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  • Digitale Vertragsprozesse

Vertragserstellung: Vom Zuschlag bis zur Unterschrift – schneller und effizienter

Erstellen, prüfen und unterzeichnen Sie Verträge direkt aus Ihren Sourcing-Projekten – mit zentralen Vorlagen, automatisierter Datenübernahme und transparenten Freigabeprozessen.

Wie funktioniert die Vertragserstellung im Einkauf?

Bei der Vertragserstellung im Einkauf werden Vergabedaten aus dem Sourcing-Prozess in Vertragsvorlagen übernommen, geprüft und digital unterzeichnet. Integrierte Workflows schaffen Transparenz, reduzieren manuellen Aufwand und beschleunigen den Vertragsabschluss.

Vertragserstellung: Die Herausforderung

Starke Sourcing-Ergebnisse verlieren an Wirkung, wenn die Vertragserstellung langsam, manuell und nicht integriert erfolgt

In vielen Unternehmen ist die Vertragserstellung nicht in den Sourcing-Prozess integriert. Vergabedaten werden manuell übertragen, Vorlagen separat verwaltet und Vertragsversionen über E-Mails und verschiedene Tools ausgetauscht. Die Folge: längere Durchlaufzeiten, höhere Fehleranfälligkeit und eingeschränkte Transparenz.

Manuelle Übertragung von Sourcing-Daten in Verträge

Daten zu Lieferanten und Preisen müssen erneut manuell erfasst werden – mit erhöhtem Aufwand und dem Risiko von Inkonsistenzen.

Keine zentrale Steuerung von Vorlagen und rechtlichen Klauseln

Verträge entstehen auf Basis unterschiedlicher Versionen und Quellen, was zu uneinheitlicher Struktur und Sprache führt.

Mangelnde Transparenz im Unterschriftsprozess

Freigaben und Signaturanfragen werden über verschiedene Kanäle gesteuert, wodurch der Status schwer nachverfolgbar ist.

Dezentrale Ablage und fehlende Nachvollziehbarkeit

Verträge, Versionen und Signaturen sind nicht zentral gespeichert, was die Rückverfolgbarkeit und Compliance erschwert.

Die Lösung

Vertragserstellung als integrierter Source-to-Contract-Prozess

SupplyOn ermöglicht es, Sourcing-Ergebnisse direkt mit der Vertragserstellung und Unterzeichnung zu verbinden. Anstatt Verträge als separaten, manuellen Schritt zu behandeln, können Teams Verträge direkt aus Sourcing-Projekten erstellen, mit relevanten Daten anreichern und den gesamten Unterschriftsprozess in einer einheitlichen Umgebung steuern.

So entsteht ein schneller, transparenter Prozess von der Lieferantenauswahl bis zum unterzeichneten Vertrag.

Automatisierte Vertragserstellung aus Sourcing-Vergaben

Erstellen Sie Verträge direkt aus vergebenen Sourcing-Projekten – ohne manuelle Datenübertragung und Medienbrüche.

Zentrale Funktionen
  • Automatisierte Vertragserstellung auf Basis vergebener Sourcing-Anfragen
  • Anreicherung mit Lieferanten- und Geschäftsdaten
  • Zentrale Ablage über den gesamten Sourcingprozess hinweg
Mehrwert
  • Reduzierter manueller Aufwand bei der Vertragserstellung
  • Schnellere Erstellung von Vertragsentwürfen nach der Vergabe
  • Konsistenz zwischen Sourcing-Entscheidungen und Vertragsinhalten
A person sits at a desk in a modern office, working on a computer with a document open on the screen. Other desks and people are visible in the background.
A person uses a laptop displaying a business or financial software form in an office setting, with another person working in the background.

Vorlagenbasierte Vertragserstellung

Nutzen Sie zentrale Vertragsvorlagen, um Struktur, Sprache und Governance konsistent zu steuern.

Zentrale Funktionen
  • Zugriff auf freigegebene Standardvorlagen
  • Flexible Unterstützung für Standard- und individuelle Vertragstypen
  • Automatisierte und manuelle Ergänzung von Metadaten vor der Unterzeichnung
Mehrwert
  • Stärkere Governance im Zusammenspiel mit der Rechtsabteilung
  • Geringerer Aufwand bei wiederkehrenden Verträgen
  • Höhere Vertragsqualität durch strukturierte Vorbereitung

Digitale Unterschriftsprozesse mit voller Transparenz

Steuern Sie digitale Signaturen und behalten Sie Status sowie Fortschritt jederzeit transparent im Blick.

Zentrale Funktionen
  • Integrierte digitale Unterschriftsprozesse
  • Transparente Nachverfolgung von Status und Fortschritt
  • Automatische Aktualisierung und Ablage unterzeichneter Verträge
Mehrwert
  • Schnellere Unterschriftszyklen mit weniger manuellem Nachfassen
  • Höhere Transparenz für alle Beteiligten
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit vom Vertragsentwurf bis zur finalen Unterzeichnung
A person works at a desk in an office, using a computer with a data input form open on the monitor.

Schneller zum Vertrag, bei voller Kontrolle vom Zuschlag bis zur Unterschrift

Die größten Hebel in der Vertragserstellung liegen in kürzeren Vertragslaufzeiten, reduziertem manuellem Aufwand und vollständiger Transparenz vom Vergabeentscheid bis zum unterzeichneten Vertrag.

Schnellere Vertragserstellung nach Lieferantenauswahl

Die automatisierte Erstellung von Verträgen auf Basis von Sourcing-Ergebnissen verkürzt die Zeit zwischen Vergabeentscheidung und finalem Vertragsabschluss.

Weniger manueller Aufwand bei Erstellung und Nachbearbeitung

Dank freigegebener Vorlagen und vorausgefüllter Sourcing-Daten müssen Verträge nicht jedes Mal neu erstellt werden.

Kürzere und transparentere Unterschriftsprozesse

Klare Transparenz über Dokumentenstatus und Fortschritt der Unterzeichnenden reduziert Verzögerungen und Nachverfolgungsaufwand.

Geringerer administrativer Aufwand

Ein integrierter Source-to-Contract-Prozess reduziert Übergaben, doppelte Arbeit und unstrukturierte Freigabeprozesse.

Weniger Aufwand bei der Vertragserstellung. Schnellere Unterschriften. Volle Kontrolle vom Zuschlag bis zum unterzeichneten Vertrag.

Häufig gestellte Fragen

Die Vertragserstellung über SupplyOn umfasst die Erstellung, Vorbereitung, Weiterleitung, Unterzeichnung und Ablage von Vertragsdokumenten als Teil eines durchgängigen Source-to-Contract-Prozesses. Sourcing-Ergebnisse fließen dabei in die Vertragserstellung ein, statt die beiden Prozesse voneinander losgelöst zu behandeln.

SupplyOn kann Verträge automatisch aus Vergaben generieren und mit bereits im Sourcing-Prozess vorhandenen Daten anreichern. Dadurch können Teams direkt von der Lieferantenauswahl zum Vertragsentwurf übergehen, ohne Informationen manuell erfassen zu müssen.

Ja. SupplyOn unterstützt ausdrücklich die automatisierte Vertragserstellung auf Basis von Auftragsvergaben – einer der zentralen Vorteile des integrierten Prozesses.

SupplyOn unterstützt verschiedene Anwendungsfälle, darunter Rahmenverträge, Preisvereinbarungen mit Standardverträgen, Preisvereinbarungen mit individuellen Verträgen, Standardverträge ohne QAA (Quality Assurance Agreement) oder NDA (Non-Disclosure Agreement) sowie im Backend-System erstellte Verträge.

Ja. SupplyOn bietet flexiblen Zugriff auf vom Einkauf und der Rechtsabteilung freigegebene Standardvorlagen. Dadurch wird die Vertragserstellung standardisiert, während gleichzeitig unterschiedliche Vertragstypen und Sprachen unterstützt werden.

Ja. SupplyOn ermöglicht sowohl die automatische als auch die manuelle Ergänzung von Metadaten vor dem Start des Signaturprozesses. So wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Informationen und Unterzeichnenden korrekt hinterlegt sind.

Vom Zuschlag zum unterzeichneten Vertrag – ohne Reibungsverluste

Verbinden Sie Sourcing-Ergebnisse, freigegebene Vorlagen, strukturierte Dokumentenerstellung und digitale Unterschriften in einem durchgängigen Prozess. So verkürzen Ihre Teams Durchlaufzeiten, reduzieren manuellen Aufwand und behalten jeden Vertrag vom Entwurf bis zur Unterschrift jederzeit im Blick.

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