eInvoicing beginnt mit der Bestellung

 eInvoicing ist als Schlagwort in aller Munde. Aber wird es auch als grundlegende Strategie für eine Automatisierung und Integration der Geschäftsprozesse umgesetzt? Jeder spricht heute von Industrie 4.0 und der Digitalisierung der Supply Chain – und trotzdem wird der größte Teil der Rechnungen tatsächlich immer noch in Papierform verschickt oder in unstrukturierten Formaten, die nicht elektronisch weiterverarbeitet werden können.

Viele Unternehmen, die eine eInvoicing-Lösung einführen möchten, fokussieren sich jedoch isoliert auf den reinen Rechnungsprozess, anstatt den Gesamtprozess von der Bestellung bis hin zur Bezahlung zu betrachten.

Papier-Bestellungen sind isoliert, eInvoicing ist Integration

So banal es vielleicht klingen mag: eines der größten Probleme im Rechnungsprozess ist die Tatsache, dass Lieferanten immer noch Papierrechnungen versenden. Diese müssen zunächst manuell geprüft werden. Oft weichen sie von der Bestellung ab und müssen daher reklamiert werden.

Hier hilft es dann auch nicht, die Rechnung einzuscannen und so zu digitalisieren. Das Grundproblem bleibt bestehen: Diesen Rechnungen fehlt der Bestellbezug, der manuell und teilweise mit hohem Rechercheaufwand vom Rechnungsprüfer hergestellt werden muss. Häufig fehlen auch wichtige Angaben auf der Rechnung, die eine schnelle und eindeutige Zuordnung ermöglichen würden. Meist sind auch wichtige Informationen aus den Vorgängerbelegen Lieferavis und Wareneingang nicht enthalten .

Dabei könnte es so einfach sein: Die elektronische Rechnung eliminiert nachweislich Fehler im Rechnungsprozess und beschleunigt die Rechnungserstellung und -prüfung erheblich. In diesem Punkt sind sich die Experten einig. Sie gehen von Prozesskosten-Einsparungen von rund 60 Prozent aus!

Doch wie sollte der eInvoicing-Prozess aufgesetzt werden, um maximalen Nutzen zu erzielen? Mit welchem der zahlreichen Anbieter am Markt lässt sich das enorme Einsparpotenzial tatsächlich ausschöpfen? Und wie lässt sich bei minimalem Aufwand maximale Compliance im Rechnungsprozess sicherstellen?

Einige Regeln für ein modernes eInvoicing

Herkömmliche eInvoicing-Lösungen lösen oftmals nur den kleinsten Teil des Problems. Es ist jedoch wichtig, die Rechnung konsequent von der Bestellung her zu generieren. Die Daten der Bestellung werden dann im Laufe der Bestellbearbeitung aktualisiert und angereichert. Am Ende bilden korrekte Daten die Basis für die Rechnungsstellung.

Dies hat entscheidende Vorteile gegenüber herkömmlichen elektronischen Rechnungen: Zum einen ist damit der eindeutige Bezug der Rechnung zur Bestellung sichergestellt, was nicht nur den Vorgang gegenüber der Steuerbehörde „compliant“ macht, sondern auch die Rechnungsprüfung erheblich vereinfacht und beschleunigt. Zum anderen vereinfacht sich der Rechnungsprozess für den Lieferanten, da über den gesamten Bestell- und Liefervorgang Daten im System angereichert werden, die bei der Rechnungserstellung zur Verfügung stehen und vorbelegt sind.

Wichtig ist, dass die Lösung die Rechnungsdaten einer Prüfung hinsichtlich der rechtlichen Anforderungen unterzieht und auf diese Weise verhindert, dass unnötige Kosten aufgrund formaler Fehler verursacht werden.

Über den reinen Rechnungsprozess hinaus bietet die Einbeziehung des Bedarfsprozesses über SupplyOn weitere signifikante Vorteile, denn der gesamte Vorgang der Materialbeschaffung wird dadurch sicherer, schneller und transparenter. Die SupplyOn-Lösung ist durchweg als konfigurierbares Frühwarnsystem ausgelegt und zeigt allen am Prozess beteiligten, sowohl auf der Einkaufsseite als auch der Lieferantenseite, potenzielle Probleme über Warnmeldungen unmittelbar auf.

So werden abweichende Bestellbestätigungen und Fehlmengen schnell erkannt und teure Sondermaßnahmen vermieden. Der Lieferant kann außerdem Lieferungen inklusive der Verpackungsinformationen elektronisch avisieren und die passenden Begleit-Labels direkt aus der Lösung ausdrucken. Dadurch werden auch die Warenvereinnahmungsprozesse erheblich schneller und verursachen weniger Aufwand, da die Labels gescannt werden können, und die Sendung ohne manuelle Eingaben direkt mit dem Lieferavis verknüpft werden kann.

Auch die Einbeziehung und Optimierung des Transportprozesses durch die intelligente Bildung von Transportaufträgen zur gezielten Kostensenkung und die elektronische Prozessabwicklung mit den Spediteuren wird auf diese Weise möglich. SupplyOn bietet hierfür eine separate Lösung namens TOMS (Transport Order Management System), die ergänzend genutzt werden kann.

Was SupplyOn eInvoicing darüber hinaus noch bietet:

• Datenvalidierung 
  Das System prüft die eingegebenen und übermittelten Daten auf ihre formale Richtigkeit. Die zu erwartende Eingabe je Feld kann pro Kunden und Lieferantenbeziehung definiert und konfiguriert werden. Die Rechnung wird erst versendet, wenn alle Daten erfolgreich validiert wurden. Dadurch werden formale Fehler im Rechnungsprozess ausgeschlossen.
• Datenanreicherung 
  Die Rechnung wird mit ergänzenden Inhalten angereichert, wie zum Beispiel einem Barcode oder einer ID, damit der  Rechnungsprüfer diese eindeutig zuordnen kann.
• Archivierung 
  SupplyOn bietet beiden Seiten – dem Rechnungssteller sowie dem -empfänger – eine gesetzeskonforme Archivierung der Original-Rechnung. Alternativ kann der Lieferant die Original-Rechnung auch aus der eInvoicing-Applikation herunterladen und in seinem internen System archivieren.
• Länder-Konformität
  SupplyOn deckt die gesetzlichen Anforderungen von zahlreichen Ländern weltweit bereits im Standard ab und unterstützt damit den internationalen Rechnungsaustausch. Durch die hohe Flexibilität und Konfigurierbarkeit der Applikation lassen sich auch die steuerrechtlichen Besonderheiten weiterer Länder, die im Standard noch nicht enthalten sind, schnell umsetzen.
• Golden Tax
  Der chinesische Staat schreibt eine Steuervoranmeldung von Rechnungen vor, bekannt unter dem Stichwort Golden Tax. SupplyOn bietet zur Vereinfachung und Beschleunigung dieses Vorgangs einen Rechnungsfreigabeprozess, bei dem der Rechnungsbetrag im Vorfeld zwischen Lieferant und Kunde abgestimmt wird. Damit wird vermieden, dass Voranmeldungen mit hohem administrativen Aufwand rückabgewickelt werden müssen.
• Leistungserfassung
  Bei der Abrechnung von Dienstleistungen bietet SupplyOn eine komfortable Funktion, um die sukzessive Erbringung von vereinbarten Leistungen transparent zu dokumentieren und abzurechnen.