüfungen, wenn Extraktionsergebnisse unklar oder unvollständig sind. Ziel ist nicht maximale Automatisierung um jeden Preis, sondern verlässliche und qualitativ hochwertige Rechnungsverarbeitung.

Kernfunktionen
  • Option zur manuellen Prüfung und Fallback-Mechanismus für Sonderfälle
  • Kontrollierte Behandlung unvollständiger oder unsicherer Daten
  • Ausgewogenes Verhältnis zwischen Automatisierung und Qualitätssicherung
Mehrwert
  • Geringeres Risiko fehlerhafter Buchungen
  • Höheres Vertrauen in KI-gestützte Prozesse
  • Reduzierter manueller Aufwand im Vergleich zur vollständigen Datenerfassung per Hand
Four people work in a modern office with large computer monitors; two collaborate at a desk whilst others focus on their screens in the background.

Mehrwert der KI-basierten Datenextraktion

Die größten Effekte entstehen durch weniger manuelle Eingriffe, bessere Datenqualität und die durchgängige Integration unstrukturierter Rechnungen in digitale Prozesse.

Mehr Automatisierung über alle Lieferanten hinweg

Auch unstrukturierte Rechnungen werden in digitale Prozesse integriert – unabhängig vom Digitalisierungsgrad der Lieferanten.

Deutlich weniger manueller Aufwand

Rechnungsdaten werden automatisiert extrahiert und weiterverarbeitet, wodurch manuelle Erfassung und Nachbearbeitung reduziert werden.

Höhere Datenqualität von Anfang an

Daten werden strukturiert und validiert, bevor sie in den Kreditorenprozess eingehen – für weniger Korrekturen im weiteren Verlauf.

Skalierbare Verarbeitung bei wachsendem Volumen

Mehr Rechnungen effizient verarbeiten – auch bei unterschiedlichen Formaten und ohne vollständige Standardisierung der Lieferanten.

Weniger manuelle Eingaben. Mehr digitale Abdeckung. Bessere Rechnungsdaten – bevor sie im Kreditorenprozess verarbeitet werden.

Häufig gestellte Fragen

Die KI-basierte Dokumentenextraktion wandelt unstrukturierte Rechnungsdokumente wie PDFs und Bilddateien in maschinenlesbare Rechnungsdaten um und integriert diese in den digitalen Rechnungsprozess.

Die Lösung ist auf PDF-Rechnungen und bildbasierte Dokumente ausgelegt – insbesondere für Lieferanten, die Rechnungen per E-Mail, Scan oder Foto übermitteln.

Elektronische Rechnungsstellung basiert auf bereits strukturierten Daten. Die Dokumentenextraktion beginnt mit unstrukturierten Dokumenten und wandelt diese in strukturierte Daten um.

Im Fokus steht nicht nur Texterkennung, sondern die gezielte Extraktion relevanter Rechnungsdaten in einer Form, die direkt in Finanzprozessen genutzt werden kann.

Viele Unternehmen möchten einen zentralen Rechnungsprozess etablieren, erhalten aber weiterhin zahlreiche PDF- und Bildrechnungen. Die KI-basierte Extraktion ermöglicht deren Integration ohne vollständige manuelle Erfassung.

Die Daten werden in eine maschinenlesbare Rechnungsdatei überführt, validiert und in den weiteren Rechnungsprozess integriert.

PDF- und Bildrechnungen für moderne Kreditorenautomatisierung nutzbar machen

Verknüpfen Sie KI-basierte Extraktion, maschinenlesbare Rechnungsdaten, manuelle Verifikation und nachgelagerte Validierung in einem durchgängigen Prozess. So reduzieren Sie manuelle Aufwände, erhöhen die Digitalisierung und integrieren mehr Lieferantenrechnungen in ein einheitliches, kontrolliertes Kreditorenmodell.

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